Pendahuluan
Perusahaan yang bergerak dalam kegiatan menjual jasa maupun barang memerlukan sebuah tempat dimana mereka dapat mengerjakan seluruh aktivitas yang dilakukan untuk mencapai tujuan perusahaan tersebut. Tempat tersebut dapat dikatakan sebagai kantor. Drs. Moekijat mengatakan bahwa kantor adalah suatu tempat dilakukannya pekerjaan atau kegiatan tata usaha. Lain hal dengan yang dikatakan Prof. Dr. Mr. Prajudi Atmosudirdjo bahwa “kantor adalah unit organisasi yang terdiri atas tempat, staff personil, dan operasi ketatausahaan guna membantu pimpinan”.
Berdasarkan pengertian menurut para ahli, kantor adalah tempat yang berisi sekumpulan orang untuk mengerjakan pekerjaan dalam memenuhi kepentingan atau tujuan bersama. Dalam arti sempit, kantor dikatakan sebagai kegiatan catat-mencatat. Kegiatan yang dilakukan dalam sebuah kantor ini penting bagi jalannya sebuah perusahaan karena di dalam kantor setiap orang bekerja untuk menerima, mengumpulkan, mengolah, serta menyalurkan informasi kepada seluruh komponen yang ada dalam perusahaan. Dapat dikatakan bahwa kantor adalah kegiatan tata usaha yang membantu perusahaan dalam menjalankan kegiatan dengan menghasilkan berbagai informasi. Informasi yang dihasilkan oleh perusahaan adalah berupa sekumpulan dokumen maupun data yang berkaitan dengan konsumen, karyawan, bahan baku, investor perusahaan, keuangan, dan lain sebagainya.
Terdapat bidang-bidang kegiatan yang ada dalam sebuah perusahaan atau organisasi. Pertama adalah bidang substantif. Bidang ini merupakan bidang yang mengerjakan tugas pokok perusahaan, seperti kegiatan operasional. Kegiatan ini bertujuan untuk menghasilkan sebuah barang maupun jasa yang sesuai dengan tujuan perusahaan atau organisasi tersebut. Bidang substantif adalah penyebab munculnya sebuah kantor karena pasti membutuhkan kegiatan catat-mencatat dalam melakukan kegiatan operasional. Kedua, dalam perusahaan atau organisasi terdapat bidang administratif yang kegiatan didalamnya dilakukan untuk membantu pelaksanaan tugas dari bidang substantif atau kegiatan operasiional. Kantor termasuk dalam bidang administratif yang melakukan kegiatan penunjang bidang substantif. The Liang Gie (2000) mengelompokan kegiatan kantor menjadi lima kelompok, yaitu:
1. Menghimpun. Kegiatan mencari atau mengumpulkan sebuah informasi serta keterangan yang berhubungan dan berfungsi untuk perusahaan sehingga dapat tersusun dengan rapih.
2. Mencatat. Kegiatan ini mencatat seluruh informasi yang didapatkan agar dapat dibaca, disimpan, maupun dibagikan kepada orang-orang yang membutuhkan informasi tersebut. Contoh dari kegiatan ini adalah mencatat informasi yang dihasilkan saat rapat berlangsung.
3. Mengolah. Kegiatan mengolah adalah mengadaptasi informasi yang didapatkan dalam bentuk yang lebih efektif agar setiap orang yang membaca dapat mengerti dengan jelas informasi yang disajikan.
4. Menggandakan. Kegiatan ini bertujuan untuk membagikan informasi yang sudah didapatkan dan diolah kepada seluruh komponen yang ada dalam perusahaan atau organisasi.
5. Menyimpan. Kegiatan ini bertujuan untuk menjaga segala informasi yang ada dengan rapih dan aman agar dapat ditemukan apabila suatu waktu dibutuhkan.
Kantor berperan untuk menyediakan keterangan atau informasi yang berhubungan dengan perusahaan atau organisasi untuk membantu pimpinan dalam mengambil keputusan. Peranan kantor yang lainnya adalah membantu kelancaran perkembangan sebuah perusahaan atau organisasi. Selain itu, peranan sebuah kantor adalah untuk melayani seluruh komponen yang ada dalam sebuah perusahaan atau organisasi agar seluruh tujuan yang sudah direncanakan dapat tercapai. Komponen yang ada dalam perusahaan atau organisasi tersebut yaitupersonel atau pegawai, pekerjaan atau tugas operasional, serta gedung atau tempat pekerjaan tersebut dilakukan. Seperti yang dikatakan Ida Nuraida (2008:1) bahwa “kantor adalah untuk organisasi yang terdiri atas tempat, staf, personel, dan operasi ketatausahaan untuk membantu pimpinan”. Tempat atau sarana melakukan semua tugas maupun peranan sangatlah penting bagi kelancaran jalannya sebuah perusahaan atau organisasi. Perlu adanya perhatian khusus terhadap ruangan yang akan dijadikan sebagai kantor tersebut. Hal ini bertujuan agar setiap aktivitas yang dilakukan oleh pekerja dapat efektif dan efisien.
