Apa tujuan surat masuk dan surat keluar?

Meski begitu, masih banyak lembaga yang ternyata belum menerapkan aplikasi manajemen surat berbasis web ini. Apa saja manfaatnya untuk perusahaan, lembaga dan instansi yang menggunakannya?

Isi Artikel

• Apa Itu Surat Masuk dan Surat Keluar?
• Apa Manfaat Aplikasi Manajemen Surat Masuk Berbasis Web?

Apa Itu Surat Masuk dan Surat Keluar?

Sebelum memahami apa itu aplikasi manajemen surat masuk dan keluar. Surat masuk merupakan semua surat yang diterima oleh sebuah perusahaan atau instansi dari pihak lain. Surat masuk bisa berasal dari departemen lain di instansi yang sama, bisa juga berasal dari instansi lain.

Sebaliknya, surat keluar adalah surat yang dikirimkan oleh sebuah instansi atau perusahaan kepada pihak lain. Surat ini bisa berada dalam jangkauan internal (dalam instansi yang sama) bisa juga dalam jangkauan eksternal (dengan pihak luar).

Beberapa surat yang masuk atau keluar ini ada yang berharga bahkan ada yang sifatnya rahasia. Karena itu, penanganan setiap surat harus dilakukan dengan baik. Selain dicatat, surat juga harus disimpan dan ditindaklanjuti. Dengan begitu akan lebih mudah ditemukan lagi jika Anda membutuhkannya suatu saat.

Apa Manfaat Aplikasi Manajemen Surat Masuk Berbasis Web?

Dulu pengelolaan surat masuk dan keluar dilakukan dengan cara manual lewat buku catatan khusus. Surat juga membutuhkan tempat khusus untuk penyimpanan yang aman agar bisa ditemukan. Sayangnya, cara ini tidak cukup efisien karena memakan waktu. Selain itu, ada risiko surat akan mengalami kerusakan atau hilang.

Untungnya saat ini Anda bisa memanfaatkan aplikasi manajemen surat masuk dan surat keluar dari integraOffice. Beberapa manfaatnya antara lain adalah:

• Memudahkan proses disposisi karena surat dapat diakses di mana saja dan kapan saja.
• Keamanan dan kerahasiaan surat terjamin. Pengguna hanya bisa mengakses dengan password (harus ada persetujuan)
  Surat yang masuk maupun yang keluar dari sebuah lembaga atau instansi harus dicatat dengan baik dengan menggunakan buku agenda. Pencatatan surat tidak hanya membuat administrasi menjadi lebih rapi, tapi juga memudahkan dalam proses penomoran dan pengarsipan surat. Sistem pencatatan yang baik akan memudahkan Anda menemukan surat jika dibutuhkan lagi nanti.

   

  Isi Artikel

  • Jenis-jenis Buku Agenda
  • Penanganan Surat Sistem Buku Agenda
  • Pencatatan Surat, Semakin Mudah dengan integraOffice Persuratan

  Jenis-jenis Buku Agenda

  Jenis pencatatan surat pada buku agenda ada 3 macam yakni:

  • Buku agenda campuran (tunggal). Buku catatan ini berisi catatan surat masuk dan keluar secara berurutan yang ditulis langsung pada setiap halaman
  • Buku agenda berpasangan. Buku ini berisi catatan surat keluar pada halaman sebelah kiri dan surat masuk pada halaman sebelah kanan (atau sebaliknya). Baik surat masuk maupun surat keluar punya nomor urut masing-masing
  • Buku agenda kembar. Buku agenda kembar adalah dua buku agenda berbeda yang masing-masing berisi catatan surat masuk dan surat keluar secara terpisah.

   

  Penanganan Surat Sistem Buku Agenda

  Untuk melakukan pencatatan surat masuk dan surat keluar dengan buku agenda, terdapat prosedur yang harus diketahui antara lain:

  • Penerimaan surat. Penerimaan surat dilakukan oleh bagian front office atau resepsionis. Tugas penerima surat antara lain adalah mengumpulkan semua surat yang masuk, melihat kesesuaian alamat serta menandatangani bukti penerimaan surat
  • Penyortiran surat. Setelah diterima, surat kemudian disortir berdasarkan tujuannya. Misalnya surat yang ditujukan kepada atasan, bagian keuangan dan lain sebagainya. Dengan penyortiran, surat bisa diproses lebih lanjut dengan mudah
  • Pencatatan surat. Di sinilah buku agenda berperan yakni untuk menyimpan detail mengenai surat baik yang dikirim atau diterima. Adanya catatan ini akan memudahkan perusahaan/instansi atau lembaga terkait untuk mengetahui jumlah surat yang masuk atau keluar setiap periodenya.

   

  Pencatatan Surat, Semakin Mudah dengan integraOffice Persuratan

  Pencatatan surat dengan buku agenda memang masih banyak dipakai sampai saat ini. Namun sistem pencatatan manual seperti ini sangat rentan terhadap kesalahan. Misalnya saja kesalahan penulisan nomor atau tujuan surat. Karena sistemnya masih non-digital, Anda akan sulit menemukan surat tertentu karena harus memeriksa satu-persatu surat yang ada di dalam agenda.

  Untungnya saat ini sistem pencatatan buku agenda bisa dilakukan dengan cara yang lebih mudah yakni lewat integraOffice Persuratan. Sistem pencatatan hingga pengarsipan surat secara digital akan memudahkan pengelolaan surat di instansi Anda. Hubungi kami sekarang juga dan buktikan sendiri keuntungannya!

  Apa tujuan dari surat masuk?

  1. Fungsi Surat Masuk Fungsi utama surat masuk dan surat keluar ini adalah sebagai sarana komunikasi antara satu pihak dengan pihak lainnya.

  Apa yang dimaksud dengan surat keluar dan tujuannya?

  Sementara itu, pengertian surat keluar adalah surat yang dibuat dan dikeluarkan oleh sebuah instansi atau perusahaan untuk dikirimkan kepada lain, baik itu perorangan atau bagian dari suatu instansi atau perusahaan.

  Mengapa surat masuk dan surat keluar dalam perusahaan perlu ditangani dengan baik?

  Dimana surat masuk dan surat keluar harus ditangani dan dikelola dengan baik karena hal tersebut merupakan proses pencatatan bisnis dari perusahaan tersebut.

  Apa arti dari surat keluar?

  Menurut Wursanto (2004), Surat keluar adalah surat bersifat kedinasan yang dibuat oleh organisasi atau perusahaan yang dikirim atau ditujukan kepada pihak lain di luar organisasi atau perusahaan.