Apa yang dimaksud dengan daftar inventaris lainnya?

Ketidaksesuaian data barang atau inventaris seringkali menjadi kendala bagi suatu perusahaan. Adanya ketidaksesuaian data inventaris akan mengakibatkan berbagai hal, salah satunya adalah kehilangan barang milik perusahaan. Untuk itu, suatu perusahaan harus mempunyai laporan pencatatan barang yang baik agar menghindari ketidaksesuaian data inventaris. Daftar inventaris menjadi solusi untuk menghindari kejadian tersebut.

Software inventory barang dari HashMicro membantu Anda untuk mengatasi segala kekhawatiran yang Anda alami, dilengkapi dengan beberapa fitur unggulan terlengkap. Tidak hanya itu, software ini dapat terintegrasi dengan sistem manajemen persediaan lainnya. Maka dari itu, artikel ini akan mengulas bagaimana pentingnya pembuatan daftar inventaris bagi perusahaan.

Daftar Isi

• Apa itu Daftar Inventaris?
• Tujuan dari Pembuatan Daftar Inventaris
• Manfaat dari Pembuatan Daftar Inventaris
• Tips dalam Membuat Daftar Inventaris
• Contoh dari Daftar Inventaris
• Kesimpulan

Pengertian Inventaris Adalah

Menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia (KBBI) pengertian inventaris adalah daftar keseluruhan barang milik institusi baik itu sekolah, kantor, perusahaan, ataupun pemerintah yang digunakan sebagai alat untuk kegiatan operasionalnya.

Sementara dari sudut pandang para ahli, ada dua nama tokoh yang menjelaskan pengertian dari inventaris, yakni adalah:

1. Soemarsono SR.

Beliau menjelaskan, inventaris adalah keseluruhan barang yang dapat kantor manfaatkan dan beserta dengan kondisi barang, jenisnya, harga juga jumlahnya.

2. Muhammad Ali

Menurut beliau inventaris adalah daftar atau catatan barang milik perusahaan yang ia pakai untuk menjalankan kegiatan usahanya. Daftar atau catatan tersebut, isinya adalah seluruh peralatan maupun bahan yang tersedia dan bermanfaat untuk menjalankan kegiatan operasional perusahaan ataupun pengelolaannya.

Sementara menurut IPTEK, inventaris kantor di dalam ilmu akuntansi ialah segala bentuk kegiatan maupun usaha untuk memperoleh data yang diperlukan mengenai persediaan barang yang dikelola ataupun dimilikinya. Baik barang yang ia beli dengan anggaran belanja ataupun ia peroleh secara hibah, untuk kemudian tercatat dengan sebagaimana mestinya.

Maka kesimpulan dari empat pengertian di atas adalah bahwa pengertian inventaris adalah daftar atau catatan sumber daya yang penting bagi perusahaan agar bisa beroperasi dan mengelola sumber daya tersebut. Pencatatan atau inventarisasi harus dibuat dengan rapi, tujuannya adalah memudahkan pengecekan juga pengelolaan inventaris barang yang beragam dan berjumlah banyak.

Apa itu Daftar Inventaris?

Daftar inventaris adalah suatu bentuk laporan pencatatan yang meliputi informasi mengenai barang yang dimiliki oleh suatu pihak atau perusahaan. Melalui daftar ini, suatu perusahaan dapat mengetahui secara akurat berapa banyak barang yang mereka miliki, seperti Alat Tulis Kantor (ATK), furniture, hingga peralatan pendukung lainnya. 

Tidak hanya itu, arti invetarisasi adalah laporan yang perusahaan bisnis dapat gunakan untuk mencatat persediaan stok barang yang tersedia. Beberapa aspek penting harus menjadi perhatian dalam pembuatannya seperti kode produk, nama produk, serta jumlah produk yang tersedia.

Baca juga: Mengapa Anda Harus Beralih ke Inventaris Cloud?