Pegawai perusahaan atau organisasi pasti perlu memerlukan sebuah ruangan atau kantor untuk melancarkan kegiatan substansi maupun administrasi. Ruangan tersebut mempunyai peran yang berbeda sesuai dengan tugas dari pegawai. Perencanaan sangatlah penting dalam menciptakan ruangan agar pegawai tidak mengalami kesulitan dalam menjalankan tugasnya. Contohnya adalah perusahaan majalah yang memerlukan banyak ruangan, seperti ruang editing, administrasi, pemasaran, bahkan ruangan percetakan. Seluruh ruangan tersebut perlu disusun dengan tata ruang kantor atau layout yang baik agar setiap aktivitas atau tugas yang dilakukan di setiap ruangan tidak terganggu satu sama lain. Badri Munir Sukoco (2007:189) berpendapat bahwa “Pemilihan tata ruang harus menjadi salah satu agenda dari pihak manajemen karena akan memengaruhi produktivitas sebuah organisasi.” Maka dari itu, perencanaan ini juga haruslah sesuai dengan prinsip tata ruang kantor agar produktivitas sebuah organisasi dapat berjalan dengan baik.
Pembahasan
Layout
1. Pengertian dan Tujuan Layout Kantor
Layout dalam bahasa indonesia adalah tata ruang kantor. Layout merupakan penyusunan peralatan atau perlengkapan yang dibutuhkan kantor pada sebuah ruangan dengan luas yang sudah tersedia. Menurut Moekijat (1995:135) layout atau tata ruang kantor didefinisikan sebagai lingkungan fisik yang ada sehingga memengaruhi para pegawai ketika menjalankan tugas yang diberikan. Lingkungan fisik tersebut mencakup cahaya, suara, musik, serta udara. Para ahli lain, The Liang Gie (1988:200) berkata bahwa “Ruang kantor ialah penentuan mengenai kebutuhan-kebutuhan dalam penggunaan ruang secara terperinci dan menyiapkan suatu susunan praktis dari faktor-faktor fisik yang perlu untuk melaksanakan pekerjaan kantor dengan biaya yang layak”. Berdasarkan Kamus Besar Bahasa Indonesia, kata tata berarti aturan atau susunan, ini menunjukan bahwa tata ruang kantor adalah aturan atau cara menyusun ruang kantor.
Setiap perusahaan pasti memiliki tujuan ketika memutuskan untuk memulai atau menjalankan usahanya. Begitu pula dengan tata ruang kantor, ketika merencanakan membuat sebuah kantor pasti mempunyai tujuan. Tujuan tersebut adalah sebagai berikut:
· Memperlancar pekerjaan para pegawai yang diberikan oleh perusahaan. Lancarnya pekerjaan kantor ini disebabkan karena adanya arus pekerjaan yang baik. Perencanaan arus pekerjaan harus dilaksanakan dengan baik oleh perusahaan atau organisasi ketika membuat tata ruang kantor agar hasilnyadapat berguna atau berpengaruh bagi pegawai maupun perusahaan.
· Mengecilkan kemungkinan ruangan yang tidak terpakai. Jika tidak memperhitungkan jumlah pegawai, luas ruangan, dan lain sebagainya yang berkaitan dengan perencanaan tata ruang kantor, dapat menghasilkan ruangan yang tidak terpakai maupun tidak bermanfaat. Hal seperti ini dapat merugikan perusahaan, sebaiknya ruangan dibuat agar memberikan manfaat bagi pegawai maupun perusahaan itu sendiri.
· Membuat lingkungan di sekitar ruangan kerja menjadi nyaman saat dirasakan oleh para pegawai. Ruang kerja yang nyaman dapat membuat pegawai menjadi nyaman ketika bekerja di kantor. Bahkan, pegawai dapat lebih terinspirasi oleh tata ruang kantor yang menarik. Kenyamanan dalam ruangan kerja dapat dibuat dengan adanya warna-warna, hiasan dinding, atau fasilitas yang dapat berpengaruh pada psikologi para pekerja sehingga membuat mereka menjadi bersemangat. Ketika pegawai bersemangat dan kreatif dalam menjalankan tugas mereka, perusahaan akan diuntungkan sehingga dapat meningkatkan nilai perusahaan tersebut.
