Bagaimana Anda meminimalkan dan memaksimalkan di google sheets?

Saya suka Google Spreadsheet. Ini memiliki antarmuka yang bersih, mudah untuk berkolaborasi dengan orang-orang dan terintegrasi dengan produk Google lainnya yang saya gunakan setiap hari (seperti Google Analytics dan Google Data Studio). Sangat mudah untuk mulai menggunakan Google Sheets, tetapi tahukah Anda bahwa Google Sheets menawarkan beberapa cara hebat untuk memaksimalkan data Anda?

Kami akan membahas berbagai kiat yang akan membantu Anda menghemat waktu dan melakukan beberapa hal luar biasa, semuanya menggunakan kecanggihan Google Spreadsheet. Mari kita mulai

Dan jika Anda suka, Anda bisa langsung melompat ke tip

Apakah Anda baru memulai? . Ini mencakup fondasi penting

Dapatkan Tips Google Spreadsheet

Terburu-buru? . Dapatkan PDF Tips Google Spreadsheet saya

Unduh Tips Google Spreadsheet

1. Kirim email saat Anda berkomentar

Google Spreadsheet sangat bagus untuk berkolaborasi dengan orang lain – semuanya diperbarui secara waktu nyata, tetapi bagaimana jika Anda perlu memberi tahu seseorang bahwa ada sesuatu yang perlu mereka periksa? . Cukup tambahkan tanda tambah (+) lalu ketikkan alamat email (atau nama) mereka, lalu saat Anda menambahkan komentar Anda, mereka akan menerima email dengan pesan Anda secara otomatis

2. Tambahkan peta panas menggunakan pemformatan bersyarat

Peta panas adalah cara yang bagus untuk menarik perhatian ke data penting di lembar Anda. Anda dapat menyorot nilai, outlier, atau kesalahan tertentu menggunakan pemformatan bersyarat.  

Menerapkan skala warna memungkinkan Anda dengan cepat menyorot nilai yang lebih rendah dan lebih tinggi dalam data Anda. Saya menemukan ini sangat berguna ketika saya menarik data dari Google Analytics sehingga saya dapat dengan cepat mengidentifikasi di mana harus memfokuskan analisis saya

Pelajari lebih lanjut tentang pemformatan bersyarat

3. Terapkan filter

Anda dapat menggunakan filter untuk hanya melihat baris minat dalam sheet. Ini bisa sangat berguna saat Anda bekerja dengan kumpulan data yang lebih besar. Cukup pilih ikon filter (atau pilih 'Filter' di bawah 'Data') dan kemudian Anda dapat mengklik ikon filter di baris kolom pertama lembar Anda dan memilih nilai yang ingin Anda sertakan

Jika Anda menggunakan filter secara teratur, Anda dapat menyimpannya untuk digunakan lagi di masa mendatang. Pilih 'Buat Tampilan Filter Baru' dengan mengeklik ikon filter (atau di bawah 'Data' lalu 'Tampilan Filter')

Pelajari lebih lanjut tentang filter

4. Bersihkan nilai dengan CLEAN dan TRIM

Jika Anda menemukan karakter yang tidak diinginkan di sel Anda, Anda dapat menggunakan fungsi CLEAN untuk menghapus karakter yang tidak dapat dicetak dan fungsi TRIM untuk menghapus spasi putih dari awal dan akhir sel

Pelajari lebih lanjut tentang fungsi CLEAN dan TRIM

5. Lindungi data dalam sel

Jika banyak orang yang mengerjakan sebuah sheet, Anda mungkin ingin mengunci beberapa data untuk mencegah kesalahan. Anda dapat mengunci lembar dan bahkan sel individual sehingga data tidak berubah secara tidak sengaja

Jika Anda tidak ingin mengunci sel sepenuhnya, Anda juga memiliki opsi untuk menampilkan peringatan sebelum diedit

6. Validasi data dalam sel

Anda dapat memastikan bahwa sel tertentu hanya berisi data yang dipilih dengan menerapkan validasi data ke lembar Anda. Misalnya, Anda dapat menyetel validasi agar sel tertentu hanya berisi angka atau bahkan nilai dari daftar yang sudah ditentukan sebelumnya

Menyetel daftar nilai yang telah ditentukan sebelumnya juga akan membuat pemilih drop-down tersedia di dalam sheet

7. Integrasikan dengan Google Formulir

Setelah mengumpulkan respons menggunakan Google Formulir, Anda dapat menggunakan Google Spreadsheet untuk menganalisis dan memvisualisasikan data Anda.  

Untuk mengirim data ke dalam Google Sheets, pilih 'Respons' di dalam formulir dan kemudian klik ikon Google Sheets untuk mengirimkan tanggapan yang ada (dan yang akan datang) ke dalam sebuah sheet

8. Sisipkan bagan dari Google Sheets ke Google Doc

Setelah Anda membuat bagan di dalam Google Sheets, Anda dapat memasukkannya ke Google Doc. Di dalam dokumen, pilih 'Sisipkan', lalu 'Bagan', lalu 'Dari Lembar'

Ini dapat menghemat banyak waktu karena Anda dapat memperbarui bagan di dokumen untuk mencerminkan setiap perubahan yang Anda buat di Google Spreadsheet. Yang perlu Anda lakukan hanyalah mengeklik 'Perbarui' di dokumen dan selesai

9. Impor data dari situs web atau umpan RSS

Anda dapat menggunakan berbagai fungsi untuk mengimpor data ke lembar Anda dari situs web dan umpan RSS, termasuk

