Kriteria sistem penyimpanan apa yang dapat dikatakan baik dalam sebuah kantor?

You're Reading a Free Preview
Pages 5 to 7 are not shown in this preview.

Pengertian Arsip Dan Kearsipan

Arsip dan kearsipan merupakan dua hal yang berbeda, namun kedua kata tersebut sudah sangat sering kita jumpai dalam kegiatan administrasi perkantoran, khususnya pada bidang kearsipan. Lalu apa yang membedakan arti kata keduanya?. Berikut ini akan dijabarkan pengertian Arsip dan Kearsipan.

Pengertian Arsip

Berdasarkan asal usul kata (Etimologis), kata 'arsip' jika ditinjau dari berbagai bahasa adalah sebagai berikut:

1. Bahasa Yunani, arsip disebut archium yang berarti peti untuk menyimpan sesuatu
2. Bahasa Latin, arsip disebut felum (bundel) yang artinya tali atau benang
3. Dalam bahasa Inggris, disebut archieve, artinya kumpulan warkat, record  artinya catatan, dan file yang berarti sekumpulan informasi/warkat.
4. Bahasa Belanda, archief artinya warkat.
5. Dalam bahasa Jerman, disebut archivalen artinya warkat.

Berdasarkan pengertian berbagai bahasa diatas, dapat disimpulkan bahwa arsip adalah setiap catatan yang tertulis, tercetak, atau ketikan dalam bentuk huruf, angka, atau gambar yang mempunyai arti atau tujuan tertentu sebagai bahan komunikasi dan informasi yang terekam pada kertas, kertas film, media komupter, dan lain-lain yang disimpan dalam suatu aturan tertentu sehingga mudah menemukan apabila diperlukan.

Sedangkan Menurut Pasal 1 Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan, Arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara, pemerintahan daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, dan perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara.

Suatu warkat/dokumen baru dapat dikatakan arsip bila memenuhi syarat sebagai berikut:

1. Mempunyai arti
2. Mempunyai kegunaan
3. Disimpan dengan teratur

Pengertian Kearsipan

Sedangkan kearsipan adalah suatu proses kegiatan mulai dari penerimaan, pengumpulan, pengaturan, pemeliharaan, dan penyimpanan warkat menurut sistem tertentu, sehingga saat diperlukan dapat ditemukan dengan mudah dan cepat.

Penyelenggaraan kearsipan dilakukan dengan tujuan sebagai berikut:

1. Agar arsip terpeliharan dengan baik
2. Mudah menemukan kembali arsip yang dibutuhkan dengan cepat
3. Menghindari pemborosan waktu dan tenaga dalam pencariannya
4. Menghemat tempat penyimpanan arsip
5. Menjaga Kerahasiaan arsip
6. Menjaga kelestarian arsip
7. Menyelamatkan arsip yang berisi informasi penting baik bagi perusahaan, masyarakat, atau negara.

Untuk menyimpan arsip dapat dilakukan dengan menggunakan sistem penyimpanan arsip yang sudah dikenal secara luas, terdapat lima jenis penyimpanan arsip, sistem penyimpanan arsip tersebut meliputi sistem abjad, sistem masalah, sistem nomor, sistem tanggal, dan sistem wilayah.

Pemilihan Sistem Penyimpanan Arsip Yang Sesuai

Setiap kantor/instansi ruang lingkup pekerjaanya tidak akan sama dengan kantor yang lain. Jenis surat yang di urus pun beragam, sesudai dengan dengan bidang pekerjaan yang dilakukan. Contohnya, arsip-arsip di departemen Kesehatan pasti akan berbeda dengan arsip di departemen Pendidikan. Arsip di Perusahaan swasta akan berbeda dengan arsip di lingkungan sekolah.

Bahkan dalam suatu kantor yang mempunyai bagian-bagian/unit kerja berbeda juga tidak sama jenis arsipnya, ada unit kepegawaian, pemasaran, produksi, keuangan, dan lain sebagainya, pasti akan berbeda meskipun pada perusahaan yang sama.