Tujuan dari Pembuatan Daftar Inventaris

Terdapat beberapa tujuan dari pembuatan daftar inventaris bagi suatu perusahaan. Daftar ini akan menjadi sumber informasi terpadu bagi suatu perusahaan dalam mengetahui jumlah barang yang mereka miliki. Pembuatan laporan pencatatan inventaris ini bertujuan membuat suatu perusahaan dapat mengambil tindakan atas barang yang mereka miliki. Tindakan tersebut dapat berupa menambah, menjual, atau memperbaiki barang yang ada.

Tak kalah penting, pembuatan laporan ini juga dapat bertujuan untuk menciptakan ketertiban administrasi atas sarana dan prasarana yang dimiliki oleh perusahaan. Beberapa tujuan utama tersebut merefleksikan mengenai pentingnya pembuatan laporan pencatatan inventaris ini bagi suatu perusahaan.

Cara Mengelola Inventaris dengan Tepat

Mengingat pentingnya inventaris dalam sistem perusahaan, maka perlu adanya pengelolaan yang baik dan tepat. Berikut adalah cara pengelolaan inventaris atau stok barang yang bisa Anda terapkan dalam bisnis Anda:

1. Tentukan penanggung jawab yang kompeten dan terpercaya

Cara pengelolaan yang pertama yaitu dengan memilih tenaga kerja yang tepat untuk bertanggung jawab atas inventaris perusahaan yang bisa melakukan inventory control.

Pilih yang memang paham seluk beluk inventaris dan mampu memberikan laporan terperinci, akurat dan terpercaya sehubungan dengan stok barang persediaan, termasuk keluar masuknya barang.

Ia juga bertanggung untuk melakukan audit inventaris, pengembalian maupun isi ulang.

2. Tingkatkan keamanan

Keamanan menjadi salah satu hal yang harus diperhatikan. Terlebih jika perusahaan Anda memiliki inventaris dalam jumlah besar dalam gudang yang cukup luas.

Anda bisa menggunakan CCTV untuk bisa mengawasi kondisi sekitar. Berikan akses khusus bagi penanggung jawab untuk bisa keluar masuk gudang, sehingga tidak semua orang bebas berkeliaran di gudang penyimpanan.

Hal ini untuk meminimalisir kemungkinan pencurian atau kecurangan yang mengakibatkan penyusutan inventaris barang.

3. Pengklasifikasian produk

Pemisahan produk berdasarkan warna atau kode SKU juga barcode bisa memudahkan Anda dalam mengelola inventaris kantor.

Dengan dua metode tersebut akan menghemat waktu juga tenaga dalam proses pengecekan.

Kesalahan pencatatan stok atau kemungkinan barang hilang juga lebih bisa diminimalkan.

4. Pantau stok dan audit secara berkala

Jangan malas untuk selalu memantau ketersediaan barang. Dengan begitu akan meminimalisir kekosongan barang atau bahkan deadstock.

Dengan rajin memantau jumlah stok yang ada, Anda akan lebih mudah membuat estimasi produksi atau pemesanan barang dalam jumlah tepat. Anda juga harus melakukan audit secara berkala.

Tujuannya yaitu menyesuaikan jumlah stok di gudang dengan catatan pada sistem. Apabila terdapat perbedaan, maka harus segera ditelusuri  di mana letak penyebab ketidaksesuaian tersebut.

Manfaat dari Pembuatan Daftar Inventaris

Beragam manfaat akan diperoleh suatu perusahaan dalam pembuatan daftar ini. Berikut merupakan manfaat dari pembuatan data inventaris bagi suatu perusahaan:

Mempermudah pengendalian barang

Daftar ini akan memudahkan suatu perusahaan dalam mengawasi pergerakan barang yang mereka miliki. Sehingga suatu perusahaan tidak perlu khawatir atas penggunaan barang milik mereka. Di era digital saat ini, suatu perusahaan juga dapat melakukan pengendalian barang secara mudah dan terkomputerisasi. Mudahkan pengendalian barang perusahaan Anda dengan menggunakan aplikasi inventory barang terlengkap di Indonesia.

