Apa pengaruh penggunaan basis data dalam pengolahan informasi?

You're Reading a Free Preview
Pages 7 to 15 are not shown in this preview.

Penggunaan sistem informasi sangat dibutuhkan dalam meningkatkan produktivitas dalam suatu perusahaan dengan semakin banyaknya persaingan, membuat perusaahaan berpikir keras dalam menjalankan proses bisnisnya. Untuk itu digunakanlah suatu sistem database dalam pengelolaan data. Penggunaan database dalam perusahaan merupakan salah satu hal yang sangat wajib untuk mendukung kegiatan-kegiatan yang ada di dalam perusahaan. Database merupakan suatu kumpulan data yang saling terhubung dan dapat diakses dengan mudah. Dengan adanya Database Management System (DBMS), perusaahan dapat dengan mudah mengakses dan menyimpan data informasi.

Selain untuk mengakses dan menyimpan data suatu perusahaan, DBMS harus dapat memantau apa yang terjadi pada kegiatan operasional sehingga dapat mengambil langkah yang cepat dan tepat jika terjadi masalah. Misalnya penjualan yang cepat harus diikuti manajemen inventori yang cepat. Bagian keuangan juga dengan cepat bisa menghitung rugi dan laba untuk membantu manajemen dalam menentukan apakah perlu menambah produksi, membeli bahan mentah dan lain sebagainya. Langkah pertama dari perusahaan  dalam membuat database adalah membuat standarisasi pada seluruh data-data yang ada. Kemudian menentukan jenis aplikasi DBMS apa yang sesuai untuk dipakai dalam membantu penyusunan dan pemanfaatan data-data tersebut.

Setelah memanfaatkan aplikasi DBMS, langkah berikutnya adalah mengelola informasi. Hal ini bukan suatu pekerjaan yang mudah, meliputi siapa yang bisa melihat dan menggunakan, bagaimana mem-backup, berapa lama harus disimpan, teknologi penyimpanan yang tepat dan lain-lain

Aplikasi DBMS yang sering digunakan oleh suatu perusahaan adalaha adalah Microsoft Access, MySQL, Oracle atau aplikasi yang lainnya. Aplikasi-aplikasi tersebut digunakan kebanyakan oleh bisnis-bisnis kecil dan menengah, di dalam sebuah organisasi yang kecil bahkan mungkin juga digunakan oleh perusahaan yang cukup besar, dan juga para programmer untuk membuat sebuah sistem buatan sendiri untuk menangani pembuatan dan manipulasi data. Setelah database selesai dibuat, perusahaan skala kecil bisa menggunakan aplikasi tersebut untuk mendukung kegiatan operasional.

Berikut beberapa keuntungan dalam penggunaan Database:

1. Mengurangi redundancy, data yang sama pada beberapa aplikasi cukup disimpan sekali saja.
2. Integrity, data tersimpan secara akurat.
3. Menghindari inkonsisten, karena redundancy berkurang, maka update data jadi lebih efisien.
4. Penggunaan data bersama, data yang sama dapat diakses oleh beberapa user pada saat bersamaan.
5. Menyangkut keseragaman penyajian data.
6. Menyeimbangkan kebutuhan, dapat ditentukan prioritas suatu operasi, misal antaraupdate dengan retrieval.

Untuk keamaanan database suatu perusahaan harus mempunyai seseorang yang dapat mengontrol dan mengatur database atau biasanya disebut Administrator database. Seorang administratorlah yang memegang peranan penting pada suatu sistem database, oleh karena itu administrator harus mempunyai kemampuan dan pengetahuan yang cukup agar dapat mengatur suatu sistem database.

Salah satu contoh sukses penggunaan database dalam perusahaan adalah perusahaan Amazon dengan cara mengelola database pelanggan. Amazon.com adalah salah satu bentuk contoh perusahaan masa depan. Mereka memanfaatkan teknologi internet untuk membangun database pelanggan dan komunikasi dengan para pelanggannya. Amazin memanfaatkan teknologi untuk berkomunikasi dengan individu-individu dengan sangat efektif. Pelanggan puas karena mendapatkan informasi yang dibutuhkan dan sesuai dengan harapannya. Mengapa demikian? Karena data-data pelangganb di Amazon sudah terorganisir dengan baik, sehingga Amazon mengetahui kebutuhan pelanggan dengan tepat.

