Bagaimana cara mengatur jadwal kegiatan pimpinan yang efektif

Untuk menyusun jadwal kegiatan pimpinan, dapat ditempuh melalui beberapa tahapan dan masing-masing tahapan membutuhkan ketelitian dan kecermatan sekretaris. Tahap awal dari proses penyusunan jadwal kegiatan pimpinan adalah merekap semua kegiatan insidental pimpinan (misalnya rapat, janji temu, perjalanan dinas, kegiatan sosial, seminar, dan sebagainya). Hal ini dilakukan agar penyusunan kegiatan rutin.

Dengan kegiatan insidental dalam satu hari tidak terbentur. Adapun

sumber informasi kegiatan-kegiatan insidental pimpinan dapat menggunakan sumber informasi seperti memo dari pimpinan, buku catatan telepon, ataupun lembaran-lembaran khusus yang berisi jadwal waktu kegitan insidental pimpinan menurut jenis kegiatannya.

Lembaran jadwal ini bisa disiapkan sekretaris secara permanen, sehingga sewaktu sekretaris menerima memo ataupun telepon dan surat kemudian dikonfirmasikan dengan pimpinan dan pimpinan menyetujuinya waktunya, maka sekretaris dapat langsung menuliskan jadwal pada lembaran jadwal tersebut sesuai dengan jenis kegiatan. Contoh lembaran tersebut bisa dilihat pada tabel 3.1.

Tabel 3. 1 Jadwal Pertemuan

3.2.1 Teknik Menggunakan Waktu Pimpinan

Dalam menagtur jadwal kegiatan pimpinan, sekretaris tidak dapat lepas dari pengaturan waktu kerja untuk dirinya sendiri. Tugas sekretaris sebagian besar memang untuk meringankan tugas pimpinan, sehingga pimpinan dapat berkonsentrasi dalam melaksanakan tugas utamanya dibidang manajemen. Namun, tidak berarti sekretaris mengabaikan tugas-tugas sekretaris sendiri.

Sebagai contoh, apabila sekretaris tidak pandai mengatur waktu untuk membuat surat ataupun mengurus arsip maka hal ini akan berakibat terganggunya tugas pimpinan. Lagi, pada suatu saat pimpinan harus menandatangani surat yang harus segera dikirim, namun surat tersebut ternyata belum dibuat oleh sekretaris yang lain, misalnya sekretaris dalam menyimpan surat asal-asalan sehingga waktu pimpinan membutuhkannya, surat tersebut sulit dicari. Dalam hal ini

Jadwal Pertemuan

General Manager PT Arta Mega Jakarta

Tanggal Waktu Nama Bagian Perusahaan

21 Mei 2003 21 Mei 2003 21 Mei 2003 08.00-10.00 11.00-12.00 16.00-18.00 Bpk Andri Mira Agus GM(General Manager) Marketing Teknik PT Utama Jakarta PT PLN PT Sejahtera

sekretaris bukanlah membantu meringankan tugas pimpinan, melainkan justru menambah beban pekerjaan pimpinan.

Seorang sekretaris yang profesional tentunya tertantang untuk pandai dan

„kritis‟ dalam mengatur waktu kerja baik untuk dirinya sendiri maupun untuk

pimpinan. Sekretaris harus mampu memanage waktu dengan baik, mulai dari perencanaan jadwal kegiatan, mengkoordinir waktu sekretaris dengan waktu pimpinan, mengorganisir waktu pimpinan, dan melakukan pengawasan apakah ada kegiatan yang belum terjadwal, atau sudahkan kegiatan pimpinan dilaksanakan sesuai jadwal yang telah disepakati antara pimpinan dan sekretaris.

Dengan demikian, seorang sekretaris profesional tidak berarti dia tidak melakukan fungsi-fungsi manajemen, bahkan sebaliknya sekretaris harus menggunakan fungsi tersebut untuk mengelola tugas-tugasnya, termasuk mengelola waktu kerja untuk dirinya sendiri dan untuk pimpinan. Kegiatan sekretaris dalam menerapkan fungsi manajemen pada penyusunan jadwal kegiatan pimpinan akan berpengaruh pada teknik dalam menggunakan waktu kerja pimpinan.

Salah satu indikator bahwa sekretaris dapat dikatakan profesional dan dapat diandalkan bila pimpinan sudah merasa tergantung pada peran dan fungsi sekretaris. Sekretaris betul-betul merupakan orang kepercayaan „boss‟ dan salah

satunya adalah menyerahkan pengaturan jadwal kegiatan pimpinan kepada sekretaris, karena pimpinan tahu bahwa sekretaris mampu mengatur segalanya dan tahu hal-hal terbaik yang dapat dan harus dilakukan pimpinan.