Menghemat pengeluaran kas

Dengan mengetahui jumlah barang yang tersedia, suatu perusahaan dapat menghemat pengeluaran kas. Dalam hal ini, suatu perusahaan tidak perlu membeli barang-barang yang sedianya masih bisa ia pakai. Sehingga suatu perusahaan dapat menghindari terjadinya pemborosan biaya atas pembelian barang yang tidak penting.

Menjadi acuan dalam perhitungan kekayaan perusahaan

Suatu perusahaan harus melakukan perhitungan atas kekayaan yang mereka miliki. Kekayaan dalam hal ini bisa berupa aset bergerak ataupun tidak bergerak. Untuk itu daftar ini menjadi sebuah acuan yang dapat suatu perusahaan gunakan dalam melakukan perhitungan kekayaan yang ia miliki.

Menghindari ketidaksesuaian jumlah barang

Ketidaksesuaian data mengenai jumlah barang terkadang menjadi kendala bagi suatu perusahaan. Oleh karena itu, suatu perusahaan dapat menggunakan data inventaris sebagai media yang tepat dalam pencatatan barang. Sehingga kejadian seperti ketidaksesuaian jumlah barang yang tersedia dalam perusahaan dapat terhindarkan.

Baca juga: Hindari Lima Masalah Manajemen Inventory ini dengan Aplikasi Inventaris

Tips dalam Membuat Daftar Inventaris

Untuk memudahkan suatu perusahaan dalam pembuatan daftar inventaris, terdapat beberapa tips yang dapat menjadi referensi dalam memudahkan perusahaan Anda saat membuat laporan ini. Dalam pembuatannya, pastikan bahwa Anda telah mencantumkan aspek-aspek penting seperti kode produk, nama produk, jenis produk, serta jumlah produk. Pencantuman secara jelas dan detail mengenai aspek tersebut dapat memudahkan Anda nantinya ketika mencari informasi ketersedian sebuah produk.

Sebagai langkah pencegahan, Anda juga dapat membuat laporan pencatatan inventaris ini sebanyak dua rangkap. Sehingga Anda akan mempunyai cadangan apabila sewaktu-waktu laporan ini rusak atau hilang. Alangkah lebih baik apabila Anda beralih menggunakan sistem pencatatan inventaris digital. Dengan sistem digital ini, Anda tidak perlu khawatir laporan akan hilang atau tercecer.

Tak kalah penting, Anda juga harus memperbaharui secara berkala data barang dalam daftar ini. Hal ini dilakukan karena barang tersebut akan mengalami perubahan, baik berupa penambahan atau pengurangan barang. Dengan pembaharuan secara berkala, perusahaan Anda dapat mengetahui data barang secara update setiap saat.

Contoh dari Daftar Inventaris

Berikut adalah contoh yang seringkali perusahaan gunakan dalam rangka pencatatan data barang-barang yang tersedia:

Kesimpulan

Pencatatan data barang menggunakan daftar inventaris merupakan hal yang sangat penting bagi suatu perusahaan. Selain itu, pencatatan data ini akan memberikan berbagai manfaat bagi perusahaan, salah satunya adalah memudahkan perusahaan dalam mengendalikan barang. Di era yang serba digital saat ini, suatu perusahaan dapat melakukan digitalisasi dalam pencatatan data barang yang mereka miliki.

Sebagai perusahaan penyedia Software ERP terbaik di Indonesia dan Singapura, HashMicro menyediakan kemudahan bagi perusahaan dalam pembuatan daftar inventaris secara digital menggunakan Inventory Management Software.  Berbagai perusahaan kini telah beralih ke HashMicro dalam rangka meningkatkan efisiensi operasional perusahaan mereka. Segera hubungi kami untuk mendapatkan penawaran terbaik dan demo gratis.

Artikel terkait: Mengenal EQUIP dari HashMicro, Sistem Inventaris Terbaik di Indonesia

Tertarik Mendapatkan Tips Cerdas Untuk Meningkatkan Efisiensi Bisnis Anda?

Apa yang dimaksud dengan daftar inventaris ruang?

Apa yang dimaksud dengan daftar Isian inventaris?

Apa itu inventaris dan contohnya?

Apa saja jenis jenis inventaris?