Sistem penyimpanan arsip dikatakan baik apabila memenuhi kriteria-kriteria berikut ini.

• Mudah dilaksanakan dan digunakan
• Hemat tenaga dan peralatan
• Hemat waktu dan biaya
• Sederhana
• Fleksibel dan mudah dikembangkan
• Sesuai dengan fungsi dan tugas pokok organisasi

Seperti telah diterangkan sebelumnya, pada dasarnya semua sistem penyipanan arsip sama baiknya. Namun tidak ada salahnya kita simak hal berikut sebelum memilih sistem penyimpanan arsip yang akan digunakan.

1. Sistem abjad cocok digunakan untuk kriteria berikut ini.

• Arsip yang ditangani menyangkut tentang kepegawaian. Arsip kepegawaian ini lebih mudah dan lebih sering dicari berdasarkan nama pegawai. Contoh: unit kepegawaian
• Untuk menyimpan arsip nama pelanggan atau nama keanggotaan. Contoh: Perpustakaan, Bank.

2.  Sistem subjek cocok digunakan apabila

• Kantor/instansinya besar, baik dari segi gedungnya maupun dari ruang lingkup pekerjaanya,

• Sistem pengelolaan kearsipan yang digunakan oleh suatu instansi/kantor adalah sentralisasi (terpusat) dan campuran. Kantor instansi yang menggunakan sentralisasi dalam pengelolaan kearsipan berarti semua surat baik aktif maupun in aktif dikelola oleh suatu unit kearsipan sebagai pusatnya. Dengan demikian surat-surat yang dikelola tentunya merupakan surat-surat yang beraneka ragam. Misalnya, ada arsip tentang unit kepegawaian, keuangan, pemasaran, dan sebagainya.  Tetapi jika menggunakan sistem desentralisasi, sistem subjek kurang sesuai, karena setiap unit kerja menangani arsipnya sendiri-sendiri, dan arsip yang dikelolanya adalah menyangkut unit kerjanya saja. Misalnya bagian kepegawaian hanya mengurus tentang arsip kepegawaian saja.

3. Sistem Tanggal

cocok digunakan, apabila menyangkut masalah keuangan, karena pada umumnya pencatatan keuangan dilakukan berdasarkan transaksi yang terjadi setiap hari, setiap bulan, setiap tahun, dan sebagainya. sehingga bukti-bukti juga disusun secara berurutan berdasarkan tanggal. Contoh: Bagian keuangan.

4. Sistem Wilayah cocok digunakan apabila.

• suatu perusahaan mempunyai kantor cabang di berbagai daerah. Contoh: perusahaan transportasi dan Bank.
• suatu perusahaan mempunyai bidang-bidang tugas yang berkaitan dengan luar negeri. Contoh: perusahaan ekspor-impor.
• suatu perusahaan yang mempunyai daerah pemasaran yang cukup luas di seluruh daerah. Contoh: Kantor pos, Jasa titipan kilat, dan sebagainya.

5. Sistem Nomor cocok digunakan apabila suatu kantor yang penanganan suratnya banyak menggunakan nomor identitas sebagai suatu ciri atau tanda yang melekat pada suatu nama.
contoh:

1. Rumah Sakit            : No. Identitas pasien
2. Kantor Pos              : No. Kode Pos
3. Bank                       : No. Rekening
4. Perguruan Tinggi      : No. Induk Mahasiswa
5. PLN                        : No. Rekening Listrik

Namun demikian, banyak juga perusahaan atau kantor-kantor swasta dan pemerintah menggabungkan sistem penyimpanan arsip yang satu dengan yang lain. Hal demikian tidak menjadi masalah, asalkan dengan adanya penggabungan sistem tersebut dapat membuat penyimpanan dan penemuan kembali arsip dilakukan lebih mudah dan lebih cepat. Contoh:

Sistem subjek digabung dengan sistem abjad

• Subjek utama dan sub subjek terdiri dari nama subjek, tapi sub-sub subjek terdiri dari nama orang.