3.2.2 Pengertian Rapat

Rapat merupakan suatu media komunikasi yang bersifat face to face yang sering diselenggarakan oleh berbagai, baik swasta maupun pemerintah. Rapat merupakan alat untuk mendapatkan mufakat melalui musyawarah kelompok. Rapat juga merupakan media pengambilan keputusan dengan musyawarah untuk mufakat. Drs.R.J Suhartin Citrobroto mengatakan bahwa

“komunikasi kelompok secara resmi sering disebut rapat” Jadi, menurut

pengertian ini setiap terjadi komunikasi kelompok secara resmi, maka terjadilah apa yang disebut rapat.

Rapat diadakan apabila pimpinan memerlukan sumbangan pendapat atau sumbangan pikiran dari para staff atau para pembantunya karena pimpinan tidak dapat mengambil keputusan secara sepihak. Rapat juga dapat diadakan apabila materi yang akan dibicarakan bersifat rahasia sehingga pimpinan berpendapat bahwa materi itu tidak tepat apabila disalurkan melalui saluran administrasi pada umumnya.

Rapat Juga dapat diadakan dengan pertimbangan bahwa suatu masalah yang menjadi subject matter tidak dapat dipecahkan melaluisaluran administrasi dan harus segera dipecahkan bersama-sama.

3.2.3 Macam-Macam Rapat

Rapat dapat dibedakan menjadi beberapa macam, tergantung pada segi peninjauannya. Menurut tujuannya, rapat dibedakan menjadi 3 macam, yaitu: a) Rapat Penjelasan (leading conference)

b) Rapat pemecahan (problem solving conference) c) Rapat perundingan (negotiation conference)

Rapat penjelasan adalah rapat yang bertujuan memberikan penjelasan kepada para peserta. Rapat penjelasan merupakan rapat yang bertujuan mencari pemecahan suatu masalah. Sementara itu, rapat perundingan adalah rapat yang bertujuan menghindari adanya suatu perselisihan.

Menurut sifatnya, rapat dibedakan menjadi :

a. Rapat Formal, yatu rapat yang diadakan dengan perencanaan terlebih dahulu dan para peserta mendapat undangan resmi.

b. Rapat informal, yaitu rapat yang kadang diadakan secara kebetulan, dengan peserta yang tidak tertentu dan tidak ada undangan. Mereka bertemu secara kebetulan dan pada pertemuan itu kemudian dibicarakan masalah-masalah yang menjadi kepentingan bersama. Rapat informal ini sering dijumpai dalam kehidupan sehari-hari.

c. Rapat terbuka, dimana rapat itu dapat dihadiri oleh setiap anggota. Rapat yang dihadiri oleh setiap anggota sering disebut rapat pleno. Dalam praktek kedinasan rapat terbuka ini biasanya dibahas masalah-masalah yang tidak bersifat rahasia.

d. Rapat tertutup, yaitu rapat yang hanya dihadiri oleh pimpinan tertentu dan biasanya membahas masalah-masalah yang rahasia.

Menurut jangka waktunya, rapat dapat dibedakan menjadi :

a. Rapat mingguan, rapat yang diadakan sekali seminggu, yang membahas masalah-masalah rutin yang dihadapi oleh setiap manajer/pimpinan unit/bagian.

b. Rapat bulanan, rapat yang diadakan sekali sebulan, misalnya pada akhir bulan untuk membahas laporan rugi laba bulan yang bersangkutan.

c. Rapat semesteran, rapat yang diadakan sekali setiap enam bulan untuk membahas langkah-langkah lebih lanjut.

d. Rapat tahunan, rapat yang diadakan sekali setahun, misalnya rapat Dewan Komisaris, rapat pemegang saham.

Ada pula yang mengatakan bahwa menurut waktunya, rapat dibedakan menjadi dua macam, yaitu :

1. Rapat berkala, yaitu rapat yang diadakan menurut jangka waktu tertentu, misalnya rapat yang diadakan satu minggu sekali, satu bulan sekali, tiga bulan sekali, enam bulan sekali, dan sebagainya. Selanjutnya, rapat berkala dibedakan menjadi dua macam yaitu rapat berkala tetap dan rapat berkala tidak tetap.

Rapat berkala tetap, hari dan waktunya sudah ditetapkan, misalnya rapat bulanan diadakan pada hari Senin minggu kedua setipa bulan pada waktu dan tempat yang telah ditetapkan.

Rapat berkala tidak tetap, hari, waktu dan tempat selalu berubah menurut situasi dan kondisi serta berdasarkan undangan yang disampaikan.

