PERAN KOMUNIKASI DALAM ORGANISASI Show
Oleh : Guus Sukarji / Program Magister Kebijakan Publik STIA LAN Pada dasarnya organisasi adalah suatu kesatuan sosial dari sekelompok manusia yang saling berinteraksi menurut suatu pola tertentu sehingga setiap anggota organisasi memiliki fungsi dan tugasnya masing-masing, yang sebagai suatu kesatuan mempunyai tugas tujuan tertentu dan mempunyai batas-batas yang jelas, sehingga bisa dipisahkan secara tegas dari lingkungannya. Dari berbagai definisi tentang organisasi dapat disimpulkan bahwa organisasi adalah merupakan suatu wadah/tempat proses kegiatan orang-orang yang bekerja sama, mempunyai fungsi dan wewenang untuk mengerjakan usaha mencapai tujuan yang telah ditentukan. Organisasi tumbuh berkembang seiring dengan perkembangan lingkungan sosial yang dinamis. Keberadaan suatu organisasi sangat dipengaruhi oleh beberapa aspek diantaranya penyatuan visi dan misi serta tujuan yang sama dengan perwujudan eksistensi sekelompok orang tersebut terhadap masyarakat. Agar dapat mencapai tujuan itu, organisasi memerlukan sistem manajemen efektif yang akan menunjang jalannya organisasi secara terus-menerus dan tingkat efektivitas kerja pegawai juga perlu diperhatikan. Pada umumnya organisasi memiliki beberapa bagian yakni bagian pemasaran, bagian keuangan, bagian produksi, bagian sumber daya manusia, dan bagian administrasi. Masing-masing bagian tersebut melaksanakan kegiatan yang berbeda tetapi tetap saling berhubungan satu sama lain. Tingkat kegiatan yang dilaksanakan organisasi akan mengalami perubahan dari suatu periode ke periode berikutnya. Dalam pelaksanaan organisasi itu sendiri, terdapat beragam permasalahan yang terjadi mulai dari posisi terendah sampai ke tingkat decision maker itu sendiri. Permasalahan itu sendiri harus segera diselesaikan agar tidak terjadi menjadi bumerang yang akan menghancurkan organisasi itu sendiri. Permasalahan yang sering ditemui dalam organisasi adalah komunikasi yang tidak berjalan dengan baik. Komunikasi tidak terjalin baik secara vertical maupun horizontal. Komunikasi berasal dari bahasa latin “communis” atau ‘common” dalam Bahasa Inggris yang berarti sama. Berkomunikasi berarti kita berusaha untuk mencapai kesamaan makna, “commonness”. Atau dengan ungkapan yang lain, melalui komunikasi kita mencoba berbagi informasi, gagasan atau sikap kita dengan orang lainnya. Kendala utama dalam berkomunikasi adalah seringkali kita mempunyai persepsi yang berbeda terhadap objek yang sama. Manusia pada hakekatnya adalah makhluk sosial yang mana di dalam kehidupannya harus berkomunikasi, artinya memerlukan orang lain dan membutuhkan kelompok atau masyarakat untuk saling berinteraksi. Komunikasi merupakan elemen penting dalam organisasi. Karena tanpa adanya komunikasi segala sesuatunya pasti tidak akan berjalan baik. Kemungkinan besar akan terjadi Miss Komunikasi dengan rekan kerja atau atasan yang dampaknya cukup besar bagi individu maupun organisasi. Miss komunikasi adalah adanya kesalahpahaman antara kedua belah pihak dalam mencerna proses komunikasi, sehingga antara pesan yang disampaikan dan pesan yang diterima berbeda arti dan penafsirannya. Jika kondisi ini terus berlanjut tentu akan membawa dampak yang sangat buruk bagi kelangsungan organsiasi. Bukan tidak mungkin akibat dari miss komunikasi adalah munculnya onflik-konflik di dalam organisasi. Secara sosiologis, konflik dapat diartikan sebagai suatu proses sosial antara dua orang atau lebih (bisa juga kelompok) di mana salah satu pihak berusaha menyingkirkan pihak lain dengan menghancurkannya atau membuatnya tidak berdaya. Hal-hal yang menyebabkan konflik biasanya adalah : 1. Kesalingtergantungan 2. Perbedaan tujuan 3. Perbedaan persepsi 4. Kenakan permintaan. Akibat-akibat dari konflik itu sendiri beragam. Beberapa pendapat (tradisional) menyatakan bahwa konflik hanyalah merupakan gejala abnormal yang mempunyai akibat-akibat negatif sehingga perlu dilenyapkan. Hal ini dapat diartikan