Excel untuk Microsoft 365 Access untuk Microsoft 365 Excel 2021 Access 2021 Excel 2019 Access 2019 Excel 2016 Access 2016 Excel 2013 Access 2013 Excel 2010 Access 2010 Excel 2007 Access 2007 Lainnya...Lebih sedikit Microsoft Access dan Microsoft Excel memiliki banyak kesamaan, yang bisa menyulitkan untuk memutuskan program mana yang harus Anda gunakan. Misalnya, kedua program bisa menyimpan data dalam jumlah besar, menjalankan alat kueri dan analisis yang canggih untuk memotong dan menggali data tersebut, dan menjalankan penghitungan canggih yang mengembalikan data yang Anda perlukan. Namun, setiap program memiliki manfaat yang jelas, bergantung pada tipe data yang Anda kelola dan apa yang ingin Anda lakukan dengan data tersebut. Misalnya, jika tujuan Anda adalah mempertahankan integritas data dalam format yang dapat diakses oleh beberapa pengguna, Access adalah pilihan terbaik Anda, sedangkan Excel lebih cocok untuk data numerik kompleks yang ingin Anda analisis secara mendalam. Dalam banyak kasus, Anda dapat menggunakan kedua program tersebut, menggunakan masing-masing program untuk tujuan yang paling sesuai. Secara umum, Access lebih baik untuk mengelola data: membantu Anda membuatnya tetap teratur, mudah dicari, dan tersedia untuk beberapa pengguna secara bersamaan. Excel secara umum lebih baik untuk menganalisis data: melakukan penghitungan kompleks, menjelajahi hasil yang mungkin, dan menghasilkan bagan berkualitas tinggi. Jika menggunakan Access untuk menyimpan data dan Excel ingin menganalisisnya, Anda dapat memperoleh manfaat dari kedua program tersebut. Sebelum Anda memutuskan program mana yang digunakan, ada baiknya Anda membandingkan manfaat setiap program, mempelajari kapan yang terbaik untuk menggunakan salah satunya, dan cari tahu cara bekerja dengan kedua program untuk mendapatkan hasil yang Anda inginkan dengan tepat.
Catatan: Semua Microsoft Office termasuk Excel, tetapi tidak semuanya menyertakan Access. Memilih program yang tepat sangat penting jika Anda ingin mengakses dan memperbarui informasi Anda dengan kinerja dan akurasi maksimum. Untuk menemukan program mana yang paling cocok untuk tugas yang ingin Anda selesaikan, ada baiknya membandingkan manfaat yang ditawarkan setiap program terkait penyimpanan data, analisis data, kolaborasi multi-pengguna, dan keamanan.
Data datar versus relasional Untuk membantu memutuskan program mana yang terbaik untuk menyimpan data Anda, tanyakan hal berikut ini pada diri Anda sendiri: apakah relasional data atau tidak? Data yang bisa dimuat secara efisien dalam satu tabel atau lembar kerja disebut data dataratau non-disengaja. Misalnya, jika Anda ingin membuat daftar pelanggan sederhana, dengan hanya satu alamat dan orang kontak untuk setiap pelanggan, Excel menjadi pilihan yang lebih tepat. Namun, jika ingin menyimpan daftar pelanggan yang lebih kompleks dengan alamat penagihan dan pengiriman untuk setiap pelanggan, atau beberapa orang kontak untuk setiap pelanggan, Access adalah solusi yang lebih baik. Dalam sebuah database relasional, Anda menata informasi Anda ke dalam beberapa tabel. Dalam database relasional yang dirancang dengan baik, setiap tabel datar dan berisi informasi tentang hanya tentang satu tipe data. Misalnya, jika Anda membuat database pelanggan, nama pelanggan harus disimpan dalam satu tabel, sedangkan alamat tagihan dan pengiriman pelanggan tersebut harus disimpan dalam tabel terpisah. Menyimpan alamat secara terpisah dari nama merupakan ide yang bagus karena setiap pelanggan bisa memiliki lebih dari satu alamat, dan Anda ingin bisa memasukkan beberapa alamat untuk setiap pelanggan tanpa harus memasukkan kembali nama pelanggan untuk setiap alamat. Data lokal versus eksternal Anda bisa menggunakan Access untuk menyambungkan ke data dari berbagai sumber data eksternal sehingga Anda bisa menampilkan, membuat kueri, dan mengedit data itu