Sementara itu pengertian kantor menurut Ensliklopedia Administrasi yaitu, Kantor adalah keseluruhan ruang dalam suatu bangunan dimana dilaksanakannya tata usaha atau aktivitas-aktivitas manajemen maupun berbagai tugas dinas lain dari pimpinan suatu perusahaan/organisasi.
Sedangkan lebih lanjut, Organisasi kantor adalah suatu tempat dimana diadakannya suatu kegiatan yang teratur (ada penetapan tanggung jawab dan wewenang) dari sekelompok orang yang bekerjasama
untuk mencapai tujuan bersama. Dalam hal ini organisasi kantor harus direncanakan dan ditetapkan dengan baik. Organisasi yang baik adalah organisasi yang berdasarkan perencanaan yang hati-hati mengenai apa, siapa pelaksana, pengawas serta bagaimana melaksanakan pekerjaan dengan cara yang paling efektif dan efisien.
{|CATATAN| Berikut 3 rekomendasi artikel terkait:
1) 7 Unsur Organisasi
2) Prinsip-Prinsip Organisasi
3) Bentuk-Bentuk Organisasi Kantor}
Dalam organisasi yang baik, tugas-tugas pekerja harus ditetapkan sehingga tanggung jawab masing-masing orang bisa dipastikan dengan serta merta. Lebih dari itu, melalui sebuah organisasi pekerjaan yang efisien bisa dilakukan dengan prinsip spesialisasi yang lebih tajam dengan komunikasi yang lebih lancar.
Organisasi kantor terikat pada sifat-sifat dari “Office Work” hal ini karena setiap organisasi menyangkut pengaturan kerja, penentuan dari kewajiban-kewajiban, kewenangan dan tanggung jawab, serta pembagian atau pemilihan aktivitas-aktivitas dan fungsi-fungsi.
Dengan melihat keadaan seperti itu menunjukan bahwa pekerjaan kantor yang beraneka ragam perlu diorganisir dengan baik. Dimana dalam hal ini seluruh kegiatan dibagi kepada seluruh orang yang terlibat, sehingga setiap orang memiliki tugas dan kewajiban sesuai dengan kekuasaan, wewenang serta tanggung jawabnya menurut kedudukan mereka agar pekerjaan bisa berjalan dengan efektif dan efesien.
Setiap perusahaan atau organisasi pasti memiliki struktur organisasi perusahaan didalamnya. Lalu seperti apakah gambaran struktur organisasi dalam sebuah perusahaan? Untuk apa ada struktur dalam sebuah perusahaan? Dan apa saja tugas dan peran masing-masing posisi? Untuk mengetahui lebih detil mari baca artikel ini.
Perusahaan dapat bergerak secara efektif dan efisien jika setiap bagian dalam perusahaan befungsi secara optimal sesuai dengan fungsinya. Maka pemimpin suatu perusahaan harus berusaha untuk membagikan tugas dan menempatkan semua sumber daya manusianya dalam posisi yang tepat. Hal ini akan membuat tiap individu memiliki gambaran yang jelas tentang tugas, hak, dan kewajibannya.
Apa Itu Struktur Perusahaan?
Pemimpin perusahaan juga dapat mengetahui dengan mudah bagian mana yang memiliki fungsi yang tidak sesuai. Dengan demikian, akan lebih cepat untuk mengambil sebuah keputusan yang terbaik bagi perusahaan. Pembagian dan susunan tersebut biasa dikenal dengan struktur organisasi perusahaan. Struktur organisasi perusahaan adalah sebuah garis hierarki yang menjelaskan bagian-bagian yang menyusun perusahaan dimana setiap karyawan didalam perusahaan tersebut memiliki posisi dan fungsi masing-masing. Ada lima jenis struktur organisasi perusahaan, yaitu:
Struktur Organisasi Fungsional
Struktur ini susunan organisasinya didasarkan pada fungsi masing-masing. Minimal terdiri dari lima bagian (divisi) utama pada tiap perusahaan. Divisi pertama adalah divisi produksi yang bertugas membuat produk. Kedua adalah divisi pemasaran yang bertugas melakukan promosi dan bertanggung jawab terhadap penjualan. Ketiga ada divisi personalia atau HRD yang bertanggung jawab terhadap SDM diperusahaan. Keempat ada divisi pembelajaran, yang kelima adalah divisi umum.
Struktur Organisasi Usaha
Susunan organisasi yang terdapat pada sebuah perusahaan berskala besar. Struktur organisasi ini didasari oleh adanya pengembangan produk dan riset-riset yang dilakukan oleh perusahaan, sehingga bagiannya menjadi lebih luas.