bahwa akibat yang ditimbulkan adalah Disfungsional. Akan tetapi sebenarnya konflik juga dapat mengakibatkan dampak yang baik dalam hal ini dapat diartikan sebagai dampak fungsional. Konflik merupakan hasil dari kemajemukan sistem organisasi. Lalu jika demikian, apa yang bisa dilakukan untuk menyelesaikan konflik dalam organiasai. Ada beberapa cara untuk melakukan penanganan konflik. Yang pertama adalah intropeksi diri. Introspeksi diri adalah proses pengamatan terhadap diri sendiri dan pengungkapan pemikiran dalam yang disadari, keinginan, dan sensasi. Proses tersebut berupa proses mental yang disadari dan biasanya dengan maksud tertentu dengan berlandaskan pada pikiran dan perasaannya. Dari sini kita dapat mencoba menilai diri kita sendiri dan tentu menilai apa yang sudah kita lakukan. Yang kedua adalah mengevaluasi pihak yang terlibat. Hal ini sangat penting kita lakukan untuk dapat meningkatkan peluang menyelesaikan konflik. Dalam pelaksanaannya ita perlu melihat konflik dari berbagai sudut pandang sehingga kita dapat melihat berbagai kepentingan dari berbagai sudut pandang Kita dapat mengidentifikasi kepentingan apa saja yang mereka miliki, bagaimana nilai dan sikap mereka atas konflik tersebut dan apa perasaan mereka atas terjadinya konflik. Kesempatan kita untuk sukses dalam menangani konflik semakin besar jika kita melihat konflik yang terjadi dari semua sudut pandang. Selanjutnya dalam penanganan konflik kita dapat memilih beberapa tindakan salah satunya adalah kompromi. Kompromi dapat dilakukan jika kedua belah pihak sama-sama memandang bahwa hubungan baik adalah hal yang sangat penting. Masing-masing pihak bahkan dapat mengorbankan kepentingannya untuk bisa mendapatkan win-win solution. Selain itu juga kita bisa memilih untuk berkompetisi, berkolaborasi, atau akomodasi bahkan menghindari konflik. Tetapi lebih dari itu semua adalah bahwa komunikasi sangat diperlukan pada setiap pilihan penanganan konflik. Berbagai model atau gaya komunikasi dapat kita terapkan dalam mencoba menyelesaikan konflik di dalam organisasi. Apakah itu komunikasi linear, transactional, interaksional. Kesemuanya sangat berpengaruh terhadap kesuksesan resolusi konflik. Untuk itu kreatifitas kita dalam memilih gaya berkomunikasi sangat menentukan terhadap penyelesaian konflik dan tentu pada akhirnya adalah tercapainya tujuan organisasi.
Public Relations Adalah – Pengertian, Eksternal, Internal, Contoh – “ Public Relatios (PR) adalah sebagai jembatan antara perusahaan atau organisasi dengan publiknya, terutama tercapainya mutual understanding (saling pengertian) antara perusahaan dengan publiknya “ (Ardianto,2004: 3). Pengertian lain dari PR adalah fungsi manajemen yang membangun dan mempertahankan hubungan baik dan bermanfaat antar organisasi dengan publik yang mempengaruhi kesuksesan atau kegagalan organisasi tersebut. Jadi, PR itu merupakan kedudukan dalam suatu perusahaan atau organisasi sebagai penghubung antar perusahaan atau organisasi dengan publiknya (Cutlip, 2000: 6). Public Relations (PR) di Indonesia menonjol adalah saat krisis, Entah itu dalam konteks krisis yang melanda perusahaan demi usaha mikro, serta krisis ekonomi menghantam Indonesia sejak September 1997 lalu. Perusahaan untuk awalnya mendominasi perekonomian dan perdagangan Indonesia tiba-tiba kehilangan muka karena terbukti mampu mengelola kinerja perusahaan. Ini ka¬rena perusahaan mereka dikelola oleh prinsip “keluarga” dan “persahabatan” ini identik dengan korupsi, kolusi dan nepotisme (KKN). Pentingnya Public RelationsSebuah survei yang diadakan oleh American Advertising Federation (AFF) tentang 1.800 eksekutif bisnis. Para eksekutif diberi pertanyaan departemen mana yang paling penting bagi keberhasilan perusahaan mereka. Hasil tersebut menunjukkan bahwa PR menduduki tingkat tiga teratas setelah pengembangan produk dan perencanaan strategis, kemudian disusul oleh periklanan, penelitian dan pengembangan (Litbang), dan hukum. Hal ini dapat