tanpa harus mengimpornya. Misalnya, Access menyediakan perintah untuk menyambungkan ke data yang sudah ada dalam database Microsoft SQL Server, file dBASE, atau folder AnOutlook, beserta banyak sumber data lainnya. Anda bisa menggunakan Excel untuk menyambungkan ke berbagai sumber data termasuk database Access, SQL Server dan Analysis Services, teks dan file XML, serta sumber data ODBC dan OLE DB. Namun, Anda tidak bisa mengedit data untuk mengubah data sumber melalui Excel pengguna mereka. Baik Access maupun Excel menyediakan perintah untuk menyambungkan ke data Windows SharePoint Services daftar. Namun, Excel hanya menyediakan koneksi baca-saja ke SharePoint daftar; sementara Access memungkinkan Anda membaca dari dan menulis data SharePoint daftar. Integritas data versus fleksibilitas Pengidentifikasi unik membantu mempertahankan integritas data Anda, dan memastikan bahwa tidak ada dua baris (atau rekaman) yang berisi data yang sama persis. Pengidentifikasi unik juga menyediakan cara tercepat untuk mengambil data ketika Anda mencari atau mengurutkan data. Di Access, Anda dapat menggunakan tipe data AutoNumber untuk menghasilkan pengidentifikasi unik secara otomatis untuk setiap rekaman. Kemudian, Anda dapat menggunakan pengidentifikasi tersebut untuk mengaitkan rekaman dalam satu tabel ke satu atau beberapa rekaman di tabel lainnya. Struktur yang diterapkan Access pada data Anda membantu memastikan integritas data. Access bisa mengharuskan data baru dalam satu tabel memiliki nilai terkait yang sudah ada dalam tabel berbeda, sehingga Anda tidak bisa membuat rekaman "orphan". Misalnya, Anda tidak ingin memiliki pesanan yang tidak menyertakan informasi pelanggan. Access dapat mengharuskan setiap rekaman baru dalam tabel Pesanan Anda memiliki nilai pelanggan yang sesuai dalam tabel Pelanggan. Korespondensi nilai yang diperlukan ini disebut sebagai integritas referensial. Anda juga dapat memaksakan batasan dan aturan sendiri untuk memastikan data telah dimasukkan dengan benar. Excel memungkinkan Anda memasukkan data dengan cara yang lebih bebas, tapi karena Excel tidak mendukung data relasional, data ini tidak bisa mendukung integritas referensial. Namun, Anda bisa menggunakan perintah Validasi Data untuk mengontrol entri data di Excel.
Membuat Kueri Jika Anda sering harus menampilkan data Anda dalam berbagai cara, bergantung pada perubahan kondisi atau kejadian, Access mungkin pilihan yang lebih baik untuk menyimpan dan bekerja dengan data Anda. Access memungkinkan Anda menggunakan kueri Bahasa Permintaan Terstruktur (SQL) untuk dengan cepat mengambil baris dan kolom data yang diinginkan saja, baik data dimuat dalam satu tabel atau banyak tabel. Anda juga dapat menggunakan ekspresi dalam kueri untuk membuat bidang terhitung. Penggunaan ekspresi di Access mirip dengan proses penggunaan rumus dalam rumus Excel menghitung nilai. Anda juga dapat menggunakan kueri Access untuk meringkas data dan menyajikan nilai agregat, seperti jumlah, rata-rata, dan hitungan. Pemodelan Dalam Excel, Anda dapat analisis bagaimana-jika alat untuk memperkirakan hasil dari model lembar kerja. Analisis bagaimana-jika memungkinkan Anda menjalankan skenario yang berbeda pada data, seperti skenario yang paling baik dan yang paling buruk, dan membandingkan data dari beberapa skenario yang dihasilkan dalam laporan ringkasan. Tidak ada fitur serupa yang tersedia di Access. Membuat pivoting dan membuat bagan Di kedua program tersebut, Anda dapat membuat laporan PivotTable dan bagan PivotTable. Namun, Excel menyediakan lebih banyak fitur pelaporan dan bagan PivotTable tingkat lanjut daripada yang dilakukan Access. Jika Anda berencana membuat laporan PivotTable ekstensif atau menyediakan bagan yang terlihat profesional secara teratur, Anda harus menggunakan pelaporan PivotTable atau pembuatan bagan PivotTable di Excel bukan fitur yang sama di Access.