· Tata ruang kantor dilakukan agar para pegawai terjauh dari suara atau hal-hal yang dapat mengganggu konsentrasi serta pekerjaan yang diberikan oleh perusahaan. Penempatan ruangan atau tempat kerja yang salah dapat membuat pegawai tidak fokus ketika mengerjakan tugasnya. Contoh pekerjaan yang membutuhkan konsentrasi tinggi adalah pembuatan komik atau cerita-cerita dalam novel maupun cerpen. Pekerjaan tersebut harus dijauhkan dari tempat-tempat yang ramai agar hasil dari pekerjaan tersebut dapat maksimal.
· Menjadikan tempat kerja yang nyaman untuk para pegawai. Hasil pekerjaan yang maksimal dapat dihasilkan dari pegawai yang nyaman bekerja di sebuah ruangan, itu sebabnya tata ruang kantor perlu dilaksanakan dengan efektif. Kenyamanan sebuah kantor atau ruangan dapat dibuat dengan memasukan warna, gambar, maupun suara yang berpengaruh bagi para pegawai. Berkaca pada kantor Google, mereka menciptakan tempat maupun suasana kerja yang nyaman bagi para pegawainya. Mereka memberikan warna-warna yang membangunkreatifitas para pegawai, selain itu banyak tempat yang khas sehingga para pegawai tidak merasakan bahwa mereka sedang bekerja di kantor. Google membuat kantor yang bebas dari suasana yang suntuk. Mereka memperbolehkan karyawan bekerja pada ruangan yang berisikan tempat tidur dan bantal sehingga pekerja menjadi nyaman saat bekerja. Kenyamanan pegawai dalam bekerja pun dapat meningkatkan perkembangan perusahaan.
· Memudahkan pimpinan dalam menjalankan pengawasan kepada para pegawai. Pengawasan yang baik ditentukan dengan tata ruang kantor yang baik pula. Pengawasan para pegawai sangat penting bagi perusahaan agar pegawai dapat mengerjakan tugas sesuai dengan aturan yang diberikan.
Melihat tujuan dari diadakannya tata ruang kantor, sangatlah penting adanya perencanaan sebelum membuat sebuah kantor. Banyak faktor yang perlu dilihat agar menghasilkan tata ruang kantor yang efektif sehingga memberikan keuntungan bagi para pegawai dan perusahaan itu sendiri.
2. Jenis-jenis Layout
Melihat berbagai macam kegiatan atau aktivitas yang berbeda di setiap perusahaan, layout atau tata ruang kantor mempunyai jenis-jenis layout. Jenis layout tersebut dibuat dengan melihat kepentingan dari para pegawai. Pegawai yang memerlukan konsentrasi tinggi, komunikasi yang terus-menerus, ataupun pekerjaan yang menyimpan rahasia perusahaan, seperti sekretaris memerlukan jenis tata ruang kantor yang berbeda. Jenis tata ruang kantor diantaranya adalah:
· Tata ruang kantor tertutup
Tata ruang kantor tertutup adalah ruangan kantor yang terdapat sekat atau pemisah antar pegawai. Sekat atau pemisah tersebut dibuat sehingga sulit menjalin komunikasi antar pegawai. Berikut ini adalah contoh tata ruang kantor tertutup
gambar 1 tata ruang tertutup
Setiap jenis tata ruang memiliki kelebihan dan kekurangannya masing-masing. Kelebihan dari tata ruang kantor tertutup diantaranya adalah:
- Para pegawai dapat menjaga privasinya masing-masing.
- Pekerjaan rahasia dapat terjaga dengan baik.
- Pegawai dapat berkonsentrasi dengan baik pada tugas atau pekerjaan yang diberikan oleh perusahaan.
- Keamanan dalam menjaga barang dan data-data penting lebih aman.
Selain terdapat kelebihan, tata ruang kantor tertutup pun memiliki kekurangan-kekurangan. Berikut ini adalah kekurangan dari terpakainya jenis tata ruang kantor tertutup:
- Pengawasan setiap kegiatan atau tugas yang telah diberikan oleh perusahaan akan sulit dilakukan jika menggunakan tata ruang kantor tertutup.
- Biaya pembuatan tata ruang tertutup akan keluar lebih banyak karena membutukan cahaya dan peralatan yang lebih.
- Komunikasi antar pegawai maupun pegawai dengan pimpinan akan sulit terjalin.
· Tata ruang kantor terbuka
Tata ruang kantor terbuka berbanding terbalik dengan tata ruang kantor tertutup. Jenis tata ruang ini dicirikan dengan tidak adanya sekat atau pemisah antar pegawai perusahaan. Sama halnya seperti tata ruang tertutup, tata ruang terbuka ini memiliki kelebihan dan kekurangan. Kelebihan tata ruang kantor terbuka adalah sebagai berikut:
- Jalinan komunikasi antar pegawai dapat berjalan dengan baik.