Pada era revolusi industry 4.0 saat ini, penggunaan internet sudah mulai berkembang menjadi salah satu media yang paling populer di dunia, karena fasilitas yang tersedia dan kemudahan yang dimilikinya, maka internet bukanlah hal yang asing lagi. Tetapi dibalik semakin berkembangnya penggunaan internet, semakin berkemban pula kejahatan atas system informasinya. Sebagai contoh, dengan berbagai teknik banyak yang mencobauntuk mengakses informasi yang sebenarnya bukan haknya. Sehingga dengan berjalannya perkembangan media internet tersebut harus juga disertai dengan perkembangan pengamanan sistem  informasi. Informasi saat ini sudah menjadi sebuah komoditi yang sangat penting. Kemampuan untuk mengakses dan menyediakan informasi secara cepat dan akurat menjadi sangat esensial bagi sebuah organisasi, baik yang berupa organisasi komersial (perusahaan), perguruan tinggi, lembaga pemerintahan, maupun individual (pribadi). Hal ini dikarenakan dengan adanya perkembangan pesat pada bidang teknologi komputer dan telekomunikasi.

Pentingnya nilai suatu informasi menyebabkan seringkali informasi hanya boleh diakses oleh orang-orang tertentu. Jatuhnya informasi ke tangan pihak lain dapat menimbulkan kerugian bagi pemilik informasi. Sebagai contoh, banyak informasi dalam sebuah perusahaan yang hanya diperbolehkan diketahui oleh orang-orang tertentu di dalam perusahaan tersebut, seperti misalnya informasi tentang basis data (database). Sehingga kita harus mengetahui bagaimana penerapan keamanan terhadap sistem database tersebut.

Perlu dipahami bahwa database selain mempunyai banyak manfaat dan keunggulan, namun juga tidak terlepas dari yang namanya kekurangan. Berikut ini dipaparkan kelebihan dan kekurangan database.

Kelebihan dan Kekurangan pada Sistem Database

Kelebihan pada sistem basis data yaitu:

1. Kecepatan dan kemudahan (speed)

Dengan menggunakan basis data, pengambilan informasi dapat dilakukan dengan cepat dan mudah. Basis data memiliki kemampuan dalam mengelompokan, mengurutkan bahkan perhitungan dengan metematika. Dengan perancangan yang benar, maka penyajian informasi akan dapat dilakukan dengan cepat dan mudah.

Karena cukup dengan satu basis data untuk banyak keperluan, pengontrolan terhadap data juga cukup dilakuan di satu tempat saja. Jika ada perubahan data alamat mahasiswa misalnya, maka tidak perlu kita meng-update semua data dimasing-masing bagian tetapi cukup hanya disatu basis data.

1. Efesiensi ruang penyimpanan (space)

Dengan pemakaian bersama, tidak perlu menyediakan tempat penyimpanan diberbagai tempat, tetapi cukup satu saja sehingga ini akan menghemat ruang penyimpanan data yang dimilikioleh sebuah organisasi.

Penerapan secara ketat aturan tipe data, domain data, keunikan data, hubungan antara data, dan lain-lain, dapat menekan keakuratan dalam pemasukan/penyimpanan data.

1. Ketersediaan (availability)

Dengan basis data kita dapat mem-backup data, memilah-milah data mana yang masih diperlukan dan data mana yang perlu kita simpan ke tempat lain. Hal ini mengingat pertumbuhan transaksi suatu organisasi dari waktu ke waktu membutuhkan media penyimpanan yang semakin besar.

Kebanyakan DBMS dilengkapi dengan fasilitas manajemen pengguna diberikan hak akses yang berbeda-beda sesuai dengan pengguna dan posisinya. Basis data bisa diberikan passwordnya untuk membatasi orang yang mengaksesnya.