Baik Access maupun Excel dapat digunakan dalam lingkungan kolaboratif, seperti berbagi Layanan Windows SharePoint dan file jaringan, tetapi terdapat perbedaan dalam cara data dapat diakses oleh beberapa pengguna. Beberapa pengguna mengakses data Dalam operasi normal, Access memungkinkan beberapa pengguna membuka satu database pada saat yang sama; hal ini berfungsi dengan baik karena Access hanya mengunci data yang sedang diedit; sebagai hasilnya, pengguna lain bisa mengedit catatan berbeda tanpa konflik. Dalam Excel kerja, Anda dapat berbagi buku kerja dengan pengguna lain, tetapi fungsi kolaborasi multi-pengguna berfungsi paling baik ketika pengguna mengerjakan data dalam buku kerja tersebut pada waktu yang berbeda dan bukan secara bersamaan. Akibatnya, pengguna database Access berkolaborasi pada kumpulan data, dan pengguna buku kerja Excel berkolaborasi pada dokumen. Menggunakan Layanan Windows SharePoint untuk berkolaborasi Kedua program berintegrasi dengan Layanan Microsoft Windows SharePoint pustaka dokumen, SharePoint daftar dan pustaka dokumen. Access menyediakan berbagai cara untuk berkolaborasi dengan beberapa pengguna di situs SharePoint Anda. Misalnya, Anda bisa mengunggah database penuh ke pustaka dokumen Layanan Windows SharePoint, membuat formulir dan laporan tersedia sebagai tampilan Layanan Windows SharePoint, dan menautkan database ke data yang disimpan dalam daftar SharePoint anda. Excel hanya menyediakan satu cara untuk berkolaborasi dengan beberapa pengguna di situs SharePoint Services. Anda bisa mengunggah buku kerja Layanan Windows SharePoint ke pustaka dokumen, di mana pengguna individual bisa melakukan check out buku kerja untuk membuat perubahan, mencegah pengguna lain mengubah buku kerja pada saat yang sama. Pengguna bisa mengedit buku kerja tanpa check out pustaka dokumen, dalam hal ini mereka harus berkoordinasi dengan pengguna lain untuk menghindari konflik data. Menggunakan folder jaringan untuk kolaborasi Jika Anda menyimpan database Access dalam folder jaringan bersama, beberapa pengguna bisa membuka database dan bekerja dengan datanya secara bersamaan. Data individual dikunci ketika pengguna mengeditnya. Jika Anda menyimpan Excel kerja dalam folder jaringan bersama, hanya satu pengguna yang bisa mengedit buku kerja dalam satu waktu. Untuk tujuan menampilkan, beberapa pengguna bisa membuka buku kerja saat pengguna lain sedang mengeditnya tapi pengguna tersebut tidak bisa membuat perubahan pada data sampai pengguna yang mengedit buku kerja menutupnya.
Kedua program menyediakan fitur serupa — kata sandi dan enkripsi — yang bisa membantu Anda mencegah hilangnya data dan melindungi data Anda dari akses tidak sah. Namun, ada beberapa perbedaan antara Access dan Excel dalam cara kerja perlindungan data tingkat pengguna. Pencegahan kehilangan data Di Access, pekerjaan Anda terus disimpan sehingga, dalam hal kegagalan yang tidak diharapkan, tidak seperti kehilangan banyak pekerjaan (jika ada). Namun, karena Access menyimpan pekerjaan Anda secara terus-menerus, mungkin juga bagi Anda untuk membuat perubahan yang kemudian Anda putuskan untuk tidak berkomitmen. Untuk memastikan bahwa Anda bisa memulihkan database sesuai keinginan, Anda harus membuat salinan cadangan file database sesuai jadwal yang sesuai dengan kebutuhan Anda. Anda dapat memulihkan seluruh database dari cadangan, atau memulihkan tabel atau objek database lain yang diperlukan saja. Jika Anda menggunakan utilitas pencadangan sistem file, Anda juga bisa menggunakan salinan database dari cadangan sistem file untuk memulihkan data Anda. Dalam Excel, Anda dapat menyimpan informasi Pemulihan Otomatis pada interval yang telah ditetapkan selagi memperbarui data. Perlindungan data tingkat pengguna Dalam Excel, Anda bisa menghapus data penting atau privat dari tampilan dengan menyembunyikan kolom dan baris data, lalu memproteksi seluruh lembar kerja untuk mengontrol akses pengguna ke data tersembunyi. Selain memproteksi lembar kerja dan elemennya, Anda juga dapat mengunci dan membuka kunci sel dalam lembar kerja untuk mencegah pengguna lain mengubah data penting secara tidak