dilihat dari tabel : Tabel diatas mengutkan bahwa PR menjadi kegiatan yang sangat penting saat ini. Dalam konsep marketing kuno dikenalkan dengan 4P (product, price, place, dan promotion), tetapi dewasa ini 4P sudah banyak ditinggalkan orang, tetapi saat ini diperkenalkan dengan 6P. Dua yang lain adalah power danpublic relatios (Nurudin, 2008:5) Definisi Eksternal Public RelationsHubungan dengan publik diluar perusahaan merupakan kebutuhan mutlak. Karena perusahaan tidak mungkin berdiri sendiri tanpa bekerja sama dengan perusahaan lain. Oleh karena itu, perusahaan harus menciptakan hubungan yang harmonis dengan khalayak pada khususnya dan masyarakat pada umumnya. Salah satunya adalah dalam komunikasi dengan publik eksternal dalam informatif dan persuasif. Informasi yang disajikan harus adil, menyeluruh dan sempurna berdasarkan fakta yang sebenarnya. Persuasif, komunikasi dapat dilakukan atas dasar membangkitkan perhatian komunikan (publik) sehingga rasa yang dihasilkan dari bunga. Masalah yang perlu dipecahkan dalam kegiatan humas eksternal mencakup bagaimana untuk memperluas pasar untuk produksi, memperkenalkan produk kepada masyarakat, penghargaan dan penerimaan publik dan masyarakat, menjaga hubungan baik dengan pemerintah, mengetahui sikap dan publik opini terhadap perusahaan, menjaga hubungan baik dengan pers dan pemimpin opini, menjaga hubungan baik dengan masyarakat dan pemasok terkait dengan operasi perusahaan dan mencapai rasa simpati dan kepercayaan dari publik di masyarakat. Tindakan yang akan dilakukan humas eksternal seperti :
Kegiatan Eksternal Public Relations dimaksudkan untuk publik eksternal organisasi / perusahaan, yaitu semua elemen yang berada di luar perusahaan yang tidak terkait langsung dengan perusahaan, seperti masyarakat di sekitar perusahaan, pers, pemerintah, konsumen, pesaing dan lain-lain. Melalui kegiatan eksternal ini, diharapkan dapat menciptakan kedekatan dan kepercayaan publik eksternal kepada perusahaan. Dengan melakukan hal itu akan menciptakan hubungan yang harmonis antara organisasi / perusahaan dengan publik eksternal, sehingga menghasilkan citra yang baik dari perusahaan di mata publik. Kegiatan hubungan eksternal yang dilakukan oleh Humas Officer, yaitu : Baca Juga : Pengertian Perusahaan Menurut Para Ahli Hubungan dengan komunitas (community relations)Hubungan dengan masyarakat merupakan wujud kepedulian perusahaan terhadap lingkungan sekitar perusahaan. Ini juga dapat diartikan sebagai tanda terima kasih kepada perusahaan masyarakat. Dengan begitu menunjukkan bahwa perusahaan tidak hanya mengambil keuntungan dari mereka, tetapi berhati-hati dan ingin berbagi apa yang diperoleh perusahaan dari lingkungan yang dimiliki bersama-sama. Hubungan dengan komunitas ini sering diwujudkan dalam program Corporate Social Responsibility. Hubungan dengan pelanggan (customer relations)Membina hubungan baik dengan pelanggan, dilakukan dalam rangka meningkatkan loyalitas pelanggan dan kepercayaan dari produk dan perusahaan itu sendiri. Menurut Seitel (2001: 455) tujuan hubungan pelanggan, antara lain :
Hubungan dengan media massa dan persHubungan dengan media dan pers adalah sebagai alat, pendukung atau media kerja sama untuk kepentingan proses publikasi dan publisitas kegiatan untuk program kerja halus atau aktivitas public relations komunikasi dengan masyarakat. Dengan hubungan yang baik dengan media dan pers, perusahaan bisa mengontrol, mencegah, dan meminimalkan negatif berita-pelaporan atau salah tentang perusahaan di media massa. Hubungan dengan pers dapat dilakukan melalui kontak formal dan kontak informal. Baca Juga : Sustainable Development Goals Formulir kontak hubungan melalui antara lain resmi konferensi pers, press tour (press tour), pers (press briefing), dan tekan penerimaan. Sedangkan bentuk hubungan melalui kontak informal antara lain, siaran pers, wawancara pers dan konferensi pers (press gathering). Hubungan dengan pemerintah (government relations)Sebuah