- Pengawasan terhadap pegawai akan terlaksana dengan lancar.
- Biaya peralatan dan pencahayaan akan lebih murah.
Sedangkan kekurangan dari tata ruang kantor terbuka adalah sebagai berikut:
- Sulitnya konsentrasi terhadap pekerjaan karena memungkinkan terjadinya kebisingan
- Pekerjaan yang bersifat rahasaia akan sulit dikerjakan
- Privasi para pegawai akan tidak terjaga dengan baik
- Barang-barang yang tertumpuk akan terlihat tidak rapih dan tidak indah saat dipandang.
Berikut ini adalah contoh gambar dari tata ruang kantor terbuka:
gambar 2 tata ruang kantor terbuka
· Tata ruang kantor landscape
Tata ruang kantor landscape hampir serupa dengan tata ruang kantor tertutup. Jenis tata ruang ini menggunakan sekat atau penutup antar pegawai, tetapi tidak sepenuhnya tertutup. Pegawai masih dapat bertatapan muka dan berkomunikasi satu sama lain. Tata ruang kantor landscape dapat dilihat dari gambar dibawah ini:
gambar 3 tata ruang kantor landscape
Tata ruang kantor landscape ini juga memiliki kelebihan dan kekurangan dalam pemakaiannya. Kelebihan tersebut akan dijelaskan sebagai berikut:
- Komunikasi antar pegawai dapat terjalin meskipun terdapat sekat diantara mereka
- Privasi dapat terjaga walaupun tidak terjaga sebaik tata ruang kantor tertutup
- Pegawai dapat fokus dalam mengerjakan pekerjaannya
Sedangkan kekurangan tata ruang kantor landscape adalah sebagai berikut:
- Dapat tetap merasakan kebisingan
- Biaya peralatan yang dipakai oleh pegawai cukup besar.
Dari ketiga jenis tata ruang yang ada, sangat jarang perusahaan memakai satu jenis tata ruang kantor. Biasanya, perusahaan menggunakan dua tata ruang kantor agar memudahkan komunikasi dan juga dapat menjaga privasi. Seperti contohnya adalah penggunaan tata ruang tertutup untuk pimpinan dan landscape untuk para pegawai.
3. Manfaat Layout
Semua rencana atau kegiatan yang dilakukan, selain mempunyai tujuan, pasti juga mempunyai manfaat. Baik pegawai maupun perusahaan harus menerima atau merasakan manfaat yang diberikan. Saat semua pihak tidak merasakan adanya manfaat dari suatu rencana atau kegiatan yang dilakukan, dalam hal ini adalah tata ruang kantor, itu berarti bahwa rencana tersebut tidak berjalan dengan baik.
Adanya tata ruang kantor memberikan manfaat untuk memaksimalkan ruangan agar terpakai dengan efektif dan efisien. Selain itu, dengan adanya tata ruang kantor, pegawai akan merasa nyaman sehingga menghasilkan semangat dalam mengerjakan tugas yang berguna bagi perusahaan. Tata ruang kantor yang baik dan terencana dapat membantu pimpinan dalam mengawasi karyawannya sehingga kegiatan pengawasan dapat berjalan dengan efektif.
Semua manfaat dari tata ruang kantor dapat memberikan dampak yang positif baik itu bagi perusahaan juga pegawai. Perencanaan tata ruang kantor dapat dikatakan efektif, berhasil atau tidaknya dapat dilihat dari manfaat yang dirasakan oleh para pegawai maupun perusahaan. Maka dari itu, proses perencanaan untuk menghasilkan tata ruangan yang efektif serta memberikan manfaat bagi semua elemen yang ada dalam sebuah perusahaan sangat penting untuk dilakukan. Hasil dari perencanaan tata ruang kantor dikatakan efektif atau tidak dapat dilihat dari manfaat yang dirasakan oleh komponen perusahaan atau organisasi.
Prinsip Layout
Sebelum mengetahui tentang prinsip-prinsip tata ruang kantor, ketahuilah arti dari prinsip itu sendiri. Prinsip dapat dikatakan sebagai pedoman atau dasar dari setiap tindakan yang dilakukan oleh setiap orang. Prinsip dapat menuntun seseorang, perusahaan, atau pun organisasi untuk mencapainya tujuan yang diinginkan. Tanpa sebuah prinsip, setiap orang akan kesulitan untuk mencapai tujuan yang diinginkannya.