Struktur Organisasi Proyek
Adalah sebuah susunan organisasi dalam perusahaan yang dibentuk untuk mengerjakan suatu projek perusahaan. Bagian ini bersifat sementara dan akan dibubarkan ketika projek yang dikerjakan sudah selesai.
Struktur Organisasi Matriks
Dibentuk untuk mengerjakan bermacam-macam project yang dikembangkan oleh perusahaan. Pada organisasi ini yang bertanggung jawab langsung adalah vice president, dan dibawahnya barulah ada manajer-manajer projek yang bertugas menyelesaikan projek yang sedang dikerjakan masing-masing.
Struktur Organisasi Tim Kerja
Struktur organisasi ini bersifat temporal karena akan dibentuk saat perusahaan mendapat projek dadakan. Organisasi ini juga biasanya dibentuk untuk kondisi-kondisi yang tak terduga. Susunan ini dibentuk dari karyawan-karyawan yang handal dan bisa menyelesaikan masalah dengan cepat.
Jabatan Dalam Perusahaan
Pada tiap struktur organisasi yang dibentuk tersebut pasti terdapat karyawan-karyawan yang menguasai tugas dan fungsi masing-masing dan dikenal dengan jabatan. Susunan organisasi dalam perusahaan biasanya dibentuk atas kesepatan pemilik perusahaan. Jumlah posisi jabatan dibuat sesuai kebutuhan perusahaan, dan menyesuaikan skala perusahaan juga. Berikut ini gambaran secara umum susunan organisasi yang dibentuk dalam sebuah perusahaan:
- Dewan direksi memiliki tugas untuk memimpin kemana arah perusahaan. Susunan dewan direksi biasanya terdiri dari satu orang direktur utama, 6 orang direktur, dan 3 orang wakil direktur.
- Manajer bertugas untuk memimpin keseluruhan bidang manajerial dibidangnya. Manajer dibagi lagi menjadi beberapa jabatan sesuai dengan kebutuhan perusahaan. Misalnya manajer HRD, yang bertugas mengatur divisi HRD. Manajaer pemasaran yang bertugas mengatur divisi pemasaran.
- Bagian divisi dipimpin oleh kepala divisi yang bertanggung jawan untuk memimpin tugas dari departemen dibawahnya. Ada berbagai departemen atau divisi pada sebuah struktur organisasi perusahaan yang disesuaikan dengan kebutuhan perusahaan tersebut.
- Susunan dibawah ketiga jabatan diatas adalah staf-staf dan para pekerja.
Itulah gambaran umum struktur organisasi pada sebuah perusahaan. Tentunya setiap perusahaan memiliki susunan yang tidak sama, tergantung kebutuhan masing-masing perusahaan.
Detil Tugas Tiap Posisi
Secara umum, direksi terdiri dari satu orang direktur utama, enam orang direktur, dan tiga orang wakil direktur. Tugas utama direksi adalah:
- Menentukan arah dan visi-misi suatu perusahaan. Serta sebagai pimpinan umum yang bertanggung jawab mengelola perusahaan.
- Memegang kekuasaan dan kendali penuh dan bertanggung jawab sebara menyeluruh terhadap perkembangan perusahaan.
- Menentukan kebijakan yang dilaksanakan perusahaan, termasuk juga melakukan penjadwalan seluruh kegiatan perusahaan.
Tanggung jawab direksi adalah mengelola perusahaan sesuai dengan anggaran yang ada. Secara formal direksi biasanya mengadakan tiga kali rapat direksi dalam setahun untuk mengevaluasi kinerja operasional dan keuangan perseoran. Selain itu beberapa pertemuan informal juga diadakan guna membahas hal-hal yang perlu menjadi perhatian perusahaan.
Direktur Utama
- Melakukan koordinasi dan pengendalian segala bentuk kegiatan dibidang administrasi keuangan dan kepegawaian.
- Melaksanakan tugas yang diberikan oleh dewan direksi.
- Membuat rencana untuk mengembangkan sumber pendapatan perusahaan.
- Sebagai perwakilan perusahaan dalam hubungannya dengan pihak luar, seperti perusahaan lain, pemerintah, dan masyarakat.
- Melakukan pengendalian keuangan, mulai dari pendapatan, keuntungan, juga kerugian perusahaan.
- Mengkoordinasikan dan mengendalikan kegiatan pengadaan dan peralatan perlengkapan perusahaan.
- Memimpin seluruh dewan atau komite eksekutif.
