freepik.com/pch.vector
Ilustrasi ruang lingkup administrasi
KOMPAS.com - Administrasi dapat dikaitkan dengan penyelenggaraan kebijakan di suatu bidang tertentu. Selain itu, administrasi juga dapat menyangkut kegiatan atau usaha di perkantoran.
Diperkirakan, ilmu administrasi sudah ada sejak zaman Bangsa Romawi dan kemudian dibudayakan oleh masyarakat Eropa Barat. Hingga saat ini, ilmu administrasi masih diterapkan di berbagai bidang di Indonesia serta negara lainnya.
Pengertian administrasi
Menurut Mariati Rahman dalam buku Ilmu Administrasi (2017), administrasi merupakan bimbingan, kepemimpinan serta pengawasan usaha terhadap sekelompok orang agar tujuan bersama tercapai.
Dalam buku Pengantar Ilmu Administrasi (2020) karya Alemina Henuk-Kacaribu, disebutkan jika secara etimologis, adminitrasi berasal dari Bahasa Yunani, “administrare”, berarti melayani atau membantu.
Dalam artian sempit, administrasi dapat diartikan sebagai aktivitas tulis menulis atau ketatausahaan. Lebih spesifiknya, administrasi menyangkut kegiatan menerima, mencatat, menghimpun, mengolah, menggandakan, mengirim, menyimpan dokumen atau semacamnya.
Baca juga: Apa Perbedaan Administrasi Negara dengan Administrasi Swasta?
Jika melihat arti luasnya, administrasi bisa didefinisikan sebagai proses kerja sama antar beberapa individu yang dilakukan secara efisien untuk mencapai tujuan bersama yang diinginkan.
Ruang lingkup administrasi
Mengutip dari buku Administrasi Bisnis (2017) oleh Apiaty Kamaluddin, ruang lingkup administrasi berkaitan dengan tugas pelayanan di organisasi atau perusahaan tersebut. Ruang lingkup administrasi meliputi:
- Menghimpun
Adalah kegiatan pencarian serta usaha untuk mendapatkan keterangan atau informasi, yang di kemudian hari siap untuk digunakan. Kegiatan menghimpun ini lebih berfokus pada informasi yang belum pernah didapatkan. - Mencatat
Adalah kegiatan pencatatan berbagai informasi dalam bentuk tulisan dengan memakai peralatan yang disediakan, sehingga hasil catatan tersebut bisa dibaca, dikirim serta disimpan. - Mengelola
Adalah kegiatan mengerjakan dan mengelola berbagai informasi, termasuk menyajikannya dalam bentuk yang bermanfaat. - Mengirim
Adalah kegiatan menyimpan keterangan atau informasi dan kemudian menyebarkannya dari satu pihak ke pihak lainnya. - Menyimpan
Adalah kegiatan meletakkan barang atau menyimpan informasi di tempat yang aman, dengan cara apapun.
Baca juga: 6 Unsur Manajemen
Unsur administrasi
Unsur administrasi merupakan bagian atau unsur yang harus ada dalam setiap kegiatan administrasi.
Jika unsurnya tidak lengkap, maka kegiatan administrasi bisa terganggu atau tidak terlaksanakan dengan baik.
Unsur administrasi dibagi menjadi dua, yaitu unsur pokok dan unsur umum. Berikut penjelasannya:
Artinya unsur yang harus ada atau tidak bisa dihilangkan dalam kegiatan administrasi. Unsur pokok tersebut meliputi:
- Dua orang manusia atau lebih
Unsur pokok yang harus ada dalam administrasi karena setiap manusia membutuhkan bantuan orang lain. Kegiatan administrasi bisa berlangsung dengan baik jika ada dua orang manusia atau lebih yang saling membantu. - Tujuan
Merupakan nilai atau kebutuhan manusia, baik secara jasmani ataupun rohani. Tujuan organisasi atau perusahaan bisa didapatkan jika dua orang manusia atau lebih saling bekerja sama untuk meraih tujuan tersebut. - Tugas dan pelaksanaan
Setiap orang yang terlibat dalam kegiatan administrasi sudah memiliki tugas dan peranannya masing-masing. Mereka harus melaksanakan tugas sesuai dengan bidangnya. - Peralatan dan perlengkapan
Agar kegiatan administrasi berjalan dengan baik dan tujuan organisasi dapat tercapai, setiap orang yang bekerja di dalamnya memerlukan peralatan serta perlengkapan.