sengaja. Keamanan tingkat file Di tingkat file, Anda dapat menggunakan enkripsi kedua program untuk mencegah pengguna tidak sah melihat data. Anda juga dapat mensyaratkan kata sandi dimasukkan untuk membuka file database atau buku kerja. Selain itu, Anda dapat membantu mengamankan file database atau buku kerja dengan menggunakan tanda tangan digital. Akses terbatas ke data Di Excel, Anda bisa menentukan izin berbasis pengguna untuk mengakses data atau mengatur hak baca-saja yang mencegah pengguna lain membuat perubahan pada data yang mereka miliki aksesnya. Access tidak menyediakan fitur keamanan tingkat pengguna, tetapi Access mendukung model keamanan pengguna dari setiap server database yang tersambung dengannya. Misalnya, jika Anda menautkan ke daftar SharePoint, Access akan meminta izin pengguna untuk daftar SharePoint mereka. Jika Ingin mengeluarkan pengguna yang tidak sah dari data Access, Anda dapat mengenkripsi database dengan mengatur kata sandi. Pengguna harus memasukkan kata sandi untuk membaca data dari database, meskipun mereka mengaksesnya dengan menggunakan program lain, seperti Excel. Untuk informasi selengkapnya tentang cara membantu melindungi data Anda, lihat Mengatur atau mengubah keamanan tingkat pengguna Access 2003 di Access 2007 atau yang lebih tinggi serta Perlindungan dan keamanan di Excel. Secara umum, Access merupakan pilihan terbaik saat Anda harus melacak dan merekam data secara teratur, lalu menampilkan, mengekspor, atau mencetak subset data tersebut. Formulir Access menyediakan antarmuka yang lebih nyaman daripada lembar Excel kerja untuk bekerja dengan data Anda. Anda dapat menggunakan Access untuk mengotomatisasi tindakan yang sering dilakukan, dan laporan Access memungkinkan untuk meringkas data dalam bentuk cetak atau elektronik. Access menyediakan lebih banyak struktur untuk data Anda; misalnya, Anda dapat mengontrol tipe data yang dapat dimasukkan, nilai apa yang dapat dimasukkan, dan Anda dapat menentukan bagaimana data dalam satu tabel terkait dengan data di tabel lain. Struktur ini membantu Anda memastikan bahwa hanya tipe data yang benar yang dimasukkan. Access menyimpan data dalam tabel yang terlihat hampir sama dengan lembar kerja, tetapi tabel Access dirancang untuk membuat kueri kompleks sesuai dengan data yang disimpan dalam tabel lain. Gunakan Access saat Anda:
Sebagai program lembar bentang, Excel menyimpan data dalam jumlah besar dalam buku kerja yang berisi satu atau beberapa lembar kerja. Namun, daripada berfungsi sebagai sistem manajemen database, seperti Access, aplikasi Excel dioptimalkan untuk analisis dan penghitungan data. Anda dapat menggunakan program fleksibel ini untuk menyusun model untuk menganalisis data, menulis rumus sederhana dan kompleks untuk melakukan perhitungan pada data tersebut, mempivot data dengan cara apa pun yang Anda inginkan, dan menyajikan data dalam berbagai bagan yang terlihat profesional. Gunakan Excel saat Anda:
Untuk informasi Excel templat yang berguna dalam salah satu kategori ini, lihat Templat untuk Excel di Microsoft Office Online. Ada saat-saat ketika Anda ingin memanfaatkan manfaat dari kedua program yang ditawarkan. Misalnya, Anda membuat lembar kerja di Excel di mana Anda bisa menghitung dan menganalisis data, tapi lembar kerja telah menjadi terlalu besar dan kompleks, dan banyak pengguna lain harus memiliki akses ke data. Pada titik ini, Anda mungkin ingin mengimpor atau menautkan lembar kerja Anda ke Access dan menggunakannya sebagai database, bukan mengerjakannya di Excel. Atau, mungkin Anda memiliki data dalam database Access yang ingin dibuat beberapa laporan PivotTable Excel mendetail dan bagan yang Excel profesional. Tak peduli program mana yang Anda gunakan terlebih dahulu, Anda selalu bisa mentransfer data dari satu program ke program yang lain, di mana Anda bisa terus mengerjakannya. Dengan atau tanpa koneksi data, Anda dapat membawa data ke Access dari Excel (dan sebaliknya) dengan menyalin, mengimpor, atau mengekspornya. Untuk informasi selengkapnya tentang cara bertukar data di antara kedua program, lihat Memindahkan data dari Excel ke Access. |