1. Kebebasan data (Data Independence)

Jika sebuah program telah selesai dibuat, dan ternyata ada perubahan isi/struktur data. Maka dengan basis data, perubahan ini hanya perlu dilakukan pada level DBMS tanpa harus membongkar kembali program aplikasinya,

Basis data penyediaan pandangan yang berbeda-beda untuk tiap-tiap pengguna. Sebagai contoh kita memiliki data-data dari perusahaan yang bergerak dibidang retail. Data yang ada berupa data barang, penjualan, dan pembelian sehingga ada beberapa jenis pengguna yang memerlukan informasi terkait dengan data perusahaan tersebut.

Kekurangan pada sistem basis data yaitu:

Sistem basis data membutuhkan sumber daya yang tinggi, terlebih untuk melakukan perawatannya yang secara berkala.

1. Proses back up cukup memakan waktu.

Sistem basis data mencakup banyak file, sehingga jika dilakukan back up akan menghabiskan waktu.

1. Bila ada akses yang tidak benar, kerusakan dapat terjadi.

Kesalahan dalam mengakses bisa menyebabkan berbagai masalah, terutama oleh sembarang pengguna.

1. Sistem lebih rumit, sehingga memerlukan orang ahli.

Sistem basis data sangat kompleks, tidak sembarang orang bisa menanganinya. Terutama dengan berbagai macam resiko, sehingga hanya orang ahli yang hanya bisa menanganinya.

BLH

Bagi perusahaan atau organisasi, keberadaan database (basis data) memiliki fungsi dan peran penting dalam mendukung proses bisnis agar lebih efektif dan efisien. Sebab, database merupakan salah satu komponen utama dalam sistem informasi, yang merupakan dasar dalam menyediakan suatu informasi bagi para pemakai (user).

Pemanfaatan dan pengolahan database yang baik di perusahaan, misalnya perusahaan ritel bisa membantu kasir lebih cepat bekerja mencari jumlah barang yang ada atau juga mencari harga barang yang dijual. Begitu juga bagi admin, dengan database bisa membuat pekerjaan lebih mudah seperti mencari stock barang yang paling dicari dan lainnya.

Lalu, apa itu database? Secara sederhana, database dapat diartikan sebagai kumpulan berbagai data dan informasi yang tersimpan dan tersusun di dalam komputer secara sistematik yang dapat diperiksa, diolah dengan menggunakan program komputer untuk mendapatkan informasi dari database tersebut. Perangkat lunak yang digunakan untuk mengelolan dan memanggil database disebut dengan sistem Database Management System (DBMS).

Database juga merupakan landasan bagi pembuatan dan pengembangan program aplikasi. Oleh sebab itu, database harus dibuat sedemikian rupa sehingga pembuatan program lebih mudah dan cepat. Database terdiri dari data yang akan digunakan atau diperuntukkan terhadap banyak user. Masing-masing user akan menggunakan data tersebut sesuai dengan tugas dan fungsinya.

Sejatinya, database bukan sekadar kumpulan informasi dan data yang perlu di-backup agar lebih aman. Database juga berfungsi untuk pengelompokkan data yang bertujuan untuk memudahkan identifikaasi data. Pengelompokan dilakukan dengan cara yang berbeda-beda. Lagi, untuk mengenali penyimpanan data ganda saat dimasukkan. Sebab database bisa diakses oleh lebih dari satu pengguna. Sehingga Anda biisa menggunakan sistem kata kunci untuk menghindari duplikat data yang tersimpan.

Fungsi database lainnya ialah memudahkan pemakaian dalam semua sisi. Misalnya, menghapus data yang tidak dibutuhkan, mengupdate data dan juga memasukkan data yang baru. Database juga bisa jadi alternatif lain untuk media penyimpanan dalam sebuah aplikasi sebab aplikasi komputer media penyimpanannya terbatas.

Berdasarkan tipenya, database dapat dikelompokkan menjadi beberapa jenis dengan menggunakan fungsi dan kegunaannya masing-masing. Pertama, operational database, tipe database ini bisa menyimpan data secara rinci dan detil supaya mudah diakses. Kedua, relational database, tipe database ini cukup populer sebab pengguna bisa mencari atau mengakses informasi pada tabel berbeda. Ketiga, distributed database, yang bisa mendistribusikan suatu data dengan cara tersebar dan tetap saling berkaitan serta bisa diakses bersama. Database tipe ini biasanya dipakai lembaga atau perusahaan. Tentu saja perusahaan atau lembaga tersebut yang punya beberapa cabang, sehingga bisa memudahkan pengguna mengakses data di tempat satu ke tempat lain.