- Mempinpin rapat umum untuk memastikan pelaksanaan tata tertib perusahaan, menjelaskan dan menyimpulkan tindakan dan kebijakan, memastikan keadilan untuk seluruh karyawan.
- Melaksanakan tugas tanggung jawab dari direktur perusahaan sesuai dengan standar etika dan hukum.
- Menentukan komposisi dari tiap komite dan sub komite sehingga tercapai keselarasan dan efektivitas.
Direktur
Sebagai pemimpin perusahaan, tugas dan tanggung jawab direktur antara lain:
- Menetapkan prosedur perusahaan pada masing-masing manajer untuk membantu perusahaan mencapai target.
- Menetapkan tujuan, dan visi-misi manajer yang berada dibawahnya.
- Menyusun kebijakan operasional perusahaan untuk jangka pendek.
- Bertanggung jawab untuk pengangkatan, pemberhentian, atau mutasi karyawan.
Direktur Keuangan
Direktur bidang finansial ini memiliki tugas pokok sebagai:
- Menetapkan standar pekerjaan lapangan untuk memastikan dan menjamin tidak adanya kebocoran terkait penggunaan keuangan.
- Pengawas operasional mengenai keuangan perusahaan.
- Memberi pertanggungjawaban dalam tiap kegiatan yang terkait finansial perusahaan.
Direktur HRD atau Personalia
Posisi jabatan ini bertanggung jawab tentang karyawan atau sumber daya manusia disuatu perusahaan, tugasnya adalah:
- Membina pengembangan staff dalam bidang administrasi.
- Mengembangkan sistem perencanaan HRD dan kebijakan pegawai.
- Memenuhi kebutuhan administrasi pegawai.
Manager
Tugas seorang manajer adalah mengeintregasikan berbagai macam hal dalam suatu tujuan yang sesuai dengan visi misi perusahaan. Hal ini dilakukan dengan cara melakukan mekanisme penyesuaian. Tugasnya adalah:
- Membuat rancangan organisasi dan pekerjaan.
- Melakukan seleksi, pelatihan, penilaian, dan pengembangan.
- Menerapkan sistem komunikasi, pengendalian, dan reward.
- Melakukan pengarahan tentang keputusan, kebijaksanaa, supervisi, dan lain-lain.
Manager HRD
Selain manager umum, dalam perusahaan yang berskala besar diperlukan juga personil yang mengurusi bidang-bidang spesifik, salah satunya manager HRD atau personalia. Tugasnya adalah:
- Mengorganisir, perencanaan program & mengendalikan divisi HRD.
- Melakukan proses rekrutmen yang mencakup mencari calon karyawan, interview, dan memilik calon karyawan.
- Menangani seluruh perizinan karyawan.
- Melakukan dan menangani promosi karyawab, mutasi, demosi, dan PHK.
Manager Pemasaran
Jika manager personalia bertanggung jawab dalam urusan personalia, maka manager pemasaran bertugas menangani hal-hal yang terkait promosi dan penjualan bisnis yang dimiliki perusahaan. Manager pemasaran memiliki tanggung jawab untuk:
- Melaporkan hasil kerja kepada direktur secara berkala.
- Bertanggung jawab penuh tentang fungsi dan tugas sebagai kepala bagian pemasaran secara berkala kepada direktur.
- Menetapkan prosedur operasional Informasi yang lebih efisien.
Dalam sebuah perusahaan atau organisasi pasti memiliki struktur organisasi perusahaan, baik itu dalam perusahaan bisnis, dagang, atau perusahaan jenis lainnya. Kesimpulannya adalah, guna sebuah struktur di perusahaan adalah agar perusahaan dapat mencapai tujuannya dengan cara menempatkan setiap karyawan diposisi yang diperlukan.
Struktur organisasi perusahaan sudah tentu bisa dijumpai di setiap lembaga perusahaan. Sebab pada dasarnya struktur organisasi ini didirikan atau disusun dengan tujuan untuk memenuhi apa yang menjaid kepentingan dari sebuah lembaga perusahaan. Jadi pada struktur semacam ini akan ditempatkan beberapa orang yang tentunya berkompeten sesuai dengan bidang tertentu.
Penempatan beberapa orang ini dilakukan oleh pimpinan perusahaan atau oleh pemilik perusahaan. Penempatannya tentu saja didasarkan pada keahlian yang dimilikinya. Maka dengan adanya struktur ini diharapkan agar setiap karyawan bisa diketahui perasnnya dengan jelas oleh pihak perusahaan . Biasanya perusahaan memerlukan bantuan dari tim HR untuk bisa memahami peran setiap anggota perusahaan. Oleh karena itu sebuah struktur organisasi yang ada di perusahaan diharapkan untuk bisa berfungsi denagn baik dan semaksimal mungkin.
