Kali ini saya akan membahas fitur IMPORTRANGE pada Google Spreadsheet. Fungsi IMPORTRANGE Google Sheets adalah satu-satunya cara untuk mengintegrasikan data antar spreadsheet tanpa add-on pihak ketiga di Google Spreadsheet. Untuk pengguna spreadsheet yang berpengalaman, ini adalah formula yang mudah, tetapi perlu banyak perhatian. Bagi yang tidak berpengalaman, itu bisa membingungkan.
Saya secara pribadi sangat menyukai menggunakan IMPORTRANGE guna kolaborasi data antar unit di tempat saya bekerja. Jadi kita tidak perlu fokus pada satu Google Sheets saja, melainkan kita bisa menggunakan beberapa Google Sheets agar data bisa lebih mudah di olah oleh tiap-tiap unit.
Cara Kerja IMPORTRANGE Dasar
Seperti yang sudah saya singgung tadi pada awal artikel ini, IMPORTRANGE adalah satu-satunya fitur yang memudahkan kita mengintegrasikan data antar spreadsheet.
Syntax
IMPORTRANGE(url_spreadsheet; string_rentang)
Keterangan syntax :
- url_spreadsheet - URL spreadsheet tempat asal data yang akan diimpor.
- Nilai untuk url_spreadsheet harus diapit dengan tanda kutip atau berupa referensi ke sel yang berisi URL spreadsheet.
- string_rentang - String, dengan format "[sheet_name!]range" (misalnya "Sheet1!A2:B6" atau IMPORTRANGE("//docs.google.com/spreadsheets/d/1Hh2grfB6rp9OQ2yAIu3S5YF_CCFJGwyqPGveABlOZKg/edit"; "World Cup!A1:D21")0) yang menentukan rentang yang akan diimpor.
Untuk lebih jelasnya nanti kita akan buatkan contoh penggunaan realnya.
Contoh Penggunaan (dasar)
IMPORTRANGE("//docs.google.com/spreadsheets/d/1Hh2grfB6rp9OQ2yAIu3S5YF_CCFJGwyqPGveABlOZKg/edit"; "World Cup!A1:D21")
Berdasarkan pengalaman saya untuk Url itu bisa hanya ditulis kode unik dibelakangnya saja seperti :
IMPORTRANGE("1Hh2grfB6rp9OQ2yAIu3S5YF_CCFJGwyqPGveABlOZKg"; "World Cup!A1:D21")
Jadi tidak harus kita menuliskan semua Url tersebut namun bisa lebih ringkas seperti itu untuk tingkat lanjut bahkan bisa dituliskan di sheet lain dan kita panggil berdasarkan sheet tersebut, mungkin lain kali akan kita buatkan artikelnya untuk tingkat lanjut ya.
Jadi IMPORTRANGE("//docs.google.com/spreadsheets/d/1Hh2grfB6rp9OQ2yAIu3S5YF_CCFJGwyqPGveABlOZKg/edit"; "World Cup!A1:D21")1 ini merupakan kode unik spreadsheet yang membuat setiap spreadsheet berbeda-beda.
Penulisan IMPORTRANGE
Beberapa catatan berikut ini harus kamu perhatikan agar IMPORTRANGE dapat befungsi :
- Spreadsheet harus diberi izin secara eksplisit untuk mengambil data dari spreadsheet lain menggunakan IMPORTRANGE. Pengguna akan diminta untuk memberikan izin saat sheet tujuan mengambil data dari sumber sheet baru untuk pertama kalinya. Setelah akses diberikan, setiap editor pada spreadsheet tujuan dapat menggunakan IMPORTRANGE untuk mengambil dari bagian spreadsheet sumber mana pun. Akses akan tetap berlaku sampai pengguna yang diberi akses dihapus dari sumbernya.
- Jika data yang ingin Anda impor terlalu besar, Anda mungkin mendapatkan error.
Perhatikan gambar berikut :
Untuk akses pertama kalinya kamu harus memberi izin untuk mengakses file tersebut, kamu tidak akan bisa melakukan import jika kamu tidak memilik akses pada sebuah spreadsheet tersebut.
Rumus seharusnya pada gambar diatas adalah seperti berikut :
=IMPORTRANGE("1EwytmeUINg73MPx3cHROUElf7N1Fl7GpUYluNp7sGRA";"2.0 Importrange!A1:D6")
Hasil final dari rumus IMPORTRANGE tersebut adalah:
Saran saya jika kamu tidak terlalu familian menggunakan rumus, tinggal copy paste saja form contoh rumus yang saya contohkan di blog ini, terus ganti saja part-part yang diperlukan.
Rumus Gabungan IMPORTRANGE
Pada beberapa kondisi kita memerlukan untuk import data dari beberapa spreadsheet yang memiliki kolom yang sama namun kita ingin agar data itu bisa kita olah menjadi satu data, kita memerlukan rumus khusus untuk menggabungkan sheet tersebut menjadi satu sheet.
Rumus gabungannya akan terlihat seperti berikut :
={IMPORTRANGE("1EwytmeUINg73MPx3cHROUElf7N1Fl7GpUYluNp7sGRA";"2.0 Importrange!A1:D6");
IMPORTRANGE("1EwytmeUINg73MPx3cHROUElf7N1Fl7GpUYluNp7sGRA";"2.0 Importrange!F2:I6")}
Pada rumus tersebut ada kurung kurawal itu yang penting untuk menggabungkan dua rumus tersebut dan bisa dipanggil di satu waktu. Hasil menggunakan rumus tersebut adalah sebagai berikut :
Kamu bisa klik pada gambar kalau dirasa tulisannya tidak terlihat.
Kurang lebih seperti itu saja penggunaan dari fungsi IMPORTRANGE pada Gooel Spreadsheet, fungsi ini akan lebih baik lagi jika digabungkan dengan fung QUERY pada artikel selanjutnya akan kita bahas lebih lanjut.