Keempat, external database, yang memberikan akses ke bagian eksternal. Di sini data disimpan dan digunakan untuk kepentingan komersial. Aksesnya juga cukup mudah sebab digunakan untuk publik dan lebih efisien. Kelima, analytical database, kumpulan data ini berguna untuk mengolah data yang inputnya diambil dari database jenis external dan juga database operational. Keenam, datawarehouse database, merupakan kumpulan gudang data dari tahun yang telah dilalui sebelumnya hingga masa sekarang. Ketujuh, user database, jenis penggunaan database ini merupakan untuk pengguna terakhir saja dari berbagai macam dan jenis database. Ke delapan, navigational database, berfungsi untuk mendapatkan atau mencari database dengan berpaduan dari referensi suatu objek. Sebenarnya masih ada banyak lagi tipe database dengan fungsinya yang berbeda-beda.

Database memiliki beberapa komponen yang terdiri dari: data, hardware, dan user. Dalam database, data akan disimpan secara teratur sebab database sendiri merupakan kumpulan beberapa file. Dengan demikian, data akan disusun dengan membuang data duplikasi dan bisa disimpan serta digunakan bersama, dalam waktu bersama. Data itu disimpan di hardware yang merupakan second storage. Lalu, ada pengguna yang bisa mengakses database. Pengguna database ini terdiri dari: system engineer sebagai tenaga ahli, programmer yang bertugas membuat aplikasi dengan bahasa pemograman agar databse bisa diakses dengan aplikasi, administrator yang bertugas mengelola sistem keseluruhan database.

Bagi perusahaan yang memanfaatkan sistem database untuk mendukung proses bisnisnya, ada beberapa manfaat dari penggunaan teknologi tersebut. Pertama, database bisa membantu meminimalkan redudansi data. Redudansi sendiri merupakan terjadinya data-data ganda dalam berkas-berkas yang berbeda. Kedua, database memastikan integritas data yang tinggi, dimana database akan memastikan keakuratan, aksesbilitas, konsistensi dan juga kualitas tinggi pada suatu data. Ketiga, database menjaga independensi data sehingga orang lain tidak dapat mengubah data meskipun data bisa diakses. Keempat, menggunakan perangkat lunak database bisa digunakan untuk berbagi data atau informasi dengan sesama pengguna lainnya.

Kelima, database menjamin keamanan suatu informasi dan data, dimana Anda bisa menyisipkan kode akses untuk data-data tertentu yang tidak bisa diakses bersama. Keenam, dengan database bisa memudahkan untuk mengakses dan mendapatkan data karena semua data terorganisir dengan baik. Ketujuh, penghematan dalam pembiayaan perangkat, karena database memiliki sistem yang terpusat maka masing-masing bagian tidak memerlukan suatu perangkat untuk menyimpan database, cukup disimpan pada server pusat. Kedelapan, database mempermudah dalam pembuatan sebuah aplikasi baru, karena mempunyai fitur untuk menambah aplikasi baru dan tidak perlu mengubah struktur.

Jika perusahaan Anda tertarik menggunakan teknologi database ini, ada banyak software database yang bisa dipakai. Antara lain: Microsoft Access, yang cocok digunakan untuk sebagian besar komputer yang relasional bagi usaha skala rumahan; Oracle, merupakan database yang mampu menyimpan data berukuran hingga terabyte, sehingga cocok digunakan di perusahaan-perusahaan; Ms SQL Server, merupakan manajemen basis data yang umum digunakan pada Microsoft dengan bahasa pemograman Transact-SQL, sehingga sangat efektif untuk mendukung kinerja; MySQL, merupakan database yang open access, kompatibel pada sistem operasi Windows maupun Linux, bisa digunakan untuk multi-user, dan query data yang cepat; Firebird, database ini memiliki fitur sistem yang standar dan ringan, dan kompatibel untuk digunakan pada sistem operasi Windows, Linux maupun Unix. (*dari berbagai sumber)