Perencanaan atau pembuatan tata ruang kantor tanpa adanya prinsip akan membuat semua tujuan sulit untuk dicapai sehingga tidak ada manfaat yang dirasakan oleh semua komponen yang ada dalam perusahaan. Maka dari itu, sangat penting memahami prinsip-prinsip tata ruang ketika sedang merancang membuat sebuah kantor. Hal ini dikatakan agar setiap biaya juga waktu yang telah dikeluarkan dalam membuat kantor tidak terbuang dengan sia-sia.
Berikut adalah prinsip-prinsip tata ruang kantor yang perlu diperhatikan dan dipahami agar tidak menyia-nyiakan biaya dan waktu yang telah dikeluarkan:
- Membuat kondisi arus pekerjaan berjalan dengan lurus sesuai dengan alur sehingga membuat kecil kemungkinan terjadinya arus yang bersilangan juga arus yang berjalan mundur. Arus yang baik adalah arus yang lurus bagaikan sebuah siklus, seperti gambar dibawah ini:
Bagan 1 arus pekerjaan efektif
- Pegawai atau divisi yang pekerjaannya berhubungan dengan pelanggan atau publik haruslah ditempatkan di tempat dekat dengan pintu masuk. Hal ini bertujuan agar pegawai lain tidak terganggu dengan kehadiran pelanggan atau tamu saat mereka sedang mengerjakan pekerjaannya.
- Pegawai dengan pekerjaan yang membutuhkan konsentrasi tinggi perlu ditempatkan jauh dengan daerah-daerah yang menghasilkan suara bising, seperti dekat dengan jalan raya, berada dekat dengan tempat istirahat pegawai baik tempat makan maupun tempat ibadah. Penempatan yang sesuai ini dapat memberikan manfaat kepada pegawai untuk dapat bekerja dengan tenang dan penuh konsentrasi.
- Divisi atau pekerjaan yang serupa perlu ditempatkan dengan berdekatan agar pegawai tidak terlalu lama bepergian dari meja tempat bekerja. Hal ini bertujuan untuk menghemat waktu dalam menyelesaikan pekerjaan yang diberikan.
- Peralatan maupun perlengkapan kantor ditempatkan dengan rapih dan simetris. Jarak antara peralatan dan perlengkapan dengan pegawai perlu diatur agar tidak terlalu sempit sehingga kenyamanan dapat dirasakan oleh pegawai tersebut.
- Lorong ataupun tempat pegawai berjalan perlu diberikan jarak yang sesuai agar tidak bersinggungan atau bersentuhan satu sama lain.
- Setiap pegawai ditempatkan dengan kondisi cahaya, udara, dan suhu yang nyaman sehingga tidak merugikan pegawai tersebut ketika sedang bekerja.
- Meja dan kursi dengan ukuran yang sama antar pegawai diperlukan untuk memberikan pemandangan yang baik dan dapat terjadinya kesetaraan sosial dan menjauhi kemungkinan adanya pegawai yang panas hati dengan pegawai yang lainnya.
Demikian prinsip yang perlu diperhatikan ketika merencanakan dalam membuat tata ruang kantor. Prinsip-prinsip tersebut dapat dirangkum dengan adanya asas-asas dalam pembuatan tata ruang kantor. Richard Muther seorang ahli dalam tata ruang pabrik menyusun asas-asas pokok dalam pembuatan tata ruang kantor. Asas pertama yang perlu diperhatikan adalah asas jarak terdekat. Asas ini sesuai dengan prinsip tata ruang yang bertujuan agar arus pekerjaan tidak terjadi penyilangan maupun berjalan mundur. Selain itu, asas lain adalah asas rangkaian kerja. Asas ini berisikan tentang pekerjaan para pegawai yang perlu ditempatkan dengan tepat, seperti yang sudah dijelaskan pada prinsip-prinsip tata ruang kantor. Selain itu, dalam asas ini, peralatan dan perlengkapan para pegawai disusun sedemikian rupa agar hasilnya dapat menarik dan membuat nyaman ketika disinggahi. Selanjutnya adalah asas penggunaan segenap ruang. Seperti yang sudah dijelaskan melalui tujuan tata ruang kantor bahwa semua ruangan dalam kantor dapat berguna dengan baik. Terakhir adalah asas mengenai perubahan susunan tempat kerja. Asas ini melihat kebutuhan jangka panjang. Sebuah tata ruang kantor perlu mengantisipasi ketika suatu saat nanti terjadi penerimaan pegawai baru maupun pengurangan pegawai. Ruangan yang disediakan harus cukup dengan adanya perubahan-perubahan tidak terduga yang kemungkinan terjadi pada masa yang akan datang.