 Sistem subjek digabung dengan sistem tanggal

• Subjek utama dan sub subjek terdiri dari nama subjek, tetapi sub-sub subjek terdiri dari tanggal surat.

Sistem tanggal digabung dengan dengan sistem abjad

• Arsip mula-mula disusun berdasarkan tahun dan bulan. Arsip pada bulan tersebut kemudian disusun berdasarkan nama-nama korespondensi.

Page 2

Video yang berhubungan

Kearsipan atau filling system merupakan suatu rangkaian kerja yang teratur, mulai dari proses penciptaan, penerimaan, pengumpulan, pengaturan, pengendalian, pemeliharaan dan perawatan serta penyimpanan suatu dokumen menurut sistem tertentu sehingga saat diperlukan arsip tersebut dapat ditemukan dengan cepat dan tepat. Saat dibutuhkan, suatu arsip dapat ditemukan dengan cepat dan tepat. Bila arsip-arsip tersebut tidak bernilai guna lagi, maka harus dimusnahkan.

Kearsipan atau filling system memegang peranan penting dalam efektifitas kegiatan dalam sebuah perusahaan atau suatu organisasi. Yakni sebagai sumber informasi dan sebagai sumber referensi bagi suatu perusahaan organisasi. Mengingat arti pentingnya kearsipan atau filling system, pemerintah Indonesia bahkan menaruh perhatian yang cukup besar terhadap kearsipan. Hal ini dapat terlihat dengan adanya peraturan dan perundangan yang mengatur tentang kearsipan Nasional.

TUJUAN PENYIMPANAN ARSIP
Sistem penyimpanan arsip yang baik bertujuan untuk:

Agar arsip dapat disimpan dan ditemukan kembali dengan cepat dan tepat.Menunjang terlaksananya penyusutan arsip dengan efektif dan efisien.Untuk menjadikan setiap record tersebut lebih mudah dicari apabila dibutuhkan untuk referensi.Menjaga bahan-bahan arsip itu, agar setiap historis dari perusahaan maupun individu dapat ditempatkan di suatu tempat tertentu, baik dalam kelompok, subyek, daerah, maupun bersamaan.Memudahkan pencarian arsip, jika sewaktu-waktu diperlukan.Untuk lebih mengembangkan atau lebih menguntungkan apabila bahan arsip itu ditempatkan secara permanen demi untuk kelancaran tugas perusahaan atau kantor selama waktu arsip tersebut digunakanPERALATAN PENYIMPANAN ARSIP

Berikut ini peralatan yang dibutuhkan untuk membuat penyimpanan arsip lebih efektif:

