Apabila atasan anda sedang tidak ada di tempat atau sedang sibuk sehingga tidak dapat menerima

恐おそれ入いりますが、マーケティング部ぶのデニ様さまをお願ねがいいたします。
Osore iri-masu ga maaketingu-bu no Deni-sama o onegai itashi-masu.
Maaf, bisa bicara dengan Bapak Deni dari bagian marketing?

マーケティング部ぶのデニでございますね。
Maaketingu-bu no Deni de gozai-masu ne.
Deni yang bagian marketing ya.

少々しょうしょうお待まちください。
Shooshoo omachi kudasai.
Mohon tunggu sebentar.

(operator mencoba menyambungkan teleponnya kepada Deni tetapi Deni tidak ada di tempat)

申もうし訳わけございません。
Mooshiwake gozai-masen.
Mohon maaf.

あいにくデニはただいま外出がいしゅつしております。
Ainiku Deni wa tadaima gaishutu shite ori-masu.
Sayangnya, Deni sedang keluar.

午後ごご3時30分ぷん頃ごろ、帰社きしゃ予定よていでございます。
Gogo san-ji sanjup-pun goro, kisha yotee de gozai-masu.
Dia akan kembali ke kantor pada kira-kira 3.30 P.M.

戻もどりましたら、ご連絡れんらくいたしましょうか。
Modori mashitara, gorenraku itashi-mashoo ka.
Bagaimana kalau dia telepon kembali setelah pulang ke kantor?

はい、ではそうしてください。よろしくお願ねがいいたします。
Hai, dewa soo shite kudasai. Yoroshiku onegai itashi-masu.
Ya, kalo begitu tolong ditelepon kembali. Mohon bantuannya.

承知しょううちいたしました。
Shoochi itashi-mashita.
Baiklah.

Cara Menerima Telepon Saat Orang yang Dicari Tidak ada di Tempat

Pada umumnya, percakapan untuk menerima telepon saat orang yang dicari penelepon tidak ada di tempat atau tidak sempat berbicara dengan penelepon tersebut terdiri dari tiga bagian, yaitu 1. ucapan maaf, 2. penjelasan situasi orang yang dicari tersebut, dan 3. penawaran solusi.

1. Mengucapkan Ucapan Maaf

Ucapan

申もうし訳わけございません。
Mooshiwake gozai-masen.
Mohon maaf.

Penjelasan

Pertama, ucapkanlah permohonan maaf kepada penelepon dengan kata “mooshiwake gozai-masen” karena pihak perusahaan tidak dapat memenuhi permintaannya, yaitu menyambungkan teleponnya kepada orang yang dicari penelepon tersebut.

2. Menjelaskan Keadaan Orang yang Dicari

Ungkapan

(あいにく)、[Nama]は [Situasi]。
(Ainiku), [Nama] wa [Situasi].
(Sayangnya), [Nama] sedang [Situasi].

Penjelasan

Prosedur keduanya adalah menjelaskan orang yang dicari tersebut sedang ada di mana atau melakukan apa secara singkat. Namun, penerima telepon tidak usah menjelaskan sampai detail seperti “dia sedang di toilet”, “dia sedang pergi makan siang”, atau “dia absen karena flu”, dsb.

Awalilah percakapan dengan kata prolog “ainikiku” sebagai “kusshon-kotoba” yang berfungsi untuk memperlunak dan memperhalus penolakan terhadap permintaan dari penelepon jika orang yang dicari akan lama tidak kembali lagi ke tempat kerjanya.

Selain itu, beritahukanlah waktunya bahwa kira-kira kapan orang yang dicari tersebut akan kembali lagi ke kantor atau tempat duduk jika penerima telepon telah mengetahui jadwalnya.

3. Menawarkan Solusi

Ungkapan

[Penawaran solusi] ましょうか。
[Penawaran solusi] mashoo ka.
Bagaimana kalau [Penawaran solusi]?

Penjelasan

Setelah menjelaskan situasi orang yang dicari penelepon, penerima telepon dapat menawarkan beberapa solusi kepada penelepon, yaitu 1. menyuruh orang yang dicari tersebut kembali menelepon lagi kepada penelepon setelah dia kembali ke tempatnya, 2. dititip pesan dari penelepon, atau 1 dan 2 dua-duanya. Contoh setiap kalimat pada setiap keadaan yang tipe sebagai berikut di bawah ini.

☆Contoh Percakapan pada Setiap Situasi

1. Saat Orang yang Dicari Sedang di Luar

申もうし訳わけございません。
Mooshiwake gozai-masen.Mohon maaf.

あいにく[Nama]は外出がいしゅつしております。

[午後ごご3時じ] には戻もどる予定よていです。

[午後ごご3時じ]ごろ 帰社きしゃ予定よていでございます。

戻もどりましたら、ご連絡れんらくいたしましょうか。