• ImportHTML untuk mengimpor tabel dan daftar HTML

• ImportFeed untuk mengimpor entri RSS

• ImportData untuk mengimpor file CSV berbasis web

• ImportXML untuk mengimpor bagian khusus halaman web yang dapat Anda identifikasi dengan Xpath

Misalnya, ini adalah impor dari semua peluncuran SpaceX dari Wikipedia

10. Mengubah kapitalisasi dalam sel

Anda dapat mengkapitalisasi huruf pertama di setiap kata menggunakan fungsi PROPER. Ini berguna jika Anda perlu membersihkan nilai agar konsisten

Sebagai alternatif, Anda dapat menggunakan fungsi LOWER untuk membuat semua huruf menjadi huruf kecil

11. Terjemahkan teks

Jika lembar Anda berisi sel yang menggunakan bahasa berbeda, Anda dapat menggunakan fungsi GOOGLETRANSLATE untuk menerjemahkan nilai secara otomatis ke bahasa lain.  

Pelajari lebih lanjut tentang fungsi GOOGLETRANSLATE

12. Pisahkan nama dan data lainnya

Jika Anda pernah menemukan bahwa Anda perlu membagi data yang terkandung dalam satu sel menjadi beberapa sel, maka Anda dapat menggunakan opsi 'pisah teks menjadi kolom' (yang akan Anda temukan di bawah 'Data'). Ini dapat berguna jika Anda perlu membersihkan data, misalnya, jika Anda perlu membagi nama depan dan belakang menjadi kolom terpisah di lembar Anda

13. Periksa alamat email yang valid

Jika Anda memiliki daftar email dan ingin memastikan bahwa mereka telah menggunakan struktur alamat email yang valid, Anda dapat memeriksanya menggunakan Google Sheets. Itu tidak akan memeriksa apakah email Anda akan terkirim, tetapi ini akan membantu mengidentifikasi alamat email apa pun yang akan terpental (seperti yang tidak memiliki '@' atau '. com’)

Pelajari lebih lanjut tentang fungsi ISEMAIL

14. Meringkas data dengan cepat

Jika Anda mencari cara cepat untuk meringkas data, maka SUMIFS dan COUNTIFS bisa menjadi pilihan yang baik, karena memungkinkan Anda menentukan beberapa kriteria. Misalnya, Anda dapat menjumlahkan semua angka pada nilai tertentu atau menghitung jumlah baris yang berisi string atau nilai tertentu

Pelajari lebih lanjut tentang SUMIFS dan COUNTIFS

15. Impor data dari sheet lain

Alih-alih memelihara data dalam beberapa lembar, Anda cukup mengimpor data dari satu lembar ke lembar lainnya. Ini juga berarti bahwa Anda hanya perlu memperbarui data di satu tempat (dan bukan beberapa lembar) yang dapat menghemat banyak waktu

Pelajari lebih lanjut tentang fungsi IMPORTRANGE

16. Visualisasikan data dengan grafik mini

Anda dapat dengan mudah menambahkan grafik mini ke lembar Anda untuk melihat tren dalam data Anda dengan cepat. Ini bisa sangat berguna jika Anda membandingkan data (seperti metrik dari Google Analytics) atau jika Anda ingin mengubah lembar Anda menjadi dasbor

Pelajari lebih lanjut tentang fungsi SPARKLINE

17. Buat kode QR

Barcode adalah cara yang berguna untuk melacak berbagai hal, seperti memeriksa orang-orang di sesi informasi, konferensi, atau acara. Dan Anda dapat dengan cepat membuat kode QR di Google Sheets

Contoh ini akan menarik data dari sel A1 untuk membuat kode QR

=GAMBAR("https. //bagan. googleapis. com/chart?chs=200x200&cht=qr&chl="&A1&"")

Saya telah menggunakan metode serupa untuk membuat kode kupon di situs web yang kemudian dapat digunakan orang untuk menukarkan penawaran di toko

18. Visualisasi data cepat

Jika Anda pernah mencari ide baru tentang cara memvisualisasikan data, Anda dapat menggunakan fitur Jelajahi untuk melihat cara yang disarankan untuk menyajikan data Anda

19. Perluas Google Spreadsheet dengan add-on

Ada banyak sekali add-on yang dapat Anda gunakan dengan Google Sheets. Mereka dapat membuatnya lebih mudah untuk menyelesaikan sesuatu dengan cepat. Favorit pribadi saya adalah add-on Google Analytics untuk menarik data ke dalam sheet dan Supermetrics (link afiliasi) untuk menarik data dari platform seperti Facebook, Twitter, dan LinkedIn

20. Pelajari rumus dengan cepat

Google Spreadsheet mempermudah mempelajari rumus saat Anda sedang bekerja. Saat Anda mulai mengetik rumus, Anda akan melihat referensi praktis yang menyertakan detail penting tentang rumus yang Anda tambahkan ke lembar Anda. Mulailah mengetik rumusnya, misalnya, mulailah mengetik =DATEDIF( dan Anda akan melihat ini

21. Pintasan keyboard

Anda dapat mempercepat dengan menggunakan pintasan keyboard di Google Sheets. Mulai dari menghapus pemformatan di dalam sel, hingga menambahkan komentar, dan menyembunyikan baris, pintasan keyboard bawaan dapat membantu menghemat waktu Anda. Untuk mengakses pintasan keyboard (dan bahkan membuat sendiri) tekan Command dan / (garis miring) di Mac atau Control dan / (garis miring) di Windows

Bagaimana cara meminimalkan lembar di Google Sheets?

Bagaimana cara memaksimalkan di Google Sheets?

Bagaimana Anda meminimalkan dan memperluas kolom di Google Sheets?

Apakah ada cara untuk menciutkan baris di Google Sheets?