Map Arsip/ Folder – yaitu lipatan yang terbuat dari kertas tebal atau plastik yang digunakan untuk menyimpanan arsip atau surat-surat. Map arsip dibagi menjadi beberapa macam, antara lain sebagai berikut:Stopmap folio (map berdaun)Snelhechter (map berpenjepit)Brief Ordner (map besar berpenjepit)Portapel (map bertali)Hanging Folder (map gantung)Sekat Petunjuk/ Guide – yaitu lembaran kertas tebal atau karton yang digunakan sebagai penunjuk dan atau sekat/pemisah dalam penyimpanan arsip.Lemari arsip atau Filing Cabinet – Lemari arsip merupakan sebuah lemari besi khusus yang digunakan untuk menyimpan dokumen-dokumen penting sebuah organisasi atau perusahaan, agar terhindar dari berbagai kerusakan yang mungkin terjadi seperti pencurian, kebakaran, serangga, dll. lemari arsip ada juga yang terbuat dari bahan logam, besi atau kayu. Gunakan lemari arsip besi yang memiliki kuat, aman serta memiliki ketahanan terhadap bahaya kebakaran, pencurian dan pembongkaran sangat disarankan untuk penyimpanan dokumen-dokumen berharga dan confidential. harga lemari arsip atau harga lemari arsip besi tergantung dari bahan dasar pembuatannya dan kualitas lemari arsip itu sendiri.Rak ArsipRak arsip merupakan lemari arsip tanpa pintu, digunakan unutk tempat menyimpan arsip yang disusun secara lateral (menyamping). Terdapat rak arsip kayu dan rak arsip besi Arsip-arsip yang akan disimpan di rak file atau rak arsip, terlebih dahulu dimasukkan ke dalam ordner atau kotak arsip. Ordner atau kotak arsip ditempatkan di rak arsip sehingga tampak punggung dari ordner atau kotak arsip, yang berguna untuk menepatkan label atau judul dari arsip yang ada di dalamnya. rak arsip dikenal juga sebagai rak file atau rak dokumen dan harga rak arsip besi atau harga rak arsip kayu tentu disesuaikan dengan kualitas rak arsip itu sendiri.Kotak/ Almari Kartu/ Card CabinetAdalah tempat penyimpanan kartu kendali, kartu indeks dan lain-lain sehingga penyimpanannya terartur dan rapi dan mudah untuk ditemukan kembali.Tickler FileKotak yang terbuat dari kayu atau besi baja untuk menyimpan arsip membentuk kartu atau lembaran yang berukuran kecil, seperti lembar pinjam arsip, atau kartu-kartu lain yang memiliki jatuh tempo. Namun demikian, ticler file bisa saja diguanakan untuk menyimpan kartu nama atau kartu perpustakaan. Di bagian dalam tickler file dilengkapi juga dengan guide atau pembatas. Tickler file berfungsi sebagai alat pengingat bagi petugas arsip.Kotak Arsip/ File BoxAdalah alat yang digunakan untuk menyimpan arsip yang terlebih dahulu dimasukkan ke dalam folder/ map arsip.Rak Sortir – adalah alat yang digunakan untuk memisah-misahkan surat yang diterima, diproses, dikirimkan atau untuk menggolong-golongkan arsip sebelum disimpanTATA CARA PENYIMPANAN ARSIPHorizontal Filing (Flat Filing)Penyimpanan atau pempatan arsip atau dokumen atau map yang dilakukan mendatar (horizontal). Dokumen atau arsip dimasukkan dalam stofmap atau snelhechter kemudian ditumpuk ke atas, disusun secara mendatar/ horizontal dari bawah ke atasVertikal FilingPenempatan atau penyimpanan arsip atau dokumen atau map dilakukan secara tegak lurus (vertikal). Dokumen atau arsip dimasukkan dalam folder (map arsip) kemudian diletakkan berdiri atau tegak memanjang (sisi panjang arsip sejajar dengan lipatan folder atau map) dan disusun berurutan dari depan ke belakang.Lateral FilingPenempatan atau penyumpanan arsip atau dokumen atau map dilakukan secara berdiri (lateral) di mana arsip disusun berderet menyamping. Arsip atau dokumen dimasukkan dalam snelhechter atau brief ordner kemudian diletakkan berdiri dengan punggung di depan.

 SISTEM PENYIMPANAN ARSIP

Penyimpanan arsip dapat menggunakan sistem penyimpanan arsip sebagai berikut:

Sistem Abjad (Alphabetical Filing System)

Sistem penerimaan, penyusunan, penyimpanan, penggunaan, pemeliharaan dan penemuan kembali dokumen, surat atau warkat berdasarkan urutan abjad.

Keuntungan penyimpanan secara alpabetis:

Dapat langsung menempatkan berkas pada tempat penyimpanannya.Petunjuk penataan berkas sederhana dan mudah dipahami.Kesalahan berkas mudah dicek ditempat berkas dengan abjad yang sama.Peralatan dan perlengkapan yang diperlukan sangat sederhanaBiaya pelaksanaannya lebih murahDengan penggunaan warna dalam pengkodean, kesalahan/penempatan berkas akan mudah diketahui.Sistem nama mudah diingat.

Kerugian penyimpanan secara alpabetis;

Ada kemungkinan salah penempatan berkas jika tidak mengikuti aturan secara konsistenKemungkinan adanya kesamaan nama sehingga membingungkan.Mudah mengubah beberapa alpabet dalam surat, sehingga serangkaian pemberkasan menjadi tidak sesuai aturan.Penambahan berkas dapat menyebabkan masalahPemberian label pada folder memakan banyak tenaga.

