Apa saja kegiatan dalam manajemen perkantoran?

Daftar isi

Table of Contents Show

Tujuan Manajemen Perkantoran
Fungsi Manajemen Perkantoran
Ruang Lingkup Manajemen Perkantoran
Contoh Manajemen Perkantoran

Pengertian Manajemen Perkantoran
Tujuan Manajemen Perkantoran
Fungsi Manajemen Perkantoran
Ruang Lingkup Manajemen Perkantoran
Contoh Manajemen Perkantoran

Saat kita berada di kantor, kita pasti mengetahui peranan administrasi di setiap aspek kegiatan perkantoran. Lalu apa hubungannya dengan manajemen perkantoran. Berikut penjelasannya.

Manajemen perkantoran adalah suatu kegiatan pengelolaan data dan informasi yang dilakukan secara teratus, sistematik dan terus menerus, mengikuti kegiatan organisasi dengan tujuan mencapai keberhasilan tugas organisasi yang bersangkutan. Pekerjaan kantor atau tata usaha, sering disebut dengan istilah office work atau clericalwork. Kantor adalah setiap tempat yang biasanya dipergunakan untuk melaksanakan pekerjaan tata usaha atau pekerjaan tulis menulis.

Tujuan Manajemen Perkantoran

Tujuan manajemen perkantoran menurut GR Terry dalam bukunya yang berjudul Office Management and Control, yaitu:

Memberikan semua keterangan yang lengkap dan diperlukan siapa saja, kapan dan di mana hal itu diperlukan untuk pelaksanaan perusahaan secara efisien
Memberikan catatan dan laporan yang cukup dengan biaya serendah-rendahnya.
Membantu perusahaan memelihara persaingan.
Memberikan pekerjaan ketatausahaan yang cermat
Membuat catatan dengan biaya minimal.

Fungsi Manajemen Perkantoran

Perencanaan (Planning). Digunakan dalam menentukan tindakan untuk mencapai hasil yang diinginkan. Seorang manajer harus memikirkan apa yang akan dikerjakan dengan sumber daya yang dimiliki.
Pengorganisasian (Organizing). Fungsi yang akan mempermudah manajer dalam mengawasi dan menentukan orang yang dibutuhkan untuk melaksanakan tugas yang sudah dibagi, membantu mewujudkan struktur organisasi, mendeskripsikan tugas setiap bidang atau bidang, wewenang dan tanggung jawab dalam organisasi, memperlihatkan tugas antar setiap unit, dan sumber daya manusia dan materil yang diperlukan dapat diketahui dengan jelas.
Pengarahan (Commanding). Berhubungan dengan usaha memberi bimbingan, saran, perintah, atau instruksi kepada bawahan dalam menjalankan tugas agar terlaksana dengan baik dan sesuai tujuan.
Pengawasan (Controlling). Menjaga agar semua kegiatan dan efektivitas penggunaan sumber daya yang ada tidak menyimpang dari rencana sehingga tujuan organisasi dapat terwujud.

Ruang Lingkup Manajemen Perkantoran

Manajemen dan pengarahan
Tata laksana/penyelenggaraan
Pelaksana secara efisien
Manajemen
Pengawasan
Pengendalian dan pengawasan
Pengarahan dan pengawasan
Pengarahan
Perencanaan, pengendalian dan pengorganisasian.

Contoh Manajemen Perkantoran

Contoh penerapan Manajemen Perkantoran yang sering kita temui adalah, adanya ruang kantor administrasi dalam setia bidang usaha, atau ruang TU yang ada di tiap sekolah. Itu adalah contoh paling mudah yang sering tidak kita sadari bahwa, hal tersebut adalah merupakan contoh penerapannya.

Tags ilmu ekonomi, manajemen ekonomi, manajemen perkantoran

Di era globalisasi ini, dunia perkantoran mengalami perubahan hampir pada semua unsur, mulai dari bentuk organisasi, pola komunikasi, mekanisme kerja, manajemen data dan informasi, pengawasan dan pengembangan pekerja, perlengkapan dan fasilitas kantor, hingga tata ruang perkantoran. Untuk itu, pengelolaan perkantoran perlu diatur dalam perspektif ilmu manajemen dan sosial – budaya. Menurut The Liang Gie yang merangkum pendapat beberapa ahli, manajemen perkantoran merupakan rangkaian aktivitas merencanakan, mengorganisasikan (mengatur dan menyusun), mengarahkan (memberikan arah dan petunjuk), mengawasi, dan mengendalikan (melakukan kontrol) sampai menyelenggarakan secara tertib sesuatu hal terkait pekerjaan perkantoran (office work).

Dari berbagai rumusan mengenai manajemen perkantoran, elemen yang terkandung di dalamnya meliputi rangkaian kegiatan: tata penyelenggaraan, pelaksanaan secara efisien; pengendalian, pengawasan dan pengarahan; perencanaan, pengorganisasian, dan penggerakan. Oleh karena itu, secara ringkas menajemen perkantoran sebagai cabang seni dan ilmu manajemen dapat dirumuskan pengertiannya sebagai rangkaian kegiatan perencanaan, pengorganisasian, penggerakan, dan pengawasan serta pengendalian pekerjaan-pekerjaan perkantoran. Manajemen perkantoran juga terkait dengan pengelolaan unsur-unsur dalam perkantoran, kebutuhan kantor terhadap informasi, sistem dalam lingkungan perkantoran, kegiatan perkantoran hingga manajemen kearsipan.

Menurut Drs. Soetrisno, M.Psi dan Ir. Brisma Renaldi dalam modul pendidikan dan pelatihan yang berjudul Manajemen Perkantoran Modern, tujuan mempelajari Manajemen Perkantoran Modern antara lain: 1. mendeskripsikan pengertian dan prinsip-prinsip manajemen perkantoran modern; 2. menguraikan pelaksanaan perkantoran modern; 3. menerapkan teknik-teknik korespondensi dengan baik dan benar; 4. menerapkan teknik mengarsipkan surat dengan baik dan benar; 5. mempraktikkan tata cara pembuatan laporan dengan baik dan benar, serta menjelaskan teknologi informasi untuk perkantoran modern. Menurut Rajil Munir, fungsi manajemen perkantoran modern sebagai berikut:

Perencanaan (Planning): digunakan dalam menentukan tindakan untuk mencapai hasil yang diinginkan. Manajer harus memikirkan apa yang akan dikerjakan dengan sumber daya yang dimiliki.
Pengorganisasian (Organizing): dapat mempermudah manajer dalam melakukan pengawasan dan menentukan orang yang dibutuhkan untuk melaksanakan tugas yang sudah dibagi tersebut, membantu mewujudkan struktur organisasi; mendeskripsikan tugas setiap bidang atau bagian dalam organisasi; wewenang dan tanggung jawab dalam organisasi; memperlihatkan tugas antar setiap unit organisasi; dan sumber daya manusia dan materil yang diperlukan dapat diketahui secara jelas.
Pengarahan (Commanding): berhubungan dengan usaha memberi bimbingan, saran, perintah atau instruksi pada bawahan dalam menjalankan tugas agar terlaksana dengan baik dan sesuai tujuan.
Pengawasan (Controling): untuk menjaga agar semua kegiatan dan efektivitas penggunaan sumber daya yang ada tidak menyimpang dari rencana sehingga tujuan organisasi dapat terwujud.

Referensi:
saidnazulfiqar.files.wordpress.com
forum.teropong.id
Sumber Gambar: pexels.com