Asas maupun prinsip yang sudah dijelaskan sangatlah penting untuk diperhatikan ketika merancang sebuah kantor. Dengan adanya penggunaan prinsip dan asas tersebut akan meminimalisir biaya yang dikeluarkan untuk kantor tersebut. Selain itu, para pegawai dapat bekerja dengan nyaman sehingga menghasilkan kinerja yang bagus dan dapat menaikan nilai perusahaan.
Penataan Layout
Penataan tata ruang kantor seperti yang sudah dijelaskan, bertujuan untuk mencipatakan suasana kerja yang nyaman bagi para pekerja. Saat pekerja merasa nyaman dalam mengerjakan segala tugasnya, perusahaan dapat diuntungkan dengan tingginya perkembangan karena kinerja karyawan yang meningkat.
Sebelum membuat tata ruang kantor, perlulah untuk merancang bagaimana tata ruang kantor yang baik tersebut. Proses pembuatan tata ruang kantor yang efektif dimulai dengan memiih beberapa faktor untuk pembuatan gedung, seperti lokasi, harga bangunan, jarak lokasi yang mudah dijangkau agar dapat ditempuh dengan berbagai macam kendaraan, kondisi lingkungan sekitar lokasi apakah memungkinkan atau tidak untuk dibuat sebuah kantor, akses pegawai agar mudah untuk masuk dan keluar, dan faktor keamanan. Keamanan sangat penting bagi perusahaan karena selain menjaga kendaraan yang dimiliki para pegawai, perlu adanya keamanan dalam menjaga kerahasiaan dokumen-dokumen penting bagi perusahaan.
Dalam membuat perencanaan tata ruang kantor, perlu diperhatikan hal-hal yang bersangkutan dengan perusahaan tersebut, seperti prosedur kerja, struktur organisasi, jumlah personel atau para pekerja, juga luas bangunan yang tersedia. Hal ini bertujuan agar penempatan ruangan-ruangan dapat efektif dan tidak mengganggu prosedur kerja yang telah dibuat. Melihat dari prosedur kerja, perencanaan ruangan kantor dapat ditentukan untuk ditempatkan di tempat yang tepat. Seperti halnya pekerjaan yang berhubungan langsung dengan masyarakat atau publik harus ditempatkan dekat dengan pintu masuk, sedangkan pekerjaan yang memerlukan konsentrasi yang tinggi perlu ditempatkan di lokasi yang sunyi dan terjauh dari kebisingan.
Langkah-langkah dibawah ini dapat membantu perencanaan tata ruang kantor:
1. Membuat gambaran kantor lengkap dengan luas bangunan yang ada. Gambar dengan menentukan arah pintu masuk perusahaan, penempatan letak parkiran dengan penentuan skala.
2. Pelajari pekerjaan-pekerjaan yang ada pada perusahaan tersebut. Setelah itu, barulah pembuatan rangkaian penempatan ruangan yang tepat sesuai dengan pekerjaan dan prosedur yang ada. Saat penempatan ruangan dirancang, perlulah melihat arus pekerjaan yang dilakukan oleh para pekerja yang ada pada perusahaan tersebut. Hal ini bertujuan agar para pekerja mudah untuk menyampaikan pekerjaan yang telah selesai dan menghindari adanya arus berbalik dan bersilangan. Penempatan ruangan pimpinan juga perlu diperhatikan agar tugas pimpinan untuk mengawasi para pegawainya dapat terlaksana dengan baik. Berikan ruangan tersendiri untuk pimpinan karena biasanya pimpinan mempunyai pekerjaan rahasia dan privasi yang perlu dijaga. Selain itu, ruangan yang dipakai oleh seluruh pegawai yang ada, seperti toilet, kantin, ruang santai, ruang fotocopy, dan lain sebagainya perlu ditempatkan di tempat yang mudah terjangkau oleh seluruh pekerja. Hal ini bertujuan agar mengurangi waktu untuk berjalan-jalan saat jam kerja berlangsung.
3. Setelah mengetahui letak ruangan yang efektif untuk diletakan, daftarlah peralatan maupun perlengkapan yang dibutuhkan untuk membantu memaksimalkan kinerja dan pekerjaan karyawan. Peralatan dan perlengkapan tersebut disusun dengan ukuran yang sama dan posisi yang sesuai dengan jenis tata ruang yang ada. Perlu diperhatikan juga jarak antara peralatan dan pegawai serta jarak antar pegawai agar terciptanya lingkungan kerja yang nyaman dan tidak berdesak-desakan. Penempatan peralatan yang menimbulkan suara-suara perlu ditempatkan jauh dari jenis pekerjaan yang memerlukan tingkat konsentrasi yang tinggi.
