Apa itu human resource information system

Sederhananya, HRIS (Human Resources Information System) adalah sistem informasi untuk mengelola data pegawai. Jika Anda menggunakan software ini, perusahaan akan lebih mudah menyimpan, mengakses, mengorganisasi, dan mengolah data pegawai. HRIS yang canggih akan mempercepat proses rekrutmen, pengelolaan kehadiran, perhitungan gaji, bahkan pengukuran kinerja pegawai.

Baca Juga: Apa Itu Iklan, Fungsi, Serta Pengaruhnya dalam Bisnis

Jika Anda punya waktu untuk membaca, Anda bisa membaca terlebih dahulu pengertian tentang sistem agar Anda menyadari bahwa sistem dan aplikasi adalah hal yang berbeda. Anda hanya akan tahu aplikasi seperti apa yang cocok untuk perusahaan Anda ketika Anda memahami sistem yang sedang berjalan saat ini, dan apa yang perlu diperbaiki.

Apa itu HRIS?

Dalam bahasa Indonesia, singkatan dari HRIS adalah Sistem Informasi Sumber Daya Manusia. Berdasarkan singkatan di atas, sistem informasi tersebut merupakan sekumpulan aktivitas untuk mengelola informasi yang berhubungan dengan sumber daya manusia (pegawai perusahaan/anggota organisasi).

Pada era digital ini, definisi HRIS menjadi HR software atau aplikasi online untuk data entry, melacak data, mengolah data, dan sebagai sumber informasi untuk departemen SDM, payroll pihak management dan departemen akuntansi.

Apa Saja Contoh HRIS?

HRIS yang lengkap mencakup sistem berikut ini:

• sistem rekrutmen
• sistem penyimpanan data pegawai/sistem database pegawai
• sistem kehadiran
• sistem payroll
• sistem penilaian kinerja pegawai

Jika ingin lebih memahami kelima sistem di atas, silakan lanjut membaca di bawah ini:

1. Sistem Rekrutmen

Jika Anda memperhatikan, sekarang ini sudah banyak perusahaan yang menggunakan websitenya sebagai sarana untuk mencari pegawai. Calon karyawan akan diminta untuk mengisi form yang telah disediakan di website tersebut.

Ini adalah salah satu contoh sistem rekrutmen. Sistem informasi HR yang canggih dapat menganalisa dari data yang telah di-input oleh pelamar, apakah pelamar tersebut masuk kualifikasi atau tidak. Namun, ada juga HRIS yang hanya menyimpan data pelamar agar nanti dapat langsung diubah statusnya menjadi pegawai. Dengan demikian, staf HRD tidak perlu lagi menginput data pelamar.

Sistem ini mempercepat tugas HRD dan mengurangi human error.

2. Sistem Penyimpanan Data Pegawai

Jika ada karyawan baru, Anda akan meng-input data-nya menggunakan aplikasi ini. Atau jika Anda menggunakan aplikasi KaryaOne, Anda dapat meminta karyawan ybs. untuk meng-input sendiri data dirinya.

Berdasarkan data yang telah di-input tersebut, Anda dapat menentukan hak-hak yang akan diterima oleh karyawan berdasarkan ketentuan perusahaan. Jika Anda telah melakukan setting peraturan perusahaan mengenai cuti, izin, job class, jadwal masuk kerja dan gaji, proses administrasi HR berikutnya akan dilakukan secara otomatis oleh aplikasi tersebut.

3. Sistem Kehadiran

Data kehadiran karyawan sangat banyak. Setiap hari selalu bertambah, dan banyak situasi yang harus dipertimbangkan untuk memastikan data kehadiran pegawai akurat.

Sistem kehadiran harus bisa mendata pegawai yang benar pada waktu dan lokasi yang tepat. Sistem kehadiran harus bisa mendata kehadiran pegawai yang bekerja di luar kantor, yang lokasinya jauh dari teknologi, yang jadwal masuknya subuh.

Sistem kehadiran juga perlu mengetahui kapan karyawan tersebut dianggap lembur, dianggap telat, sedang izin atau sedang cuti. Data ini nantinya akan berkaitan dengan perhitungan gaji yang diterima karyawan tsb. setiap bulan.

4. Sistem Payroll

Dari sisi payroll Anda akan mampu membuat laporan rekap penerima gaji pada bulan bersangkutan. Sistem payroll juga akan menghitung lembur, bonus, THR, denda, pinjaman pegawai, pajak karyawan, hingga BPJS.

Dengan sistem Payroll, departemen Payroll Anda tidak akan pusing lagi setiap kali menghitung take home pay karyawan.

Baca Juga: Tepis Kamaruddin, Febri Diansyah Bantah Putri Candrawathi Ikut Tembak Brigadir J: Singkirkan Halusinasi!

Sumber daya manusia adalah aset terbesar bagi perusahaan. Bisnis akan berjalan dengan baik jika pengelolaan sumber daya manusia telah ditangani secara optimal.

Pengelolaan SDM dalam perusahaan tidak hanya memberi motivasi dan mendisiplinkan karyawan, tetapi juga mengembangkan serta memberi hak karyawan. Bahkan ada banyak hal yang perlu di kelola seperti penerimaan karyawan, kesehatan, kehadiran dan cuti, pembayaran pajak, serta evaluasi kinerja karyawan.

Hal inilah yang melahirkan HRIS (Human Resources Information System).  Tujuan utama HRIS adalah memudahkan pengguna untuk menyimpan data karyawan dan mengaksesnya dengan mudah kapanpun dibutuhkan.