hubungan yang baik dengan pemerintah untuk memungkinkan perusahaan untuk menyesuaikan kebijakan yang akan diambil oleh kebijakan pemerintah, sehingga kebijakan tersebut direalisasikan sesuai dengan aturan pemerintah dan tidak melanggar hukum. Definisi Internal Public RelationsKegiatan internal Public Relations adalah kegiatan yang ditujukan untuk internal publik organisasi / perusahaan. Publik internal adalah semua elemen yang mempengaruhi secara langsung dalam keberhasilan perusahaan, seperti karyawan, manajer, supervisor, pemegang saham, dewan direksi perusahaan dan sebagainya. Melalui kegiatan Internal Public Relations diharapkan dapat memenuhi kebutuhan internal dan kepentingan umum dari organisasi / perusahaan. Dengan hubungan yang harmonis antara pihak-pihak yang terkait dengan perusahaan itu akan menciptakan iklim kerja yang baik. Dengan demikian operasi perusahaan akan berjalan dengan lancar. Kegiatan hubungan internal yang dilakukan oleh Petugas Hubungan Masyarakat, yaitu : Hubungan dengan karyawan (employee relations)Sebuah PR harus dapat berkomunikasi dengan semua tingkatan karyawan baik secara formal maupun informal untuk menentukan kritik dan saran yang dapat dipertimbangkan dalam pembuatan kebijakan dalam organisasi / perusahaan mereka. Sebuah PR harus mampu menjembatani komunikasi antara manajemen dan karyawan. Karena program memegang hubungan karyawan diharapkan akan mengarah pada hasil positif yang karyawan merasa dihargai dan dirawat oleh perusahaan. Sehingga tercipta rasa memiliki (sense of belonging), motivasi, kreativitas dan ingin mencapai performa maksimal. Baca Juga : Reseller Adalah Hubungan dengan pemegang saham (stockholder relations)Sebuah PR juga harus mampu membangun hubungan yang baik dengan pemegang saham, dan mampu berkomunikasi apa yang terjadi dalam organisasi / perusahaan. Karena sebagai penyandang dana, mereka harus selalu tahu perkembangan perusahaan secara transparan dalam rangka meningkatkan kepercayaan diri mereka dalam perusahaan. Dengan demikian akan menghilangkan kesalahpahaman dan kecurigaan terhadap perusahaan.
Citra merupakan hal yang terpenting dari suatu perusahaan. Citra ini dengan sengaja diciptakan agar memberikan nilai positif. Nilai positif sangat diperlukan bagi sebuah perusahaan untuk mendapatkan kepercayaan dari publik agar eksistesnsi dari perusahaan dapat terus berlanjut. Saat terjadi krisis kepercayaan dan menurunnya citra perusahaan, peran PR sangat dibutuhkan oleh perusahaan. Untuk lebih jelas mengetahui peran PR dalam menangani krisis kepercayaan dan menurunnya citra perusahaan ada beberapa hal yang harus diperhatikan, yaitu :
Terdapat persyaratan mendasar yang harus dimiliki seseorang yang ingin menjalankan fungsi PR, diantaranya yaitu :
Kemampuan berkomunikasi bagi seorang PR dalam bentuk lisan dan tulisan, yakni seorang PR harus mampu berbicara di depan umum, seperti dapat melakukan presentasi, mampu mewawancarai dalam upaya pengumpulan fakta dan data, dan dapat diwawancarai oleh pers atau wartawan sebagai sumber berita. Dalam komunikasi tulisan harus mampu membuat Press Release, menulis laporan, membuat naskah pidato untuk manajemen, menulis konsep iklan layanan masyarakat, menulis brosur atau selebaran, dan bentuk komunikasi tulisan lainnya. Baca Juga : Materi Komunikasi Lisan dan Tertulis
Kemampuan manajerial atau kepemimpinan seorang PR dapat diartikan sebagai kemampuan mengantisipasi masalah dalam dan luar perusahaan, termasuk kemampuan untuk menyusun rencana kegiatan dan melaksanakannya.
Kemampuan bergaul atau membina relasi artinya harus mampu berhubungan dengan dan bekerjasama dengan berbagai macam orang, dan mampu menjaga komunikasi yang baik dengan orang-orang yang berbeda atau sama tingkatannya.
Kepribadian yang utuh atau jujur, artinya seorang PR harus memiliki kredibilitas yang tinggi, yakni dapat diandalkan dan dipercaya oleh orang lain, dan dapat diterima sebagai orang yang memiliki kepribadian utuh atau jujur.