4. Perlu diperhatikan cahaya, udara, serta kelembaban pada setiap ruangan yang ada. Hal ini bertujuan agar para pegawai mendapatkan kenyamanan dalam mengerjakan segala tugas dan pekerjaan yang telah diberikan oleh perusahaan.
Setelah membuat rancangan pelaksanaan tata ruang kantor, perlu diperhatikan hal-hal yang bersangkutan dengan seluruh komponen yang ada pada perusahaan. Hal-hal yang perlu diperhatikan tersebut adalah seperti jumlah pegawai pada suatu ruangan, jangan sampai dalam suatu ruangan yang kecil terdapat banyak pegawai sehingga membuat ruangan tersebut menjadi sempit dan pengap. Hal ini dapat membuat pekerja menjadi tidak tahan lama berada dalam ruangan tersebut. Selain itu, peralatan juga perlu diperhatikan dalam perencanaan tata ruang kantor. Sediakan peralatan dan perlengkapan yang tahan lama dan sering dipakai oleh pegawai. Jangan sampai peralatan dan perlengkapan tidak terpakai dalam waktu yang lama. Ini membuat biaya yang dikeluarkan tidak terpakai secara efektif dan efisien.
Tata ruang kantor yang dibuat harus dapat fleksibel untuk mengubah tata ruang suatu waktu apabila dibutuhkan. Fleksibilitas ini dibuat agar tidak mengeluarkan biaya yang berlebihan ketika mengubah tata ruang kantor. Perubahan tata ruang kantor dapat terjadi karena adanya penambahan atau pengurangan karyawan atau adanya penambahan peralatan yang besar dan memakan tempat. Selain itu, perubahan atau perluasan suatu ruang kantor dapat terjadi pada ruang kearsipan yang suatu waktu dapat membutuhkan ruangan yang lebih besar.
Layout tidak sesuai dengan prinsip
Prinsip sebagai pedoman dari pembuatan perencanaan tata ruang kantor. Jika tidak memiliki pedoman, tata ruang kantor tidak akan efektif ketika dipakai oleh para pekerja dalam sebuah perusahaan. Dapat dikatakan bahwa prinsip tata ruang kantor sebagai aturan yang dibuat agar tercipatanya ruangan kantor yang berhasil dan bernilai guna bagi berbagai komponen perusahaan.
Saat perusahaan tidak menerapkan prinsip pada perencanaan tata ruang kantor, arus perusahaan tidak akan teratur, pegawai akan merasa tidak nyaman dan jenuh berada di kantor. Ini dapat menyebabkan mengurangnya kinerja karyawan terhadap perkembangan perusahaan. Selain itu, akan terdapat banyak ruangan yang tidak terpakai jika tidak direncanakan dengan baik. Letak ruangan tidak akan sesuai dengan jenis pekerjaan yang dilakukan oleh para pekerja. Hal ini membuat karyawan akan kesulitan fokus dalam mengerjakan seluruh tugas atau kewajiban. Maka dari itu, penerapan prinsip pada perencanaan tata ruang akan sangat berpengaruh bagi kehidupan kantor. Seperti ketika sedang mengerjakan tugas atau kewajiban para pegawai dan juga ketika sedang menikmati istirahat kerja.
Kesimpulan dan Saran
1. Kesimpulan
Tata ruang kantor adalah sebuah aturan yang mengatur tentang lingkungan fisik yang ada di kantor. Aturan tersebut dapat memengaruhi kinerja pegawai saat melaksanakan segala tugas yang diberikan oleh perusahaan. Tata ruang kantor bertujuan untuk memudahkan pekerjaan pegawai, mengecilkan kemungkinan ruangan yang tidak terpakai, serta menjadikan ruangan kerja yang nyaman untuk para pegawai yang ada dalam suatu perusahaan. Terdapat jenis-jenis tata ruang kantor yang mempunyai kelebihan dan kekurangannya masing-masing.
Tata ruang kantor mempunyai prinsip yang perlu diperhatikan ketika merencanakan untuk membuat sebuah kantor. Prinsip tersebut sangat penting untuk memudahkan perusahaan mencapai tujuan tata ruang kantor. Ketika tujuan kantor sudah tercapai, para pekerja dapat merasakan manfaat dari hasil tata ruang kantor yang sudah direncanakan dengan prinsip. Manfaat tersebut dapat menimbulkan kenyamanan pegawai di tempat kerja dan meningkatkan kinerja yang berpengaruh pada perusahaan.
2. Saran
Seperti yang sudah dijelaskan bahwa penerapan prinsip pada perencanaan tata ruang kantor sangat penting untuk membuat ruangan kantor yang efektif dan efisien bagi setiap pegawai. Maka dari itu, penulis menyarankan agar setiap perusahaan menggunakan prinsip yang telah dipaparkan diatas saat merancang untuk membuat suatu ruangan.