Sebelum anda memahami apa itu HRIS, anda mesti tau dulu HRM karena keduanya memiliki hubungan yang erat. HRM atau Human Resource Managementadalah praktik mengelola tenaga kerja dalam perusahaan untuk mendapatkan keunggulan. Praktik ini merupakan bagian departemen SDM, guna mencapai target bisnis perusahaan.

Human Resource Information System atau disingkat menjadi HRIS adalah sistem informasi atau aplikasi berbasis online untuk data entry, mencari data pribadi karyawan, penggajian, pembayaran pajak, recruitmen karyawan, kehadiran dan cuti dan hal-hal yang berkaitan langsung dengan karyawan.

Penggunaan HRIS ini sangat membantu anda untuk mengelolaan karyawan. Karena anda bisa melihat, melacak semua data pribadi karyawan seperti data pribadi, pekerjaan, informasi gaji, pengeluaran dll. Pihak departemen HRD juga dapat membatasi siapa saja yang bisa mengakses sistem ini, informasi yang bisa dilihat oleh karyawan dan mana yang boleh diakses oleh manajemen.

HRIS adalah salah satu modul yang ada dalam sistem ERP yang juga dapat diintegrasikan dengan beberapa modul lain yang dibutuhkan oleh perusahaan. Sama seperti sistem ERP, HRIS tersedia dalam beberapa jenis solusi yaitu perangkat lunak desktop (on-premise), perangkat lunak berbasis website (cloud), serta aplikasi desktop dan/atau mobile.

Manfaat HRIS Bagi Perusahaan

Penerapan HRIS ini dinilai penting bagi perusahaan, bahkan dapat dikatakan sebagai solusi terbaik bagi perusahaan. Ada banyak manfaat yang diberikan perangkat lunak HRD ini, diantaranya sebagai berikut.

1. Meningkatkan Keamanan Data Karyawan

Pentingnya sebuah data karena bersifat personal hanya bisa diakses oleh orang-orang yang berkepentingan saja. Adanya fitur pembatasan akses ini sangat membantu untuk meminimalisir pencurian data dari orang-orang yang tidak bertanggung jawab.

2. Memudahkan Pendistribusian Gaji

Sistem HRM ini memudahkan penggajian lebih cepat di proses. Human error yang sering menjadi penyebab kesalahan penghitungan gaji menjadi dapat diminimalkan, sebab sistem hanya menghitunh sesuai dengan jam kerja dan kehadiran karyawan.

Bukti penggajian dapat dibuat hanya dalam hitungan menit dan semuanya tersimpan di dalam sistem, sehingga manajemen dan karyawan dapat melacaknya dengan mudah. Manajer juga dapat melihat laporan penggajian setiap bulannya dan melihat komponen-komponen gaji dari setiap karyawan (tunjangan, uang lembur, dan lain-lain).

3. Memonitor Kinerja Karyawan

Sistem HRM ini memudahkan untuk mengidentifikasi karyawan yang cepat berkembang dan karyawan yang perkembangannya lambat. Hal ini tentu saja menjadi salah satu indikator proses untuk mengevaluasi karyawan lebih cepat.

4. Menghemat Biaya Operasional HRD

Software HRIS meringankan biaya operasional HRD dengan mengurangi penggunaan kertas atau aplikasi-aplikasi lainnya yang tidak efisien. Perangkat lunak ini juga mengurangi kebutuhan akan tenaga kerja untuk mengelola SDM, karena seluruh proses dapat ditangani secara otomatis.

5. Menyederhanakan Proses Rekrutmen

Proses rekrutmen, mulai dari wawancara hingga penerimaan karyawan baru dapat ditangani dengan mudah menggunakan HRIS. Manajer dapat membuat tahapan-tahapan dalam proses rekrutmen dan menempatkan kandidat berdasarkan statusnya.

6. Membantu Mengoptimalkan Proses Pengambilan Keputusan

HRM software membantu manajemen mengambil keputusan dengan lebih baik. Karena seluruh informasi terkait SDM dapat ditinjau melalui satu sistem terpusat, manajemen dapat dengan lebih cepat dan mudah mengetahui siapa saja yang sudah cukup berkontribusi ke perusahaan dan siapa yang belum.

Modul atau Komponen yang Terdapat dalam HRIS

Setiap sistem HRM memiliki keunggulan dan kekurangannya masing-masing, akan tetapi ada beberapa fitur utama yang seharusnya ada dalam perangkat lunak HRM yang lengkap dan canggih. Beberapa di antaranya yakni:

1. Manajemen Penggajian
2. Manajemen Rekrutmen
3. Manajemen Waktu & Kehadiran
4. Manajemen Penilaian
5. Manajemen Keuangan
6. Manajemen Pajak
7. Laporan Analitik

Kesimpulan

HRIS atau HRM software adalah perangkat lunak yang membantu mengotomatiskan berbagai proses dalam departemen SDM, mulai dari penggajian, kehadiran, rekrutmen, pembayaran pajak, hingga penilaian kinerja karyawan. Tanpa bantuan perangkat lunak ini, kesalahan dalam penghitungan gaji dan pajak yang disebabkan oleh human error akan sering terjadi dan manajemen akan membutuhkan lebih banyak waktu, tenaga, dan biaya untuk mengelola tenaga kerja.

Untuk informasi lebih lengkap mengenai HRIS, silakan hubungi kami di sini

Anda juga bisa mencoba sistem kami

website https://ontime.techarea.co.id

Apa itu sistem informasi human resource?

Apa fungsi Human Resource Information System?

Sistem apa saja yang termasuk dalam HRIS?

Apa hubungan antara HRM dan HRIS?