Baca juga: Peluang Usaha: Pengertian, Kriteria, Cara, dan Penyebabnya
Artinya unsur ini harus dimiliki di segala bentuk kegiatan administrasi. Unsur umum tersebut meliputi:
- Organisasi
Merupakan kumpulan orang dengan visi, misi dan tujuan yang sama. Adanya kesamaan ini membuat orang di dalam organisasi tersebut bekerja sesuai tugas dan wewenangnya, serta bekerja sama satu sama lain agar tujuannya tercapai. - Manajemen
Dalam pelaksanaan tugas dan wewenang, setiap orang dalam organisasi harus diawasi. Hal ini menjadi salah satu fungsi utama dari manajemen, yaitu fungsi pengawasan. - Komunikasi
Komunikasi sangat diperlukan di bidang apapun, termasuk administrasi. Adanya komunikasi akan mempermudah orang untuk saling bekerja sama, melaksanakan tugas dan mencapai tujuan bersama. - Kepegawaian
Sering juga disebut sumber daya manusia. Kepegawaian mencakup pencarian, penempatan serta penggunaan tenaga manusia dalam sebuah kegiatan administrasi. Kepegawaian juga mencakup pelatihan serta analisis dan klasifikasi jabatan. - Keuangan
Sering disebut administrasi keuangan. Bidang ini berfokus pada tugas penganggaran belanja, pembukuan, pemeriksaan atau auditing serta pekerjaan di ranah keuangan lainnya. - Perbekalan
Adalah perlengkapan, persediaan, logistik serta urusan rumah tangga. Bidang ini sering juga disebut administrasi perlengkapan. Fokus tugasnya ialah pembelian, persediaan, klasifikasi serta strandarisasi alat dan pengendalian harta benda. - Ketatausahaan
Merupakan kegiatan perencanaan, pengadaan, pengiriman serta penyimpanan berbagai informasi yang diperlukan dalam kerja sama. Ketatausahaan bisa menyangkut administrasi perkantoran, manajemen perkantoran, tata persuratan, arsip, sekretaris, dan lainnya. - Hubungan masyarakat
Perusahaan atau organisasi butuh interaksi baik dengan publik serta pelanggan, agar mendapat dukungan baik. Hubungan masyarakat juga sering dikenal dengan public relation dan advertising (iklan untuk promosi).
Baca juga: Logistik: Pengertian, Tujuan, Manfaat, Kegiatan dan Sistemnya
Dapatkan update berita pilihan dan breaking news setiap hari dari Kompas.com. Mari bergabung di Grup Telegram "Kompas.com News Update", caranya klik link //t.me/kompascomupdate, kemudian join. Anda harus install aplikasi Telegram terlebih dulu di ponsel.Baca berikutnya
36. Yang termasuk unsur-unsur administrasiperkantoran adalah...a. gedungb.lokasi kantorc.tata usahad. interiore.mesin-mesin kantor37. Keseluruhan ruangan dalam suatu bangunanyang didalamnya dilaksanakan kegiatan tatausahaataudilakukankegiatan-kegiatanmanajemen dan berbagai tugas dinas lainnyayaitu pengertian...a. kantorb. saranac.fasilitas kantord.lokasi kantore.faktor keamanan38.Berikut ini yang termasuk kegiatan kantor adalaha. perwakilanb. keuanganc. perbekaland.tata hubungane.perencanaan kantor39.Berikut ini yang tidak termasuk perabotan kantoradalah...a. mejab. kursic. rakd. lacie.tinta printer40.Penerangan, ventilasi, plafon, jendela, dan hiasankantor merupakan contoh....a.mesin-mesin kantorb.peralatan kantorc.perbekalan kantor
d. interiore.perabotan kantor41. Rangkaian perbuatan mengadakan, mengaturpemakaian, mendaftar, memelihara, sampaimenyingkirkan segenap perlengkapan yangsudah tidak diperlukan dalam usaha kerja samadisebut...a. manajemenb. perbekalanc. kepegawaiand. keuangane. pengorganisasian42. Berikut ini yang tidak termasuk unsur-unsuradministrasi perkantoran adalah...a. keuanganb. perbekalanc.perencanaan perkantorand. perwakilane. kepegawaian43.Petugas pengirim barang mengantar barang yangdikirim ke rumah-rumah dan mencatatpenerimanya.Merupakancontohdarikarakteristik administrasi bersifat...a. pelayananb.terbuka dan luasc. organisasid.kerja samae.adanya sekelompok orang44. Rangkaian perbuatan menyusun suatu krangkaorganisasi yang menjadi wadah atau tempat bagisetiap kegiatan dalam usaha kerja sama mencapaitujuan yang telah ditentukan disebut...a. perwakilanb. manajemenc. keuangand. pengorganisasiane.tata usaha45. Faktor yang perlu diperhatikan dalammenentukan lokasi kantor adalah...a.faktor keamananb.faktor lingkunganc.faktor hargad.faktor pengawasane.a, b, dan c benar46.Berikut ini yang tidak termasuk kegiatan kantoradalah...a.perencanaan perkantoranb.pengorganisasian perkantoranc.pengarahan perkantorand.pengawasan perkantorane.tata hubungan47. Suatu kegiatan untuk meningkatkan efektivitasdan efesiensi kerja secara maksimal sesuaidengan target dan sasaran yang telah ditentukanserta untuk mencapai lingkungan kerja yangsehat dan dinamisadalah...a.pengawasan keuanganb.pengawasan perkantoranc.pengawasan lokasi kantord.pengarahan perkantorane.perencanaan perkantoran48. Ada berapakah karakteristik administrasi yangperlu dipahami...a. 6b. 2c. 10d. 8e. 7
49.Karakteristik adalah sinonim atau persamaan darikata karakter, watak, dan sifat. Hal inidikemukakan oleh...a. Gibsonb.J. P. Chaplinc. Herryd. Wiliee. Terry50. Petugas pos melayani orang yang akanmelakukan pengiriman surat. Contoh tersebutpekerja kantor bersifat...a. pelayananb. terbukac. luasd. kerjasamae.sekelompok orang
End of preview. Want to read all 7 pages?
Upload your study docs or become a
Course Hero member to access this document