Menjelaskan fungsi antarbagian
Fungsi pertama dari adanya struktur organisasi yang ada di sebuah perusahaan yaitu menjelaskan fungsi dari setiap bagian dalam perusahaan. Tentunya di sebuah perusahaan atau lembaga atau organisasi terdapat banyak department atau divisi atau bagian di dalamnya. Misalnya saja bagian personalia dan bagian keuangan atau mungkin juga bagian lainnya. Tiap bagian yang ada di dalam perusahaan ini tentu saja memiliki fungsi yang masing-masing berbeda. Jadi tugas dari tiap bagian ini adalah berbeda.
Demikian pula tiap anggota yanga da di suatu bagian atau divisi pada suatu perusahaan. Tentu saja tiap pekerja juga memiliki fungsi yang berbeda. Maka dari itu diperlukan adanya struktur organisasi untuk mengetahui fungsi dan peran tiap anggota department tersebut. Jadi tiap bagian dalam perusahaan memiliki fungsi yang berbeda antara yang satu dengan yang lain.
Menjelaskan kedudukan tiap anggota
Rupanya struktur organisasi yang bisa dijumpai di tiap lembaga perusahaan itu tidak hanya berfungsi untuk memperjelas fungsi tiap bagain atau divisi dalam perusahaan saja. Tetapi adanya struktur organisasi ini juga dapat memperjelas kedudukan dari setiap anggota perusahaan. Misalnya saja di setiap perusahaan terdapat atasan dan juga bawahan. Atau bisa juga dikatakan bahwa di tiap lembaga terdapat ketua dan juga terdapat pula anggota.
Kedudukan antara pihak atasan dan bawahan ini akan smeakin diperjelas melalui adanya struktur organisasi. Bahkan terkadang kedudukan dari tiap anggota perusahaan ini digambarkan dalam sebuah bagan. Tujuannya adalah untuk semakin memperjelas siapa yang berperan sebagai pimpinan dan siapa pula yang berperan sebagai bawahan.
Memperjelas jalur hubungan
Umumnya jalur hubungan sangat diperlukan dalam suatu lembaga perusahaan. Tentunya jalur hubungan ini sangatlah dibutuhkan di dalam suatu perusahaan terutama untuk mengetahui pekerjaan dan tanggung jawab setiap pekerja atau karyawan. Dengan mengetahui peran dan tanggung jawab dari setiap karyawan di sebuah perusahaan maka jalur penyelesaian suatu pekerjaan juga akan diketahui dengan semakin jelas.
Hal ini akan mempermudah masing-masing anggota dalam suatu perusahaan untuk melakukan penyelesaian pekerjaan. Sebab dalam hal ini setiap pekerja tentunya akan melakukan pekerjaannya dan menyelesaikannya sesuai dengan jalur yang telah ditetapkan oleh perusahaan. Penyelesaian pekerjaan juga akan dilakukan secara lebih efektif sehingga hasil pekerjaan akan menjadi maksimal. Maka bisa dibilang bahwa struktur organisasi yang berlaku di perusahaan akan semakin memperjelas jalur hubungan antara tiap pegawai.
Membentuk tanggung jawab
Jika setiap anggota yang ada di suatu perusahaan tahu dengan jelas mengenai perannya maka berarti tugasnya juga akan dipahami dengan baik. Maka setiap pegawai yang mengetahui dan memahami tugasnya tentu akan memahami tanggung jawabnya pula. Maka pegawai yang ada di perusahaan ini akan selalu berusaha untuk memenuhi tanggung jawabnya tersebut.
Untuk mengingatkan kembali mengenai tanggung jawab dari masing-masing anggota perusahaan maka bisa dibuatlah sebuah struktur organisasi. Melalui adanya struktur organisasi ini diharapkan agar setiap anggota perusahaan dapat semakin menyadari tanggung jawabnya. Demikian seluruh tugas yang dilakukannya tersebut akan dipertanggungjawabkan pada pihak atasan atau pada pimpinannya. Oleh karena itu struktur organisasi haruslah dibuat dengan jelas agar tiap pekerja bisa tahu dengan jelas mengenai bentuk pertanggungjawabannya pada pimpinan.
Mempermudah pembagian pekerjaan
Fungsi terakhir dari adanya struktur organisasi yang disusun di sebuah perusahaan adalah untuk mempermudah pembagian pekerjaan. tentunya di sebuah perusahaan setiap orang atau anggota perusahaan memiliki jabatan. Tiap jabatan yang ada di perusahaan ini dibentuk dengan disesuaikan pada bidang kerja yang dimiliki oleh masing-masing anggota perusahaan.