Memiliki imajinasi (banyak ide dan kreatif) dalam pengertian seorang PR harus memiliki wawasan yang luas, mengetahui benang merah persoalan serumit apapun. Baca Juga : Risiko Adalah Tujuan Universal Public RelatiosPublic Relations memiliki tujuan yang universal diantaranya, yaitu :
Fungsi Public Relations
Contoh Kegiatan Public Relations
Perusahaan yang baik adalah perusahaan yang berhasil mencapai cita-cita dan tujuannya secara maksimal. Begitu pula dengan kerja praktisi PR yang bertugas menangani krisis kepercayaan dan mengembalikan citra positif perusahaan dimana praktisi PR ini bernaung. Untuk kelancaran jalannya proses pencapaian tujuan tersebut dilakukan cara-cara penyelenggaraan kerja yang seefisien mungkin dengan mengingat faktor tujuan, biaya, fasilitas, waktu, dan tenaga. Dengan kata lain bahwa PR memerlukan metode kerja yang menjadi syarat mutlak untuk mencapai tujuan. Baca Juga : “Efek Beragun Aset ( EBA )” Pengertian & ( Manfaat – Risiko – Contoh ) Metode pekerjaan PR ditekankan pada penelitian terhadap publik. Dari penelitian disusun rencana kerja, kemudian dilaksanakan, lalu dilakukan evaluasi. Secara sistemastis proses pekerjaan PR dalam menangani krisis dan menurunnya citra perusahaan dapat digambarkan sesuai tahapan tadi, yaitu : Penelitian mempunyai peranan sangat penting sebagai kegiatan pendukung dalam melaksanakan fungsi PR, baik untuk memperoleh data, fakta lapangan mengenai citra perusahaan, persepsi, pandangan, dan opini public secara akurat serta tanggapan khalayak sebagai target sebagai sasaran mengenai kebikajsanaan, pelayanan, program kerja, aktivitas perusahaan. Menurut Ann H. Barkelew, Senior Vise President of Fleishman-Hillard’s Office, Amerika menjelaskan bahwa sangat pentingnya peranan penelitian untuk mencapai kesuksesan atau efektivitas dalam pelaksanaan praktik PR (Cutlip, 2000 : 351). Secara ilmiah kita mengenal beberapa jenis penelitian : survey, case study, activity analysis, content/document analysis, serta penelitian follow up. Semua jenis penelitian tersebut dapat digunakan praktisi PR untuk mencapai tujuannya. Setelah mendapatkan hasil laporan yang berupa data dan fakta dari penelitian, PR kemudian menyusun rencana kerja. Dalam hal ini rencana kerja disusun tidak berdasarkan pada keinginan yang dipaksakan dan irrasional. Perencanaan yang baik bersifat rasional, flexible, dan berkelanjutan.
Keberhasilan perencanaan tergantung pada keterampilan dan efisiensi praktisi PR. Salah satu faktor yang bisa dijadikan tolak ukur keberhasilan dari perncanaan tersebut adalah pembentukkan opini, sikap, dan citra. Baca Juga : “Delisting & Relisting” Pengertian & ( Syarat Dalam Ekonomi ) Pelaksanaan dilakukan setelah rencana yang matang mendapatkan persetujuan dari semua pihak terkait. Pelaksanaan kerja merupakan kegiatan operasional dalam melakukan apa yang telah direncanakan. Pengembalian kepercayaan dan citra perusahaan dilakukan dengan menggabungkan tenaga kerja, alat-alat, informasi, waktu, tempat, dan uang. Pelaksanaan ini dikatakan sukses apabila tujuan telah tercapai. Dalam hal ini berbagai cara dan teknik digunakan diantaranya yaitu pendekatan terhadap pegawai (internal public) dan pendekatan kepada umum (eksternal public). Untuk mengebalikan kepercayaan publik dan citra perusahaan diutamakan pendekatan kepada umum karena menyangkut pandangan masyarakat secara luas. Ada beberapa instrument yang dilakukan praktisi PR dalam melaksanakan membentuk citra lembaga dalam perusahaan diantaranya :
Penilaian ini tahap dimana pemeriksaan terhadap program dan rencana yang dapat dilakukan. Tahap ini berguna untuk mengetahui permasalahan yang harus diperhatikan lebih lanjut. Baca Juga : “Online Trading” Pengertian & ( Keuntungan – Kekurangan ) Demikian Pembahasan Tentang Public Relations Adalah – Pengertian, Eksternal, Internal, Contoh Semoga Bermanfaat Buat Para Sahabat Setia Dosenpendidikan.Com … 😀 |