Bahan - Bahan dalam Pembuatan Surat Dalam praktek membuat surat bisnis atau surat dinas, ada hal- hal yang harus diperhatikan dan dipersiapkan. Bahan- bahan yang harus dipersiapkan terlebih dahulu adalah kertas, tinta dan amplop. Bahan-bahan ini pun harus diperhatikan ketentuan dan standar yang digunakan. Nah, berikut ini adalah keterangan mengenai masing-masing bahan surat tersebut.
1) Kertas 1.a. Jenis kertas Kertas yang digunakan untuk menulis surat bermacam-macam jenis sesuai dengan kegunaannya masing-masing. Jenis kertas sesuai dengan kegunaannya yaitu sebagai berikut :
1.b. Ukuran kertas Ukuran kertas yang digunakan tergantung pada panjang pendeknya surat dan ketentuan yang berlaku pada lembaga pembuat surat. Adapun ukuran yang biasa digunakan yakni sebagai berikut :
1.c. Warna kertas Untuk kertas sifatnya resmi pada umumnya menggunakan kertas yang berwarna putih kecuali tembusan. Maksudnya agar kelihatan berbeda, sedangkan surat-surat khusus seperti undangan, piagam dan sebagainya boleh menggunakan warna lain. Pelajari juga: Contoh Format Surat Bentuk lekuk (Indented Style) 2) Tinta Warna tinta yang digunakan untuk menulis surat yang bersifat resmi pada umumnya hitam. Menggunakan warna lain kecuali warna merah, boleh saja asal warna jelas dan mudah dibaca. 3) Amplop dan lipatan surat 3.a. Amplop Pemakaian amplop harus disesuaikan dengan ukuran dan jenis kertas surat yang digunakan, baik surat tersebut akan dilipat maupun tidak. Misalnya amplop persegi empat untuk ukuran kertas kuarto, amplop persegi panjang untuk kertas polio dan amplop berjendela untuk surat telegram. Berdasarkan wujudnya, amplop dapat dibedakan menjadi 4 macam, yaitu :
3.b. Lipatan surat Ada beberapa macam cara melipat surat yang harus diketahui oleh koresponden atau penyusun surat. Cara melipat surat harus disesuaikan dengan ukuran kertas yang dipakai serta kepentingannya. Macam-macam lipatan surat misalnya:
Referensi: Dra. Titin Astini, Dra. Aah Johariah. Melakukan Prosedur Administrasi SMK. Cetakan Kedua. 2008. Bandung : CV. Armico. Buku Modul Melakukan Prosedur Administrasi Bisnis dan Manajemen penerbit Yudhistira.
Bahan – Bahan dalam Pembuatan Surat 1) Kertas Dalam pembuatan surat, diperlukan bahan kertas. Kertas yang digunakan untuk menulis surat dalam surat menyurat kantor ada beberapa jenis, ukuran dan warna. Berikut penjelasannya. a. Jenis kertas Kertas yang digunakan untuk menulis surat dapat bermacam-macam jenis. Yang termasuk jenis – jenis kertas yaitu sebagai berikut:
b. Ukuran kertas Ukuran kertas yang digunakan tergantung pada panjang pendeknya surat dan ketentuan yang berlaku pada lembaga pembuat surat. Adapun, beberapa patokan ukuran yang biasa digunakan adalah:
Simak juga: Tata Cara Penataan Dokumen dengan Sistem Nomor Secara Baik dan Benar c. Warna kertas Untuk surat yang sifatnya resmi pada umumnya menggunakan kertas yang berwarna putih kecuali tembusan. Hal ini dimaksudkan agar kelihatan berbeda, sedangkan surat-surat khusus seperti undangan, piagam dan sebagainya boleh menggunakan warna lain. 2) Tinta Warna tinta yang digunakan untuk menulis surat yang sifatnya resmi pada umumnya adalah warna hitam. Menggunakan tinta warna lain (kecuali warna merah), sebenarnya boleh saja asal warna jelas dan mudah untuk dibaca. 3) Amplop dan lipatan surat a. Amplop Pemakaian amplop harus disesuaikan dengan ukuran dan jenis kertas surat yang digunakan, baik akan dilipat ataupun tidak. Misalnya amplop persegi empat untuk ukuran kertas kuarto, amplop persegi panjang untuk kertas polio dan amplop berjendela untuk surat telegram. Berdasarkan wujudnya dapat dibedakan menjadi 4 macam amplop, yakni sebagai berikut:
b. Lipatan surat Melipat surat memang tidak boleh sembarangan. Ada beberapa macam cara melipat surat yang harus diketahui oleh koresponden atau penyusun surat. Cara melipat surat ini harus lah disesuaikan dengan ukuran kertas yang dipakai dan juga sesuai kepentingannya. Macam – macam lipatan surat dapat meliputi lipatan tunggal (single fold), lipatan baku (standar fold), lipatan baku rendah (low standar fold), lipatan akordion (accordion fold), lipatan akordion rendah (low accordion fold), lipatan Perancis (France fold), lipatan baron (baronial fold), lipatan sejajar ganda (parallel double fold). Alat-alat atau mesin kantor yang diperlukan dalam pembuatan surat Alat-alat atau mesin kantor yang digunakan untuk menulis surat meliputi segala alat tulis yang berkenaan dengan penulisan surat. Dalam hal ini termasuk mesin-mesin kantor seperti mesin tik, komputer, stensil, scanneer, offset, fotokopi, faximile, telex, dan sebagainya. Mesin untuk mencatat keterangan adalah : a. Mesin tik b. Mesin komputer Mesin untuk mendengarkan kembali dikte adalah dictation machine (diktafon). Mesin untuk memperbanyak surat atau dokumen kantor adalah : a. Mesin fotokopi b. Mesin stensil c. Mesin scanner d. Mesin spirit duplicator e. Mesin offset. Mesin untuk mengirim warta atau keterangan adalah : a. Mesin telek b. Mesin faximile Mesin untuk menyimpan keterangan adalah microfilm. |