Sistem Tanggal (Chronological Filing System)

Sistem penerimaan, penyusunan, penyimpanan, penggunaan, pemeliharaan dan penemuan kembali dokumen, surat atau warkat berdasarkan tanggal, hari, bulan/tahun tanggal dijadikan kode surat.

Kelebihan dari sistem tanggal:

Cocok untuk unit pengolah yang kegiatannya berkaitan dengan tanggal jatuh tempo.Sederhana dan mudah diterapkan karena tanpa klarifikasi.

Kekurangan dari sistem tanggal:

Terjadi kesulitan dalam penemuan kembali bila pinjaman menyebutkan perihal arsip.Sering terjadi kelalaian atau lupa dengan tanggal surat terutama tanggal penyimpanan.

Sistem Nomor (Numeric Filing System)

Sistem penerimaan, penyusunan, penyimpanan, penggunaan, pemeliharaan dan penemuan kembali dokumen, surat atau warkat berdasarkan kode nomor atau angka sebagai pengganti dari nama orang atau nama badan.

Kelebihan dari sistem nomor :

Tidak membutuhkan daftar klasifikasi.Sangat fleksibel dan cocok untuk unit pengolah yang melayani masyarakat banyak.Tidak ada arsi yang memiliki kode yang sama.

Kekurangan dari sistem nomor :

Tidak ekonomis dan sulit mencari arsip bila tidak ingat kodenya.
Sistem Wilayah (Geographic Filing System)

Sistem penerimaan, penyusunan, penyimpanan, penggunaan, pemeliharaan dan penemuan kembali dokumen, surat atau warkat berdasarkan daerah/wilayah surat yang diterima.

Kelebihan dari sistem wilayah

Pemberkasan langsung dapat dilakukan tanpa rujukan ke indeks.Penentuan tempat berkas secara cepat dilakukan apabila orang yang memerlukannya mengetahui subyek yang dibahas.Dapat diketahui dan diperoleh informasi untuk masing-masing daerah berdasarkan berkas yang disusun.Perkiraan aktifitas berkas dapat segera diketahui apabila berkas dapat ditambah, dikurangi, atau disusun kembali dengan mudah.

Kerugian dari sistem wilayah:

Perlu kerja tambahan karena pemakain harus menyusun dua berkas, yaitu berkas berdasarkan wilayah dan berkas berdasarkan kartu indeks.Bila badan perorangan atau badan memiliki dua alamat, maka manajer arsip harus menyusun berkas kedua alamat tersebut.salah pemberkasan dapat terjadi karena ada dua nama yang sama atau nama jalan yang sama yang terletak di satu daerah atau beberapa daerah tertentu.

Sistem Subyek/ Pokok Masalah (Subject Filing System)

Sistem penerimaan, penyusunan, penyimpanan, penggunaan, pemeliharaan dan penemuan kembali dokumen, surat atau warkat berdasarkan kepada isi dari dokumen yang bersangkutan. Sedangkan yang dimaksud dengan pengelolaan arsip sistem pokok masalah adalah tata cara penyimpanan dan penemuan kembali arsip (arsip surat masuk maupun surat keluar) berdasarkan subyek atau pokok masalah /perihal dari arsip itu.

Kelebihan dari sistem pokok masalah/subyek :

Pokok masalah/perihal mudah diingat.Dapat diterapkan untuk semua jenis organisasi.FleksibelBila peminjam lupa menyebutkan pokok masalah, dapat menyebutkan tujuan/asal surat.

Kekurangan dari sistem pokok masalah/subyek:

Dibutuhkan SDM yang berpengetahuan tinggi dalam menentukan pokok permasalahan.
Pastikan selalu gunakan lemari arsip berkualitas tinggi untuk memaksimalkan tempat arsip dokumen yang efektif, aman dan efisien. Untuk mengetahui lebih detail mengenai system penyimpanan arsip yang benar, Anda dapat membaca buku tentang kearsipan atau buku kearsipan terbaru