2. Rapat insidentil, atau rapat yang bersifat mendadak, yaitu rapat yang diadakan apabiladipandang perlu, waktunya tidak tetap, dan tempatnya pun dapat berpindah-pindah.

A.  Agenda Kegiatan Pimpinan
              Agenda kerja pimpinan merupakan bagian dari kegiatan keprotokolan yang mempunyai mengatur kegiatan - kegiatan kerja pimpinan dalam rangka menciptakan efisien dan efektif. Mengingat seorang pimpinan yang punya pekerjaan utama membuat keputusan yang terkait dengan manajemen penyelesaian pekerjaan manajemen.Seorang pimpinan biasanya memiliki kegiatan yang sangat banyak dan padat. Pengaturan semua kegiatan ini tidak mungkin dikelola dan dikoordinasikan sendiri, sehingga pimpinan memerlukan bantuan sekretaris. Untuk itu, seorang sekretaris dituntut untuk selalu berkoordinasi dengan pimpinan dan melakukan konfirmasi dengan pihak-pihak yang berhubungan dengan aktivitas pimpinan. Dalam hal ini, soal waktu sangat memegang peranan penting dalam hal kelancaran kerja pimpinan, terutama pada kegiatan diluar kantor yang melibatkan pihak lain.Fungsi agenda kerja pimpinan mengelola kegiatan kerja pimpinan agar membuat pimpinan dapat melaksanakan kegiatan - kegiatan rutin tanpa menghambat tugas penting yaitu membuat kebijaksanaan yang mengefektivitas manajemen organisasi kerja.            Agenda kerja pimpinan disusun oleh sekretaris pimpinan dengan cermat sehingga tidak menghambat aktivitas pimpinan yang harus dilaksanakan sesuai manajemen waktu secara optimal. Bentuk agenda adalah susunan kegiatan yang diurutkan menurut waktu pelaksanaan dan skala prioritas pekerjaan yang akan dilakukan pimpinan.              Untuk itu seorang sekretaris pimpinan harus memiliki kemampuan dalam mengelola kegiatan - kegiatan yang akan dilaksanakan pimpinan dalam sehari - hari dalam mengendalikan manajemen organisasi kerja agar sesuai dengan tujuan manajemen yang telah ditetapkan.            Sekretaris harus mampu membuat agenda kegiatan atau jadwal acara pimpinan agar jadwal acara benar-benar mendukung kegiatan pimpinan. Ada beberapa hal yang harus diperhatikan, yaitu :1.      Menerima dan menghimpun surat atau informasi berkaitan dengan acara pimpinan,
2.      Menyusun jadwal acara kegiatan pimpinan yang bersifat harian, mingguan, bulanan,
3.      Memberikan jawaban secara tepat terhadap pertanyaan yang berkaitan dengan jadwal kegiatan pimpinan,
4.      Mengingatkan pimpinan tentang setiap kegiatan pimpinan,
5.      Selalu mengikuti kemungkinan adanya perubahan acara atau kegiatan.
Kegiatan pimpinan secara umum dapat dijadwalkan oleh sekretaris melalui tiga jenis jadwal, yaitu :1.      Jadwal acara harian,
2.      Jadwal acara mingguan,
3.      Jadwal acara bulanan.
Contoh Jadwal Acara Harian, Mingguan, dan Bulanan

1. Membuat date line and reminder, yaitu catatan pesan secara umum yang dibuat menurut bulan, tanggal dan jam, serta kegiatan yang menjadi sumber informasi untuk menyusun jadawal kerja pimpinan dan jadwal perjalanan dinas/ bisnis pimpinan. Date line and reminder diisi berdasarkan data dari buku tamu, buku janji temu, surat janji temu, dan pesan telepon yang terkait dengan kegiatan kerja pimpinan

1. Membuat  jadwal kerja pimpinan, yaitu menyusun rincian kerja kerja yang terjadwal terkait kegiatan kerja yang berlangsung di kantor dan di dalam kota sebagai pedoman pelaksanaan kegiatan kerja pimpinan agar tercipta efektifitas  penyelesaian pekerjaan manajemen. daftar ini dibuat  berdasarkan date line and reminder.

1. Membuat jadwal perjalanan dinas / bisnis, menyusun daftar kegiatan yang akan dilakukan pimpinan di luar kota, dan luar negeri. Daftar ini dibuat merupakan jabaran yang tertulis di date line and reminder yang telah disusun sebelumnya untuk digunakan bahan dasar untuk susun jadwal perjalanan dinas/ bisnis

Page 2