Jadi setiap anggota perusahaan nantinya diharapkan agar bisa menjalankan tugasnya dengan baik sehingga bisa membantu perusahaan dalam mencapai tujuan. Maka tentunya diperlukan adanya struktur organisasi yang jelas di dalam sebuah perusahaan agar pembagian tugas juga menjadi lebih jelas. Tugas nantinya diharapkan agar dapat dilaksanakan dengan baik dengan disesuaikan pada jabatan dari masing-masing anggota.
Manfaat Struktur Organisasi Perusahaan
Mencapai target perusahaan
Sebuah struktur organisasi perusahaan umumnya disusun dengan maksud untuk mepermudah perusahaan dalam mencapai target atau tujuan. Demikian pula setiap pekerja yang ada di perusahaan dimaksudkan untuk membantu perusahaan dalam mencapai target tersebut. Untuk itu diperlukan struktur organisasi yang di dalamnya terdapat kejelasan mengenai jabatan dan fungsi masing-masing anggota pekerja.
Mempermudah proses perencanaan
Sebuah perencanaan dalamperusahaan tentu harus dilakukan. bahkan perencanaan haruslah dilakukan dengan matang. hal ini bertujuan agar apa yang dijalankan oleh perusahaan bisa sesuai dengan rencana yang telah ditetapkan di awal. Maka nantinya pencapaian tujuan perusahaan bisa dicapai dengan lebih mudah. Untuk itu diperlukan struktur organisasi agar penyusunan rencana bisa dilakukan dengan semakin jelas. Sebab pada struktur organisasi terdapat peran dan jabatan dari setiap pegawai perusahaan. Maka setiap perencanaan yang berhubungan dengan nmasing-masing pekerja bisa disusun agar nantinya setiap tugas bisa dijalankan secara efektif.
Membantu pembuatan job description
Setiap anggota perusahaan tentu memliki peran dan tugas serta tanggung jawab masing-masing. Maka dengan adanya struktur organisasi perusahaan tentunya pembuatan job description dari masing-masing pekerja bisa semakin jelas. Perusahaan bisa menetapkan apa yang harus dikerjakan oleh seorang pegawai sesuai dengan jabatan dan perannya di dalam perusahaan. Selain itu job description dari masing-masing anggota perusahaan juga akan dibuat berbeda dengan menggunakan struktur organisasi sebagai bahan acuan.
Pemanfaatan Struktur Organisasi Perusahaan
Struktur organisasi perusahaan sudah tentu dimiliki oleh setiapperusahaan. Sebab adanya struktur organisasi ini dapat membantu perusahaan dalam melihat peran dan tanggung jawba masing-masing anggota. Pada akhirnya akan tampak dengan jelas siapa yang menjadi pihak atasan pada perusahaan tersebut.
Hal ini berarti bahwa setiap pekerja akan tahu dengan jelas kepada siapa nantinya mereka mempertanggungjawabkan pekerjaannya. Selain itu setiap anggota perusahaan juga akan mengerti dari mana suatu kebijakan dibuat untuk diberlakukan di perusahaan tersebut. Oleh karena itu struktur organisasi haruslah dibuat dan difungsikan.
Awasi Semua Karyawan Anda
Selain sistem absensi yang tidak terpantau, banyaknya karyawan didalam suatu perusahaan membuat administrasi perusahaan menjadi berantakan dan tidak teratur. Akibatnya file karyawan sulit ditemukan saat dibutuhkan karena penyimpanan file masih berupa kertas fisik / offline. Data karyawan juga berpotensi untuk disalah gunakan akibat penyimpanan file yang tidak rapih dan bebas.
Solusi agar perusahaan dapat lebih memantau tentang kinerja karyawan dan lebih rapih dalam hal administrasi adalah dengan menggunakan JojoTimes. JojoTimes adalah aplikasi dari Jojonomic yang memungkinkan perusahaan memantau waktu checkin absensi karyawan secara real time, melalui smart phone.
Fitur-fitur JojoTimes selain absensi real-time adalah, biometric face recognition dan accurate GPS location yang membuat software ini dapat mendeteksi fraud. Fraud yang dimaksud disini adalah jika karyawan berusaha memanipulasi foto saat check in, waktu check in, beserta lokasinya. Sehingga Anda tidak perlu khawatir lagi ada karyawan yang tidak produktif bekerja untuk perusahaan Anda.