Referensi
Al-Maqassary, A. (2014). Studi Tentang Tata Ruang Kantor untuk Mencapai Efisiensi Kerja Pada Dinas Perhubungan Kota Samarinda. Jurnal Hasil Riset .
Anggraeni, W., & Yuniarsih, T. (2017). Dampak Tata Ruang Kantor Terhadap Efektivitas Kerja Pegawai Dinas Pendidikan Kota Bandung. Jurnal Pendidikan Manajemen perkantoran .
Ardhya, R. (2014). Pengaruh Tata Ruang Kantor terhadap Kinerja Karyawan PT Tempo Group Cabang Group Cabang Surabaya 2. E-Journal UNESA .
Asnar, Z. H. (2013). Pengaruh Tata Ruang Kantor Terhadap Produktivitas Kerja Pegawai di Pusat Kajian dan Pendidikan dan Pelatihan Aparatur III Lembaga Administrasi Negara (PK2A III LAN) Samarinda. E-Journal Ilmu Pemerintahan , 1489-1491.
Biri, S. M. (2015). Pengaruh Tata Ruang Kantor Terhadap Semangat Kerja Pegawai PT Bank Tabungan Negara (Persero), Tbk Kantor Cabang Manado. Kementerian Riset Teknologi dan Pendidikan Tinggi .
Gie, T. L. (1996). Administrasi Perkantoran Modern. Yogyakarta: Liberty Yogyakarta.
Harsono, Zulaika, S., Ikoh, & dkk. (2004). Administrasi Perkantoran 1. Sumedang: Alqaprint Jatinangor.
Ismiyati, M., & Jumino, J. (2016). Pengaruh Tata Ruang Kantor Terhadap Kinerja Pegawai Arsip di Badan Perpustakaan dan Arsip DAerah Idtimewa Yogyakarta (Studi Kasus di Bidang Arsip Dinamis dan Arsip Statis). Jurnal Ilmu Perpustakaan .
Mariam, I., & Narasis, O. (2014). Implementasi Tata Ruang Kantor dalam Mewujudkan Produktiivitas Kerja Pegawai Pada PT Telekomunikasi Seluler (Telkomsel). Epigram .
Moekijat. (1995). Tata Laksana Kantor Manajemen Perkantoran. Mandar Maju.
Nuraeni, D. (2017). Penerapan Tata Ruang Kantor di Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kabupaten Pangandaran. Jurnal Unigal .
Nuraida, I. (2008). Manajemen Administrasi Perkantoran. Yogyakarta: Kanisius.
Nurnovitasari, N. (2011). Analisis Penataan Ruang Kantor Tata Usaha Dalam Mencapai Efisiensi Kerja Pegawai. Fakultas Keguruan dan Pendidikan .
Palupi, S. R. (2014). Pengaruh Tata Ruang Kantor, Kelengkapan Fasilitas dan Motivasi Kerja Terhadap Kinerja Karyawan di Kantor Kecamatan Se-Kota Administratif Cilacap. Economic Education Analysis Journal .
Rochman, A. A. (2015). Pengelolaan Tata Ruang Kantor Pada Sub Bagian Perencanaan dan Keuangan Dinas Pekerjaan Umum Kabupaten Semarang. Fakultas Ekonomi .
Sanjaya, N. (2011). Pengaruh Efektivitas Tata Ruang Kantor Terhadap Kinerja Pegawai di Biro Umum dan Perlengkapan Sekretariatan Daerah Provinsi Banten. Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik .
Sukoco, B. M. (2007). Manajemen Administrasi Perkantoran Modern. Surabaya: Erlangga.
Suparjati, & dkk. (2000). Tata Usaha dan Kearsipan. Yogyakarta: Kanisius.
Suratno, A., & Yuana, M. (2014). Pengaruh Penataan layout Kantor Terhadap Efektivitas Kerja Karyawan Bagian Umum dan Kepegawaian Pada Dinas Perindustrian dan Perdagangan Profinsi Jawa Tengah. Jabpi .
Wandanaya, A. B., & Dewi, M. A. (t.thn.). Pengaruh Tata Ruang Kantor Terhadap Kinerja Karyawan. Sribd Inc , 4-6.
Zulkarnain, W., & Sumarsono, R. B. (2015). Manajemen Perkantoran Profesional. Malang: Gunung Samudera.
Berikut ini adalah hasil dari pengecekan plagiarsm. Hasil tersebut menunjukan bahwa tingkat plagiarsm sebanyak 13%